По мере роста вашего бизнеса написание официальных бизнес-отчетов неизбежно. Эти отчеты больше, чем просто цифры и факты. Они являются лицом вашей компании и должны быть профессиональными и хорошо написанными, чтобы оставить наилучшее впечатление. Независимо от содержания или аудитории, есть основной метод, которым вы можете следовать, чтобы создать свой отчет.
7 шагов к написанию бизнес-отчета
Успешные отчеты требуют планирования, чтобы вы могли четко передать информацию. Если у вашей компании есть предыдущие бизнес-отчеты, которые они сочли успешными, просмотрите их, чтобы понять, что они могут искать. Независимо от того, доступны ли примеры предыдущих отчетов, выполните следующие действия при создании бизнес-отчета.
1. Определите цель отчета.
Есть много видов бизнес-отчетов. Первый шаг — определить, зачем вы пишете отчет. Это отчет для правления компании? Это Как писать годовые финансовые отчеты для акционеров? Вы пишете Что такое отчет об оценке сотрудников? ? Это Шаблоны отчетов об инцидентах о Шаблоны отчетов об инцидентах связанном с несчастным случаем на рабочем месте? Понимание причины отчета поможет вам выбрать необходимую информацию для целевой аудитории.
2. Определить аудиторию и адаптироваться к ней.
Ваш стиль письма должен уважать вашу аудиторию. Образовательный уровень письма должен соответствовать тем, кто будет читать отчет. Сотрудникам могут не понадобиться все данные, которые могут понадобиться руководству компании. Сторонней организации может не потребоваться доступ к какой-либо информации, которую ваша компания считает засекреченной. Отчет может быть адресован сразу нескольким аудиториям; Возможно, вам придется объединить проблемы каждой группы в одну или, возможно, написать несколько версий, чтобы сосредоточиться на каждой аудитории.
3. Собирайте и организуйте исследования.
Соберите все данные, которые будут включены в отчет. Это может включать в себя несколько вещей:
- Создание отчетов о продажах
- Прогнозы
- Отчеты о посещаемости
- Расходы
- Финансовые отчеты
- Статистика производства
Возможно, вам потребуется собрать дополнительные данные, такие как интервью, Анализ клиентов в маркетинговых планах или информацию о конкурентах, для более полного представления. Также следует помнить, что вам нужно будет объяснить методы и процедуры, которые вы использовали для сбора данных. Это добавляет достоверности выводам и позволяет читателям поверить в вашу информацию.
4. Проведите анализ
На этом этапе вам нужно взять данные, которые у вас есть, и разобраться во всем. Вы уже определились с причинами написания этого отчета — теперь вы должны взять данные и попытаться их исправить. Интерпретируйте данные, поймите, что они означают и чем они могут быть полезны для читателей. На какие вопросы отвечают данные?
- Анализ больших данных является ключевой частью бизнес — доклада; вы должны уметь делать выводы и рекомендации, используя этот анализ. Например, в случае расширения вы хотите оценить затраты на расширение и ожидаемый доход. Вы также можете изучить причины расширения, такие как увеличение спроса и долгосрочные цели компании, а также соответствующие сильные и слабые стороны, возможности и угрозы с помощью Как написать SWOT-анализ .
- Для облегчения чтения вам также может потребоваться составить диаграммы, таблицы или графики для ваших данных и анализа. Это дает читателям номера или маркеры в простой форме; это также может помочь, если вам нужно сделать слайд-презентацию с вашим отчетом.
5. Отформатируйте отчет.
После того, как вы провели исследование и проанализировали данные, следующим шагом будет форматирование отчета. Большинство бизнес-отчетов содержат определенные разделы; вы можете разработать Написание плана , включающую данные из каждой из этих частей.
- Краткое изложение — это краткое изложение ключевых моментов отчета, включая рекомендации.
- Введение — здесь подробно рассказывается, почему составляется отчет.
- Результаты / данные — содержат исследования, анализ, а также любые графики и диаграммы.
- Выводы — этот раздел содержит краткое изложение раздела выводов.
- Рекомендации — Какие предложения основаны на выводах и выводах, содержащихся в отчете?
При создании схемы вы должны составить список важных тем и подтем, а затем организовать свои темы в логическом порядке. Большинство отчетов лучше всего подходят для организации тематических подтем, но используйте другой формат, если он лучше подходит для ваших данных.
6. Запишите это
Используя свой план в качестве основы, вы затем можете написать черновик отчета, используя фрагменты информации, которые вы исследовали или проанализировали. Цель состоит в том, чтобы изложить ваши мысли и ключевые моменты на бумаге — эта версия еще не должна быть грамматически совершенной или правильно отформатированной. Вы можете отредактировать статью позже.
7. Просмотрите основные моменты в резюме.
Исполнительное резюме может быть написано в последнюю очередь как сокращенная версия общего отчета; многие люди ждут, пока работа будет закончена, прежде чем писать этот обзор. Это резюме должно включать:
- Краткое изложение цели отчета . Примерное начало может быть таким: «Наша компания стремится расширить свою деятельность на новые территории. В этом отчете рассматриваются наши текущие возможности и то, что может потребоваться для перехода в другие области».
- Важная справочная информация . Примером справочной информации может быть: «Компания XYZ в настоящее время продает продукты и услуги в трех штатах, и в ней работает 300 человек. Для каждого добавленного штата потребуется 500 000 долларов капитала и 75 дополнительных сотрудников».
- Ключевые выводы или данные : Используя информацию, которую вы включили в свой отчет, вы должны указать на ключевые анализы, которые вы хотите, чтобы читатель знал. Например: «Чтобы расшириться еще на 2 штата, компании XYZ потребуется нанять еще 150 рабочих и построить 2 новых завода. Согласно прогнозам, каждый завод будет приносить доход в размере 750 000 долларов в первый год после завершения».
- Ключевые выводы : В этом разделе вы должны обобщить то, что говорят результаты. Например, было бы важно сказать: «Установка необходимых элементов потребует 1 млн долларов капитальных затрат и 3 месяцев для завершения строительства. Прогнозируемые доходы от этого расширения составляют 1,5 млн долларов».
- Самые важные рекомендации : Включите рекомендации. Что делать компании с информацией, которую вы представили в отчете? Пример: «Компания XYZ должна планировать расширение в 2 штата и выделить 1 миллион долларов на предполагаемое строительство».
В резюме должно быть достаточно информации, чтобы занятый руководитель мог прочитать эту часть отчета и иметь хорошее представление о самом документе. В некоторых случаях все, что читают, может быть сводным. В идеале краткое изложение должно составлять не более одной страницы. Просмотрите этот Пример резюме для руководства.
Распространенные проблемы в бизнес-отчетах, которых следует избегать
При написании бизнес-отчета следует избегать некоторых общих проблем.
- Следите за своим языком: держите язык формальным, чтобы поддерживать приличия.
- Многословие: будьте лаконичны. Не используйте десять слов, если достаточно двух.
- Слишком много жаргона: не используйте его, если можете его избежать. Если вам необходимо использовать жаргон, определите этот термин при первом его использовании.
Убедитесь, что ваш отчет составлен гладко и что все данные, выводы и рекомендации взаимосвязаны. Читатель должен уметь следить за рассуждениями, показывающими, как вы пришли к заключительным пунктам.
Составление эффективного отчета
После того, как вы закончите свой первый черновик, пора его отредактировать. Все бизнес-отчеты нуждаются в корректуре. Как проверить свое собственное письмо отчета поможет вам написать эффективный отчет, который поможет достичь целей вашей организации. Не торопитесь и внимательно следите за деталями, и вы сможете писать эффективные и профессиональные бизнес-отчеты.