Как написать памятку

Поначалу написание памятки может показаться немного сложным, но это не сложно, если вы знаете шаги. Как и в случае с любым бизнес-документом, важно правильно Макет памятки и организовать любую напоминание, которое вы пишете, а также убедиться, что оно не содержит ошибок перед распространением. При написании деловой памятки выполните следующие четыре шага.

Шаг 1. Создайте заголовок заметки

Деловые записки, которые будут распечатаны или отправлены по электронной почте в качестве вложений, должны начинаться с заголовка, в котором указаны имена сотрудников, которые будут его получать. Если памятка будет включена в тело сообщения Деловая электронная почта , в этом разделе нет необходимости, поскольку программа электронной почты предоставит вам информацию, обычно включаемую в заголовок памятки.

Пример заголовка памятки:

Заголовок памятки обычно состоит из следующих строк:

Советы по заголовку

Следуйте этим советам при создании заголовка для памятки:

• Заголовки должны включать полное имя (без псевдонимов) человека или людей, которые получат документ.
• Вы также должны указать свое полное имя и дату составления служебной записки.
• Следующая часть заголовка — это тема памятки, которая обычно обозначается «RE:», что означает «в отношении».
• Сделайте тему как можно более конкретной. Вместо общего заголовка, такого как «Новая политика», выберите «Новая политика для планирования отпусков».
• Если меню будет скопировано для других людей, завершите заголовок строкой CC :. Значение CC: в данном контексте «точная копия». Если вы копируете нескольких получателей, просто перечислите все имена, обязательно разделяя их запятыми.

Шаг 2: напишите основную часть заметки

Тело памятки — это то место, где будет передана информация. Он включает три ключевых компонента:

• Введение: это должен быть короткий абзац из двух или трех предложений, который позволяет людям напрямую узнать причину заметки.
• Рекомендации или цель: в этом разделе дается суть сообщения с использованием ключевых моментов, основных моментов или справочной информации. Он может включать вспомогательные детали, такие как факты и статистика, а также примеры и причины для памятки.
• Заключение : Как закончить деловые письма соответствующими заключениями / завершение памятки должно уточнить, какие действия необходимо предпринять и когда они должны быть завершены, или повторить своевременные новости, включенные в памятку.

Шаг 3. Завершите напоминание перед отправкой

Перед отправкой внимательно прочитайте заметку. Убедитесь, что в нем нет опечаток и что документ точно передает мысль (и), которую вы хотите донести. Используйте следующие рекомендации при оценке написанного и вносите изменения по мере необходимости.

• Соответствие аудитории: убедитесь, что документ соответствует образованию, опыту, статусу компании и потребностям получателей.
• Краткость: удалите ненужные слова и в большинстве случаев храните заметку на одной странице или меньше.
• Последовательность : убедитесь, что структура памятки проста и логична, а каждый абзац ограничен одной идеей.
• Удобочитаемость : убедитесь, что абзацы короткие, а ключевые подробности перечисляются с помощью маркеров.
• Терминология: используйте соответствующую терминологию, понятную аудитории.
• Фактический тон: убедитесь, что это Базовый формат делового письма + советы и примеры по написанию тон и что вы не включили эмоционально окрашенные слова.
• Внешний вид: убедитесь, что готовый документ выглядит привлекательно и легко читается.

Как проверить свое собственное письмо может быть непросто , поэтому вы можете попросить надежного коллегу просмотреть заметку, как только вы будете достаточно уверены, что в ней нет ошибок. Наличие второй пары глаз может помочь вам уловить и исправить дополнительные ошибки.

Шаг 4: распространите памятку

Записки можно распространять в печатном виде или по электронной почте.

Распространение напечатанных заметок

Планируете распространить памятку в бумажном (печатном) формате? Когда вы уверены, что записка готова к отправке, напишите от руки свои инициалы своим именем в строке «от», затем скопируйте и раздайте документ получателям. Ваши инициалы служат формой подписи на служебной записке.

Отправка заметок по электронной почте

Если вы отправляете заметку по электронной почте, рекомендуется преобразовать ее в документ PDF перед отправкой, чтобы вы могли быть уверены, что формат заметки будет понятен всем, кто ее получит. Как только вы это сделали, просто введите соответствующие адреса электронной почты, прикрепите заметку и добавьте описательную строку темы. Вы также можете добавить несколько строк вводного текста в тело электронного письма, чтобы читатели открыли вложение перед тем, как нажать «отправить».

Образец меморандума для печати

Хотя вы можете применить приведенные выше советы для настройки и форматирования заметки самостоятельно, вам также может быть полезно начать с предварительно отформатированного шаблона. Если вы хотите сделать это, просто щелкните изображение ниже, и настраиваемый шаблон, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать, откроется как документ PDF в отдельном окне. Если вам нужна помощь в загрузке шаблона, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .

Как только шаблон будет открыт, щелкните в любом месте документа, чтобы заменить пример текста подробностями вашей заметки, обязательно следуя советам, изложенным выше. Когда вы закончите, используйте команды меню для сохранения и печати.

Различные типы деловых заметок

Конечно, есть много разных причин, по которым вам может понадобиться написать памятку, и решить, что сказать, может быть непросто. Документы, ориентированные на бухгалтерский учет, такие как Кредитовое авизо и дебетовые авизо , будут сильно отличаться от служебных записок, используемых для таких вещей, как Образец дисциплинарной памятки сотрудника , Образцы заметок с обзором производительности за 90 дней или Образец памятки для продвижения . Просмотрите эти примеры заметок, если вы хотите увидеть дополнительные образцы заранее написанных заметок для вдохновения.