Если вы недовольны ситуацией, продуктом или услугой, написание официального письма с деловой жалобой — один из способов решить эту проблему. Используйте один из приведенных здесь образцов букв в качестве отправной точки; просто нажмите на свой выбор, чтобы открыть PDF-файл, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать. См. Это Руководство по Adobe Printables если вам нужна помощь.
Образец письма с жалобой на плохой продукт
Если вы приобрели дефектный или некачественный продукт и попытки решить проблему не увенчались успехом, ваш следующий шаг — написать в компанию письмо с просьбой о возмещении или замене. В идеале магазины будут заменять неисправные продукты и те, которые работают не так, как ожидалось. Однако так бывает не всегда. Когда компании сначала не Как обрабатывать жалобы клиентов , написание письма с жалобой может быть вашим единственным выходом, если вы не хотите подавать в суд.
Просто следуйте макету этого письма, но добавляйте свои данные.
- Слева вверху: ваше имя, адрес и номер телефона. Вы также можете указать свой адрес электронной почты. Цель состоит в том, чтобы получить ответ, и чем проще вы сможете сделать так, чтобы он отвечал занятому руководителю, тем лучше.
- Введите имя человека, с которым вы связываетесь, название компании, улицу, город, штат и почтовый индекс в отдельные строки (без пробелов).
- Добавьте свое приветствие. Если возможно, будьте здесь конкретны. Используйте «Уважаемый мистер Джонс» вместо «Уважаемый сэр».
- Начните с того, что вы являетесь постоянным клиентом или впервые. Пример: «Я был постоянным покупателем в течение 20 лет и приобрел многие из ваших продуктов».
- Продолжите с фактами о том, как продукт вышел из строя. Будьте как можно более конкретными. Укажите дату, когда вы приобрели товар, сколько вы за него заплатили, а также когда и как он не оправдал ожиданий.
- Объясните, какие шаги вы предприняли для решения проблемы. Пример: «5 апреля я связался с Роджером в магазине Example City и попросил вернуть деньги. Он отказался вернуть мне деньги». Даже если человек был очень грубым, просто придерживайтесь фактов того, что было сказано / сделано, и исключите из этого эмоции.
- Наконец, начните заключительный абзац и объясните, что вы хотите взамен. Например, вы хотите, чтобы они заменили товар или вернули вам деньги?
- Закройте письмо, добавив свое имя и подпись.
Образец письма руководству о плохом обслуживании
Когда вы платите за услугу, например, обед в ресторане, вы ожидаете отличного обслуживания клиентов . К сожалению, так бывает не всегда. Если услуга была достаточно плохой, вы можете подумать, что имеете право на возврат или замену услуги. Если вы поговорили с менеджером безрезультатно, возможно, пришло время написать официальное письмо с жалобой поставщику услуг по поводу плохого Определить службу поддержки клиентов вы получили.
Настройте письмо в соответствии с вашей ситуацией.
- Напишите свое имя и контактную информацию в верхнем левом углу страницы.
- Включите имя человека, с которым вы связываетесь (предпочтительно региональный менеджер, владелец или генеральный директор), название компании и адрес.
- Добавьте приветствие. Пример: Уважаемый мистер Джонс:
- Объясните причину визита в заведение. Например, вы регулярно едите там, потому что это один из ваших любимых ресторанов.
- Объясните возникшую проблему. Например, вы сидели в течение часа, прежде чем кто-то подошел принять ваш заказ, ваши заказы были неправильными, официантка ругала вас и так далее.
- Сделайте запрос на возврат или замену. Если вы ели в ресторане, вы можете предложить им еще один шанс, если они пришлют вам подарочную карту соответствующей стоимости.
- Закройте письмо своим именем и подписью.
Пример письма с жалобой сотрудника
Если у вас возникли серьезные проблемы на работе, написание письма-жалобы с выражением озабоченности вашему боссу или руководителю отдела Определение человеческих ресурсов компании — двойная обязанность. Во-первых, это может помочь вашему начальнику или представителю отдела кадров разрешить ситуацию. Во-вторых, это может защитить вашу работу, особенно если проблема влияет на вашу работу или вас преследует другой сотрудник.
В отличие от других примеров в этой статье, письмо вашему работодателю, вероятно, будет отправлено по внутренней связи в формате электронной почты. Если вы предпочитаете писать жалобу на бумаге, сделайте ее менее формальной, чем другие письма. Хотя при написании этого типа письма рекомендуется использовать профессиональный тон и формат , нет необходимости указывать свою контактную информацию, а также имя и адрес вашего работодателя. Вы можете использовать Примеры бизнес-меморандумов поскольку документ является внутренним для вашей компании.
- Поставьте дату на письме. Это важно, если вам нужно показать это HR и защитить вашу работу.
- Начните с приветствия. Звоните своему боссу, как вы его обычно называете. Если отношения формальные, начните, например, с «Дорогой мистер Джонс». Если отношения неформальные, можно написать что-то вроде «Дорогой Джим».
- Переходите прямо к сути вашего первого абзаца. Расскажите ему или ей, почему вы пишете это письмо и что проблема влияет на вашу работу. Держите подальше эмоции и указывайте только факты, особенно если речь идет о домогательствах со стороны другого сотрудника или личном конфликте.
- Объясните, как, по вашему мнению, можно разрешить ситуацию, но дайте знать своему начальнику, что вы готовы обсудить другие решения.
- В последнем абзаце объясните, что вы хотите делать хорошую работу, и почему проблема влияет на вашу работу. В образце письма работник просит добавить больше сотрудников в свой отдел, потому что нехватка влияет на ее способность хорошо выполнять свою работу. В конце письма говорится, что она будет рада назначить встречу со своим начальником, чтобы обсудить этот вопрос.
- В заключение подпишите письмо и укажите свое имя.
Советы по написанию эффективного делового письма-жалобы
Гневное или угрожающее письмо неэффективно. Помните, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть не владельцем компании, выпустившей дефектный продукт, а представителем службы поддержки, нанятым для вас. В ваших интересах сохранять спокойствие и сосредоточенность.
- Адресуйте свое письмо конкретному человеку. Нью — Джерси Департамент юстиции советует потребитель смотреть в Standard & Poor в реестре корпораций, директоров и руководителей или Томас Регистре американских производителей , чтобы найти адрес и имя директора компании. Вы также можете посмотреть на сайте компании.
- Включите вашу контактную информацию. Добавьте свое имя, адрес и номер телефона в начало письма, чтобы компания могла связаться с вами и обсудить возможные решения.
- Приложите копии всех квитанций. Также включите другую соответствующую документацию по вашей жалобе. Сохраните все оригиналы.
- Используйте стандартный деловой формат для писем с жалобами. Это будет включать в себя блокированные абзацы с одинарным интервалом, с двойными пробелами между каждым абзацем и без отступов.
- Добавьте дату вверху вашего письма. Это позволит занятому руководителю сразу увидеть, когда поступит жалоба.
- Не преувеличивайте правду ради эффекта; просто придерживайтесь фактов. Если это звучит преувеличенно, читатель может вам не поверить и не захочет вам помочь.
- Письмо должно быть кратким. Руководители — люди занятые. Если вы сделаете письмо слишком длинным, получатель может не дочитать ваше письмо.
-
Напечатайте ваше письмо. Он будет выглядеть более профессионально и его будет легче читать. Помните, что письмо, отправленное по почте, имеет больший вес, чем отправка электронного письма.
Напишите и отправьте письмо в течение одной недели после инцидента или когда продукт перестал работать. Обратитесь на внешнюю сторону конверта к человеку, которому вы адресовали письмо, чтобы оно попало на нужный стол.
Выскажите свое беспокойство
Если у вас есть жалоба, не стесняйтесь, чтобы ваш голос был услышан. Большинство компаний будут заинтересованы в том, чтобы все исправить, чтобы вы оставались клиентом. Даже если проблема в работе, лучше говорить вежливо, если вы ведете себя профессионально и разумно. Написание официального письма с деловой жалобой, адаптированного к вашей ситуации, считается лучшей практикой в таких ситуациях.