Ориентация — это процесс знакомства с организацией новых сотрудников. Хорошо управляемая ориентация помогает привлечь новых сотрудников к успеху на работе. Он предоставляет работодателям структурированный способ передачи ключевой информации и распространения важной литературы компании, такой как руководство для сотрудников и другие политики, среди новых членов команды, а также сбор необходимой документации и подписей.
Создание эффективной ориентации сотрудников
Создание эффективной ориентации сотрудников требует времени и планирования. Имейте в виду, что ориентация — это первое знакомство с вашей компанией у новых сотрудников после собеседования, поэтому убедитесь, что мероприятие произведет положительное первое впечатление!
Цели ориентации сотрудников
Планируя содержание и ход процесса ориентации сотрудников, имейте в виду, что на самом деле цель состоит в том, чтобы помочь новым сотрудникам сделать успешный переход и стать частью культуры вашей организации. Как указывает HCareers.com , на мнение нового сотрудника о компании и своей роли может сильно повлиять первый рабочий день, особенно в «те важные первые несколько часов, когда их общее представление о новой должности еще только начинает формироваться. . «
Хотя распространение политик и сбор документов являются важными задачами, которые необходимо выполнить во время ориентации, это не должно быть в центре внимания. Способ представления ориентации формирует у нового сотрудника первое впечатление о том, как проходит обучение в компании, а также о том, каковы на самом деле стандарты профессионального общения в организации. Ваши цели по ориентации сотрудников должны быть сосредоточены на том, чтобы начать налаживать связь между организацией и сотрудником, а также помочь сотруднику получить представление о культуре компании, а также узнать, как все работает и чего от них ждут.
Ориентация Длина
Не существует стандартной длины, необходимой для ориентации сотрудников. Некоторые компании проводят очень комплексные ориентационные занятия, которые длятся несколько дней, например двухдневную ориентацию в Университете Арканзаса для медицинских наук . Другие, такие как Техасский университет в Панамерике , ограничивают свои занятия менее чем одним днем. Продолжительность, которую вы используете, должна определяться тем, что вам нужно выполнить и охватить в ходе сеанса. Ключ состоит в том, чтобы осветить все и должным образом познакомить сотрудников с организацией, не заставляя их чувствовать себя торопливыми или перегруженными, а также не затягивать это дольше, чем необходимо.
Образец ориентировочной программы
Представленная здесь примерная программа ориентации основана на двухдневном графике. Это хорошая отправная точка для использования независимо от продолжительности вашего сеанса, поскольку она включает общие темы повестки дня и логический порядок представления информации. Однако некоторые из этих элементов могут не относиться к вашей компании, и могут быть элементы, которые вам нужно добавить. Вы можете добавлять или удалять информацию из повестки дня в соответствии с вашими потребностями.
Чтобы получить доступ к образцу повестки дня, щелкните изображение ниже. Шаблон откроется в отдельном окне как настраиваемый документ PDF. Сохраните файл PDF на свой компьютер и внесите необходимые изменения, чтобы настроить его так, как вам нужно. Используйте знаки + и — для добавления и удаления разделов и щелкните в любом месте текста для редактирования. Вы сможете сохранять, распечатывать и редактировать по мере необходимости. Если у вас возникли проблемы при работе с документом, обратитесь за помощью к этому Руководство по Adobe Printables .
Ориентационная презентация и советы по встрече
Важно, чтобы занятия по ориентации сотрудников были интересными. Это включает в себя различные виды деятельности и, в идеале, предоставление информации несколькими людьми.
- Перед ориентацией дайте каждому новому сотруднику точно знать, что ему нужно взять с собой, чтобы все прошло гладко.
- Подготовьте организованные пакеты с документацией, которую необходимо распространить среди сотрудников. Включите ручку, чтобы у каждого человека был легкий доступ к инструменту для письма, который можно использовать для подписания документов, которые необходимо сдать. Передайте эти пакеты сотрудникам, когда они входят в комнату.
- По возможности объединяйте живые презентации с видеоинформацией, меняя обстановку ради интереса. Например, представитель отдела кадров должен приветствовать всех и способствовать представлению и знакомству ваших коллег, но обзорная информация о компании может быть опубликована с помощью стандартного корпоративного видео.
- После просмотра видео переключитесь обратно на живую презентацию для следующего раздела вашей повестки дня, внеся при необходимости дополнительные изменения в зависимости от продолжительности и содержания вашей ориентации.
- Попросите разных людей представить некоторые из разделов, чтобы (а) поддержать уровень интереса, (б) предоставить несколько точек зрения и (в) позволить новым сотрудникам познакомиться с несколькими представителями HR, менеджмента или других ключевых областей.
- Обеспечьте сотрудников, проходящих ориентацию, утренними напитками и послеобеденными закусками. Кофе, сок, фрукты и выпечка могут быть хорошим выбором утром, а безалкогольные напитки, чай, орехи, крекеры, печенье и чипсы могут быть хорошим выбором после обеда. Вода (кувшинная или бутилированная) должна быть доступна в течение дня.
- Разрешайте сотрудникам делать перерывы довольно часто — каждые 60–90 минут рекомендуется делать короткие перерывы продолжительностью десять минут или около того. Это дает им время нарушить монотонность постоянного сидения, а также может помочь облегчить светскую беседу с новыми коллегами за напитками.
- Подарите сотрудникам красивый ориентировочный подарок с логотипом компании, который они должны сохранить. Это должно быть то, что они захотят забрать домой и использовать, так как это хороший способ помочь им по-настоящему почувствовать себя частью команды, а также стимулировать обсуждения с семьей и друзьями об организации. Если у вас многодневная повестка дня, сделайте подарок в первый же день.
- Подумайте о том, чтобы завершить ознакомительную сессию, переведя новых сотрудников в отделы, где они будут работать. Пусть их руководители поприветствуют их, проинформируют о конкретной информации по отделу, познакомят с коллегами, проведут экскурсию по отделу, покажут им их рабочее место и зададут ожидания относительно того, как будут развиваться дела по мере их перехода от ориентации к работе в отделе.
Проверка получения ключевой информации
Документация, которую сотрудники сдают во время ориентации, ляжет в основу их кадровых файлов и будет использоваться для их настройки в вашей системе расчета заработной платы и для получения льгот . Использование нового контрольного списка приема на работу обеспечивает организованный способ быть в курсе того, какая информация у вас есть о каждом человеке, а также то, что вам еще нужно получить. Используйте новый шаблон контрольного списка, приведенный ниже, в качестве отправной точки для создания вашего собственного контрольного списка. Как и программа ориентации, этот контрольный список представляет собой редактируемый документ PDF, который вы можете настраивать, сохранять и распечатывать.
На пути к адаптации
Проведение формального ознакомительного занятия для сотрудников — отличный способ начать процесс привлечения новых сотрудников в организацию, но они будут находиться на вводной фазе в течение периода, выходящего за рамки первоначальной ориентации. Убедитесь, что руководители понимают свою роль в адаптации новых сотрудников по мере их перехода от новичков к полноценным, заинтересованным и продуктивным членам команды.