В отличие от более крупных корпораций, у которых есть команды сотрудников, преданных конкретным проектам, организация малого бизнеса предлагает решить множество задач с меньшим количеством людей.
Организационная структура
Организационная структура помогает уточнить организации малого бизнеса и очертаний обязанности , ожидаемые от каждого человека. Даже если вы управляете бизнесом из одного человека, его организация на бумаге дает четкое представление о том, что необходимо сделать. Считайте это инструментом мышления, который необходимо регулярно обновлять.
При разработке организационной схемы начните с определения основной функции вашей компании. После того, как вы определили свою функцию, другие категории, которые вы захотите организовать, включают:
- Инфраструктура
- Продажи и производительность
- НИОКР
- Маркетинг
- Юридический
- Покупка
Под каждой из этих ролей составьте список задач, которые необходимо выполнить. Когда вы впервые записываете все, что необходимо выполнить, вы можете почувствовать себя немного ошеломленным. Однако на самом деле перечисление того, что необходимо выполнить, помогает снизить стресс и позволяет определить задачи и расставить приоритеты. Вместо того, чтобы пытаться запомнить все или надеяться, что все идет гладко, составление списка задач, которые необходимо выполнить, дает измеримое руководство, позволяющее узнать, что необходимо выполнить и как лучше всего это сделать.
Организация малого бизнеса
После того, как вы составили организационную схему и определили задачи, которые необходимо выполнить, этот инструмент будет продолжать развиваться. Изучая свою диаграмму, включайте идеи о том, как улучшить рабочий процесс. Например, группируйте задачи таким образом, чтобы это имело смысл. Не позволяйте другим людям выполнять повторяющиеся задачи. Найдите лучший способ перечислить, что нужно сделать. Работа может быть организована в хронологическом порядке, по сходству или по потребности в общих ресурсах.
Создать руководство по ресурсам
Ресурсы используются, чтобы улучшить управление временем и помочь выполнить работу с лучшей организацией офиса. Каждого человека в компании следует рассматривать как ресурс для конкретной работы. Другие ресурсы будут включать:
- Консультанты
- Продавцы
- Источники информации, такие как веб-сайты
Создание справочника ресурсов объединяет всю эту информацию вместе с контактной информацией в одно место и может быть включено в ваше руководство по политике и процедурам.
Назначить ответственность
Одно дело определить работу, которую необходимо выполнить, но составление списка не делает работу выполненной. После того, как вы определили, что необходимо сделать, а также как и когда, важно сообщить об этих ожиданиях, возложив ответственность за конкретные задачи на людей, которые, как ожидается, будут их выполнять.
Не просто передавайте копию организационной схемы людям, которым поручена работа. Найдите время, чтобы устно изложить план и сказать работникам, что им поручены задачи, которые позволят наилучшим образом использовать их навыки. Также оставьте возможность обратной связи и улучшения плана. Скажите им, что таблица развивается и вы открыты для предложений по ее улучшению. Командные усилия заставляют сотрудника чувствовать, что они могут что-то изменить на рабочем месте, вместо того, чтобы разочаровываться из-за списка невозможных дел.
Обновлять
После того, как вы применили свои новые организационные методы, найдите время, чтобы обновлять свою диаграмму дважды в год. По мере роста вашего бизнеса будут развиваться и способы его эффективной работы. Не отвлекайтесь и не думайте, что вы слишком заняты, чтобы обновлять, иначе вы снова окажетесь на высоте. Обновление диаграммы и предоставление копий вашим сотрудникам — отличный способ оставаться на связи с повседневными операциями и открывает возможности для мозгового штурма новых и более эффективных способов выполнения работы.
Выделите время, чтобы самостоятельно регулярно просматривать таблицу. Часто это порождает новые идеи или поднимает вопросы, ведущие к улучшению. Задайте себе такие вопросы, как:
- Следует ли мне передать на аутсорсинг?
- Могут ли мои люди наилучшим образом использовать свои навыки?
- Поможет ли перестановка рабочего места повысить производительность труда?
Ресурсы, связанные с персоналом, обычно составляют от 65 до 80 процентов затрат, поэтому умение лучше управлять ими существенно повлияет на вашу прибыль.