Кредитовые авизо используются для исправления ошибок, допущенных в счете-фактуре продажи, который уже был отправлен клиенту. Этот тип документа функционирует как счет-фактура с отрицательной суммой.
Когда использовать кредит-ноту
Кредитовое авизо используется, когда счет-фактура уже был отправлен клиенту, и вам необходимо применить кредит к его счету-фактуре. С помощью этого документа у вас будет возможность либо применить кредит к другим счетам в бухгалтерской книге клиента, либо распределить чек на возврат. Эта форма корреспонденции используется для документирования завышенных цен или других ошибок, таких как:
- Неполная отгрузка
- Завышение цены за единицу
- Отправлены не те товары
- Товар отклонен или возвращен
- Применять скидки после отгрузки
Пример кредитового авизо
Обычно используется предварительно отформатированная форма, такая как образец кредитового авизо, показанный здесь, для документирования этого типа исправления. Ваша бухгалтерская система может иметь встроенную форму. Если нет, вы можете загрузить и сохранить этот документ, а затем отредактировать его в соответствии со своими потребностями. Просто щелкните изображение, и заметка откроется в новой вкладке или в новом окне в виде редактируемого PDF-файла. Если вам нужна помощь с документом, просмотрите это Руководство по Adobe Printables .
Формат кредитового авизо
Вы также можете создать собственное кредитовое авизо, используя стандартный формат кредитового авизо , который обычно включает три основных раздела (верхний, основной и нижний колонтитул).
Заголовок
Фраза «Кредитовое авизо» должна появиться вверху страницы. Если ваша компания зарегистрирована для выставления счетов и сбора налогов, ваш регистрационный номер налогоплательщика обычно отображается сразу под словами «Кредитовое авизо» в верхней части страницы. Раздел заголовка обычно включает:
- Контактная информация: раздел заголовка кредитового авизо начинается с контактной информации, такой как название вашей компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и даже ваш веб-сайт, если он у вас есть.
- Серийный номер : эти бухгалтерские формы должны быть пронумерованы последовательными серийными номерами, чтобы помочь отслеживать, регистрировать и предоставлять удобную ссылку, если ваш Как сделать клиентов счастливыми звонит и хочет обсудить содержание и условия служебной записки.
- Дата: дата выпуска служит для справки.
- Условия оплаты: поясните, как и когда будет произведена оплата. Например: наличные, 30 дней, наложенный платеж и т. Д.
- Ссылочный номер клиента: не каждое кредитовое авизо включает ссылочный номер. Некоторые компании просто используют серийный номер памятки для справки. Следуйте процедурам вашей компании. Если клиентам присваивается номер, вы указываете его в своей памятке.
- Номер счета-фактуры продажи: укажите номер ссылки на корректируемый счет-фактуру продажи.
- Имя и адрес клиента : укажите имя и адрес клиента в разделе заголовка.
Тело
Тело кредитового авизо состоит из описания причины выдачи документа. Обязательно укажите номер счета, на который вы ссылаетесь, и соответствующую информацию об устраняемой ошибке. Укажите правильную цену, тип продукта или количество, а также чистую сумму, которая должна быть зачислена клиенту.
Нижний колонтитул
В нижнем колонтитуле сразу представлены финансовые детали всей транзакции. Включают:
- Общее количество отдельных предметов
- Сумма Как рассчитать налог с продаж? и общая сумма после налогообложения
- Применимые комментарии, например, когда будет применяться вычет.
Инструменты для создания заметок
Кредитовые авизо и связанные формы, такие как дебетовые авизо , могут быть созданы с помощью текстового редактора, электронной таблицы, шаблонов или программного обеспечения. Недостатком использования этих систем является то, что они не позволяют легко корректировать запасы или отслеживать, была ли чистая сумма вычтена со счета дебиторской задолженности, если программное обеспечение не разработано с этими функциями. Специализированное программное обеспечение предназначено для преодоления этих ограничений. Например, если вы используете пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета , вы сможете делать запись в журнале кредитового авизо, и программа будет вносить необходимые корректировки в зависимости от того, как настроена ваша система.