Сопроводительное письмо – это краткое деловое письмо, отправляемое вместе с другим типом сообщения, например более длинным документом, таким как Бесплатные образцы бизнес-предложений , ответ на запрос или платеж . Это дает возможность получателю понять, что отправляется, почему он получил это и от кого.
Образцы сопроводительных писем
Если вам нужно написать сопроводительное письмо к тому, что вы отправляете получателю, используйте один из представленных здесь шаблонов в качестве отправной точки. Просто щелкните изображение, которое лучше всего соответствует вашим потребностям, и настраиваемый документ откроется в виде файла PDF. Просто щелкните и замените текст в образце документа информацией, относящейся к вашей ситуации. См. Это Руководство по Adobe Printables если вам нужна помощь в доступе к документам.
Выбор лучшей версии шаблона
Решите, использовать ли краткий образец письма или более длинный образец письма из трех абзацев, исходя из вашей цели.
- Если вы просто хотите передать основную информацию о том, что вложено и почему вы ее отправляете, используйте краткое письмо.
- Если вы хотите добавить дополнительную информацию, например Бесплатные образцы коммерческих писем или подробное объяснение, используйте букву из трех абзацев.
- Вы также должны использовать письмо из трех абзацев, если вам нужно запросить какое-либо действие или ответ от получателя.
Адаптация к формату памятки
Если вы предпочитаете форматировать сопроводительный документ как памятку, а не как письмо, эту настройку можно легко внести. Содержание будет таким же, как и в письме, но вы будете использовать Макет памятки а не формат письма. Просто используйте один из этих Примеры бизнес-меморандумов для целей форматирования в паре с текстом из одного из примеров букв выше.
Общие советы по пересылке документов
Любое сопроводительное письмо или служебная записка должна содержать подробную информацию о том, что именно отправляется получателю. Также важно указать свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как с вами общаться в случае необходимости. Кроме того:
- Используйте правильное форматирование деловых писем , что не будет проблемой, если вы будете придерживаться стиля представленных здесь образцов писем. Если вы выберете памятку, воспользуйтесь этими Как написать памятку .
- Как проверить свое собственное письмоВнимательно Как проверить свое собственное письмо свое письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок и что оно четко передает мысль, которую вы хотите донести.
- Сохраните копию письма вместе с копией любых других прилагаемых документов на случай, если она вам понадобится для дальнейшего использования.
Уточняющая переписка
Цель использования сопроводительного письма – убедиться, что человек, который получает то, что вы отправляете, не оставил, глядя на что-то, что он получил в конверте или посылке, и не задавался вопросом, почему это было отправлено им, что они должны с этим делать. , или откуда оно взялось. Потратив несколько минут на составление сопроводительного письма, вы сможете избежать такой путаницы.