Важно письменно зафиксировать дисциплину сотрудников. Использование образца дисциплинарной памятки сотрудника для написания собственной служебной записки может помочь вам найти слова, чтобы выразить то, что нужно сказать, профессионально и ясно. Однако при использовании шаблона дисциплинарной памятки убедитесь, что готовый документ соответствует политике вашей компании и соответствует стандартному формату служебной памятки .
Образец дисциплинарной памятки сотрудника
Если вам нужно написать дисциплинарную памятку, рассмотрите возможность использования приведенного ниже образца в качестве руководства. Конечно, его нужно будет отредактировать, чтобы он соответствовал вашим потребностям в зависимости от конкретной ситуации, с которой вы имеете дело, но это действительно хорошая отправная точка. Щелкните изображение, чтобы открыть шаблон PDF для печати в отдельном окне и сохранить его на жестком диске. Введите необходимую информацию, чтобы сохранить изменения, и у вас будет первый черновик заметки. Если у вас возникли проблемы при работе с документом, см. Это Руководство по Adobe Printables .
Цели дисциплинарной записки
Дисциплинарная памятка служит нескольким целям. Во-первых, он документирует предупреждение о плохой работе или неприемлемом поведении со стороны конкретного сотрудника. Во-вторых, он документирует попытки работодателя исправить проблему и все предпринятые шаги. В-третьих, он документирует последствия и / или дисциплинарные меры, которые должны быть приняты в результате поведения. Дисциплинарная памятка также может включать вывод о будущих последствиях, таких как потеря работы, если проблема не будет устранена.
Советы по написанию
Подобрать правильные слова для дисциплинарной записки сотрудника может быть сложно, особенно если вы из тех, кто любит избегать конфронтации. Чтобы помочь вам начать работу, составьте список проблемного поведения или аспектов производительности труда сотрудника, которые необходимо решить. Этот список поможет сосредоточить записку и предлагает идеи для четкого определения нарушения, а также ответ вашей компании. Убедитесь, что вы поддерживаете профессиональный тон на протяжении всей записки и что в центре внимания находятся конкретные проблемы и связанные с ними последствия.
Возможно, вам захочется, чтобы ваш юрисконсульт помог написать документ или, по крайней мере, просмотреть его содержание, прежде чем передавать служебную записку сотруднику, который подвергается дисциплинарным взысканиям. Это может помочь гарантировать, что в служебной записке нет неудачных формулировок, которые могли бы привести к устранению проблем, если ситуация приведет к увольнению в будущем.
Образец дисциплинарной / консультационной формы
В некоторых ситуациях вам может быть полезно использовать отчет о дисциплинарной ответственности / консультации вместо или в дополнение к дисциплинарной памятке. Это заполняемая форма, которая предоставляет структурированный способ документировать поведение при определенных проблемах и подробно описывает действия, которые необходимо предпринять для исправления проблем. Использование этого типа формы обеспечивает согласованную основу для использования при общении с сотрудниками по всем видам дисциплинарных вопросов, включая проблемы, связанные как с производительностью, так и с поведением. Он часто используется во время начальных разговоров о дисциплинарных проблемах и сопровождается памяткой, когда проблема не исчезает или обостряется до такой степени, что необходимы дальнейшие действия.
Шаблон формы дисциплинарной / консультационной помощи
Если вы хотите иметь стандартную форму, которая может использоваться для документирования дисциплинарных и / или консультационных бесед с сотрудниками, шаблон, представленный ниже, является отличной отправной точкой. Как и в случае с заметкой, щелкните изображение, чтобы загрузить редактируемый документ PDF. Сохраните его и настройте для своих целей, используя в качестве формы для заполнения всякий раз, когда вам понадобится документация для разговора с сотрудником о дисциплине или консультировании.
Пример плана повышения производительности
Если процедуры вашей компании включают реализацию официального плана улучшения, если первоначальное консультирование не разрешает ситуацию, вам также может потребоваться стандартный план повышения эффективности (PIP). Если да, используйте этот шаблон плана повышения производительности в качестве отправной точки для создания стандартной формы PIP для использования в таких ситуациях.
Рекомендации по написанию дисциплинарных форм
Несмотря на то, что форма написана меньше, чем записка, вы все равно должны указать конкретные сведения о проблемном поведении и действиях, которые необходимо предпринять. Как и в случае с памяткой, вам необходимо четко и объективно профессионально и объективно изложить проблемы и ожидаемые результаты.
В ситуациях, когда руководители заполняют эти документы, перед общением с сотрудниками целесообразно поручить их рассмотрению специалисту по персоналу компании. Также может быть целесообразно, чтобы окончательный вариант вашей формы был рассмотрен юрисконсультом, особенно если речь идет о серьезных нарушениях или проблемах. В некоторых ситуациях также может быть хорошей идеей, чтобы ваш адвокат по трудовому праву изучил заполненные формы, прежде чем поделиться ими с сотрудниками.
Доставка извещений о дисциплинарных взысканиях вручную
В случае формального общения, связанного с дисциплиной сотрудников, лучше всего доставить документацию вручную непосредственно получателю. Это не позволит сотруднику сказать, что он никогда его не получал, и даст возможность обсудить ситуацию во время доставки памятки или формы. Целесообразно попросить сотрудника подписать подтверждение о получении дисциплинарного извещения. Это подтверждение должно быть помещено в личное дело сотрудника.
Ценность документации
Важно задокументировать каждый этап дисциплинарного процесса. Детали могут исказиться или забыться, если выговор будет сделан только устно. Запишите это в письменной форме и сохраните документы для дальнейшего использования. Если сотрудника в конечном итоге увольняют из-за того, что он не прислушивается к предупреждению и не улучшает производительность или не изменяет свое негативное поведение, хорошо составленная документация отражает искреннюю попытку работодателя помочь сотруднику стать лучше, и в ней описываются последствия, если они не будут действовать. т.
Если уволенный работник решает нанять юриста и заявлять, что он был каким-то образом подвергнут дискриминации, дисциплинарная документация предоставляет веские доказательства того, что сотруднику были даны достаточные предупреждения и шансы измениться, и что он знал о возможных последствиях, если его работа не улучшится. В случаях, которые все же заканчиваются в суде, документация разъясняет, какие процедуры были предприняты, сколько раз служащий был предупрежден, а также тот факт, что они знали, что рискуют потерять работу, если проблема не будет решена путем изменения их действий. .