Если вы отвечаете за ведение протокола во время деловой встречи, может быть очень полезно использовать образец шаблона, чтобы упорядочить информацию. Чтобы просмотреть образцы минут, представленные здесь, просто щелкните изображение ниже. Он откроется в формате PDF, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать. Чтобы получить помощь в работе с документом, см. Это Руководство по Adobe Printables .
Шаблон для печати протокола деловой встречи
Ищете шаблон для печати для организации протоколов собрания персонала или другого типа Способы привлечь людей на деловые встречи ? Вы можете ввести непосредственно в этот образец шаблона или просто распечатать его, чтобы использовать в качестве руководства при наборе или написании заметок.
Дополнительные образцы форматов протоколов деловых встреч
Конечно, приведенные выше примеры не только рассмотреть вариант , когда вы ищете ресурсы , чтобы помочь с задачей Как писать бизнес-отчеты минут от профессиональной встречи. Протоколы встреч могут быть составлены в различных форматах.
Простой протокол встречи
Один из способов вести записи о том, что произошло на встрече, — хранить основные записи в простом, удобном для просмотра формате. Вот как их настроить:
| Встреча [Название рабочей группы или проекта] Дата: Место расположения: Повестка дня: Имена людей, присутствовавших на встрече: Имена отсутствующих членов группы: Обсуждения: Объявления (если есть): Принятые решения (если есть): Предметы для продолжения: Имя лица, ведущего протокол: |
Традиционный формат ведения минут с элементами действий
Используйте этот стиль для более традиционного формата ведения протокола деловой встречи:
| Протокол собрания (Дата) Имя лица, ведущего протокол: Повестка дня: Старый бизнес Здесь будут перечислены вопросы, перенесенные с последней встречи. Новый бизнес Перечислите новые элементы, которые будут обсуждаться здесь, в виде баллов. Старый бизнес Изложите подробный отчет о дискуссии, касающейся старого дела в повестке дня , включая каждую обсуждаемую Бесплатные темы для совещаний по безопасности и имена всех, кто внес идеи или сделал презентации. Новый бизнес После того, как старый бизнес будет разобран, изложите детали нового бизнеса для обсуждения. Опять же, имена и вопросы, комментарии или опасения людей, участвовавших в обсуждении, должны быть подробно записаны. Пункты действий
Следующая встреча Укажите дату, время и место следующей встречи. Повестка дня следующей встречи На следующей встрече участники обсудят старые дела, перенесенные из текущего. Для следующей встречи должна быть определена подробная повестка дня. Следует указать имена участников, которым необходимо собрать информацию или сделать презентации. Отсрочка Запишите время, когда собрание было отложено. |
Оптимизированные минуты со следующими шагами
Если вы хотите вести подробные записи в минимальном формате, этот современный подход может вам понравиться.
| Протокол заседаний Название проекта: Место расположения: Дата: Имена участников: Имена членов команды, не присутствующих на занятиях: Пункт №1 повестки дня:
Вопрос №2 повестки дня: Повторите информацию для каждого последующего пункта повестки дня собрания. |
Распространение протокола деловой встречи
После того, как протокол собрания подготовлен и Как проверить свое собственное письмо , его следует разослать всем членам команды или комитета. Это верно как для личных 5 советов по организации эффективных встреч так и для Как проводить виртуальные встречи . Протокол можно распечатать для распространения или отправить в виде PDF-документа, прикрепленного к электронному письму. В качестве альтернативы ваша компания может захотеть создать в интрасети место, куда можно загружать протоколы встреч. Как бы ни распределялись протоколы собраний, они могут служить напоминанием всем присутствующим о том, что обсуждалось, о принятых решениях и о том, какими должны быть следующие шаги по рассматриваемой задаче или проекту.
Внесение исправлений
Если один из участников замечает в протоколе что-то, что было записано по ошибке, он или она должны связаться с человеком, который их подготовил, и попросить их отредактировать. Если элемент был пропущен, это также должно быть доведено до сведения человека, который подготовил протокол, чтобы этот элемент можно было добавить. По этой причине вы можете захотеть поставить водяной знак, который указывает «черновик» на первую распространенную версию протокола, а также указать крайний срок для указания любых исправлений, которые могут потребоваться. Когда у всех будет время высказать свое мнение, обновленную окончательную версию можно будет распространить среди всех, кто присутствовал на собрании.