Когда вы ищете работу, иметь хорошо написанное сопроводительное письмо так же важно, как и отличное резюме . Когда вы отправляете резюме потенциальному работодателю, рекомендуется включать сопроводительное письмо. Письмо должно помочь менеджеру по найму объяснить, почему он или она должны провести собеседование с вами на эту должность, поэтому оно должно быть написано таким образом, чтобы заинтересовать и заинтриговать получателя.
Написание эффективного сопроводительного письма
Используйте приведенный выше образец сопроводительного письма в качестве хорошей отправной точки. Вы можете отредактировать это сопроводительное письмо в соответствии со своими потребностями. Если вам нужна помощь в загрузке сопроводительного письма, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .
Формат
Сопроводительные письма иногда отправляются по электронной почте, а иногда распечатываются. Метод, который вы будете использовать, влияет на то, как ваш документ должен быть отформатирован.
- В печатном виде : если вы собираетесь распечатать сопроводительное письмо, оно должно быть отформатировано как официальное деловое письмо с вашим почтовым адресом в виде фирменного бланка, внутренним адресом и официальным приветствием и заключительными заявлениями.
- Электронная почта: если вы отправляете свое резюме и сопроводительное письмо по электронной почте, способ его форматирования будет зависеть от того, как вы отправляете документ. Если вы отправляете его как вложение, его следует отформатировать как официальное деловое письмо и сохранить как файл PDF. Если он находится в теле письма, нет причин указывать свой почтовый адрес или адрес получателя.
Приветствие
Вы должны приложить все усилия, чтобы персонализировать приветствие в сопроводительном письме, включив в него имя менеджера по найму. Если вы можете узнать имя контактного лица, откройте письмо, используя титул любезности и фамилию человека (Мисс Смит: или Уважаемая мисс Смит). Если имя контакта не указано в объявлении о вакансии или на странице вакансий на веб-сайте компании, The Ladders предлагает поискать в Google или LinkedIn, чтобы определить имя человека.
Если вы не можете узнать имя, вам все равно следует избегать использования таких фраз, как «Уважаемый сэр или мадам», чтобы открыть свое письмо. Если вы действительно не можете найти имя человека, используйте что-то вроде «Менеджер по найму:» или «Директор по персоналу:» в качестве приветствия, чтобы оно было менее общим.
Длина
Центр письма при Университете Висконсина рекомендует хранить сопроводительные письма не более чем на одной печатной странице. Однако не уменьшайте шрифт, чтобы уместить слишком много текста. Вместо этого используйте размер шрифта в диапазоне от 10 до 12 пунктов, печатаете ли вы письмо или используете электронную почту.
Если ваше письмо будет напечатано, убедитесь, что у вас есть поля подходящего размера, чтобы текст не выглядел переполненным на странице. Для одностраничных деловых писем стандартным является верхнее поле в два дюйма и поле в один дюйм для боковых и нижних сторон.
Стиль
Стиль письма должен быть профессиональным и точным — это не место, где можно продемонстрировать свои творческие навыки письма или весь свой словарный запас. Делайте предложения и абзацы короткими, чтобы документ легко читался и читался.
Согласно Центру письма при Университете Висконсина, важно писать активным голосом, используя «зрелый, но ясный стиль, сообщающий с энтузиазмом в сочетании с уважением и профессионализмом».
Избегайте использования жаргона, который читатели могут не понять или который может создать впечатление, будто вы присыпаете документ модными словами, а не содержанием.
Содержание
Ваше письмо должно иметь начальный абзац, тело из двух или трех абзацев и заключительный абзац.
- Вступительный абзац: в этом абзаце следует указать, почему вы пишете, и дать понять, что ваша цель — подать заявление о приеме на работу. Укажите, какая конкретная работа вас интересует, как вы узнали о возможности (например, объявление о вакансии или направление от конкретного человека) и краткое изложение того, что дает вам право на эту должность.
- Текст : Основная часть сопроводительного письма должна быть посвящена разъяснению того, почему вас следует рассматривать на эту должность. Согласно Центру письма при Университете Висконсина, этот раздел может состоять из двух или трех абзацев, в которых вы четко объясняете, как ваш опыт работы дает вам право на работу, но не просто повторно излагаете то, что указано в вашем резюме. Вместо этого свяжите свои навыки и опыт с конкретной работой, на которую вы претендуете.
- Заключительный абзац: в последнем абзаце вы должны прямо попросить об интервью, а также поблагодарить получателя за его или ее внимание. Лестница предполагает, что вы также должны установить ожидание того, что вы последуете в течение определенного периода времени. Конечно, если вы говорите, что собираетесь продолжить расследование, вам действительно нужно это сделать — в противном случае это может снизить ваши шансы на то, чтобы вас рассмотрели.
Настройка
Не используйте общее сопроводительное письмо. Каждое сопроводительное письмо, которое вы отправляете, должно быть специально адаптировано к конкретной работе, для которой вы его отправляете. Например, Сопроводительные письма для фрилансеров будет сильно отличаться от Сопроводительные письма для фрилансеров созданного для должности менеджера по закупкам на полную ставку .
У вас может быть общий шаблон, который вы будете использовать в качестве отправной точки для всех ваших сопроводительных писем, но вы должны скорректировать его, чтобы он соответствовал каждой должности, на которую вы претендуете. Это очень важно, так как это позволит менеджерам по найму увидеть, что вы не просто случайным образом рассылаете сопроводительные письма и резюме, а скорее, что вы действительно проявляете особый интерес к вакансии, которую они имеют.
Корректура
Перед отправкой сопроводительного письма убедитесь, что в нем нет ошибок. Вычитайте внимательно, обязательно удалив орфографические, грамматические или словесные ошибки. Также проверьте содержание, убедившись, что сообщение, которое вы намеревались передать, действительно соответствует тому, что встречается. Рекомендуется попросить кого-нибудь еще просмотреть документ после того, как вы проверили его один или два раза, поскольку может быть сложно найти свои собственные ошибки.
Полный пакет для соискателей
Помните, что ваше сопроводительное письмо не будет стоять само по себе — оно будет отправлено менеджерам по найму вместе с вашим резюме. Важно убедиться, что ваше сопроводительное письмо хорошо выглядит и дополняет ваше резюме.
Эти два документа должны выглядеть как «комплексная сделка». Например, шрифт в обоих документах должен быть одинаковым, и если вы их печатаете, вы должны использовать для обоих один и тот же тип бумаги. Если вы отправляете их по почте, конверт, который вы используете, должен соответствовать бумаге, и вы должны использовать тот же шрифт для адресации конверта.