Виртуальные встречи предоставляют людям удобный способ вести дела в Интернете, вместо того, чтобы собираться лично. Правильно спланированные и проведенные виртуальные встречи могут быть очень продуктивными и рентабельными. Независимо от того, отвечаете ли вы за организацию технологической встречи или являетесь участником, следование этим советам может иметь большое значение для обеспечения успешного опыта для всех участников.
Планирование виртуальной встречи
Подготовка к проведению виртуальной встречи включает в себя многие из тех же шагов, что и любая встреча, с дополнительными соображениями, относящимися к технологиям, и тем фактом, что все участники не будут находиться в одной комнате.
- Виртуальные деловые встречи требуют использования приложения для конференц-связи, поэтому важно Как выбрать лучшее программное обеспечение для виртуальных встреч для Как выбрать лучшее программное обеспечение для виртуальных встреч вашим потребностям.
- Задолго до запланированной встречи войдите на платформу и протестируйте ее, чтобы убедиться, что вам удобно с ней работать.
- Включите веб-камеру во время тренировок, чтобы увидеть, могут ли потребоваться настройки фона или освещения.
- Если во время встречи будут присутствовать другие участники, предложите провести с ними тренировку заранее.
- Решите, кому нужно будет присутствовать на встрече.
- Установите дату и время для встречи, учитывая различные часовые пояса участников.
- Подготовьте первоначальную Шаблоны и примеры повестки дня встреч которой перечислены темы, докладчики и приблизительные сроки для каждой.
- Отправьте сообщение «сохраните дату» и начальную повестку дня тем, кто будет приглашен или потребуется присутствовать, и дайте им возможность представить дополнительные пункты повестки дня.
- Соберите ответы и доработайте повестку дня встречи.
- Отправьте приглашение каждому участнику, в котором укажите дату, время, повестку дня, ссылку на проверку готовности системы к мероприятию в реальном времени и способ запроса технической помощи во время мероприятия.
- Если встреча является обязательной, укажите это в приглашении. Если нет, включите в объявление другие Способы привлечь людей на деловые встречи .
- Если возможно, отправьте приглашение в виде календарного приглашения, что упростит планирование и отслеживание для вас и участников.
- Отправьте напоминание людям до встречи. Напоминание должно содержать ту же информацию, что и исходное приглашение. Рекомендуется отправить напоминание за день до занятия, а затем за час или около того до сеанса.
- Отправьте все необходимые материалы участникам заранее по электронной почте. Включите инструкции, определяющие, следует ли им распечатывать материалы или иным образом предоставлять их во время сеанса прямой трансляции.
Подготовка к проведению виртуальной встречи
- Наймите сотрудника для работы в качестве технической поддержки во время встречи, чтобы другие наблюдатели могли следить за техническими сбоями и помогать пользователям, которые могут столкнуться с техническими трудностями.
- Поручите кому-нибудь Образцы шаблонов протоколов деловых встреч .
- Решите, как вы будете отслеживать посещаемость во время сеанса, например, провести перекличку с использованием функции поднятия руки, отключить звук участников, чтобы они высказались, или попросите участников оставить комментарии через окно чата по прибытии.
- Если вы будете использовать опросы или Офисные игры для встреч чтобы привлечь удаленных участников встречи, настройте их заранее.
- Загрузите на платформу любые материалы, которые вы хотите, чтобы участники могли загружать во время сеанса.
- Ознакомьтесь с Как проводить виртуальные встречи и 5 советов по организации эффективных встреч чтобы убедиться, что вы полностью готовы к проведению такого рода встреч.
Проведение виртуального собрания
Проведение виртуальной встречи — это онлайн-эквивалент ответственности за проведение личной встречи. Вам нужно будет созвать собрание по порядку и следить за тем, чтобы повестка дня была соблюдена, а сессия завершилась вовремя.
- Войдите в событие собрания за 10–15 минут до запланированного времени начала, чтобы комната собрания была доступна для посетителей, когда они начнут присоединяться к сеансу.
- Включите веб-камеру после входа в систему и поприветствуйте участников, когда они присоединятся.
- Периодически объявляйте, сколько времени осталось до начала собрания.
- Если встреча будет записана, запустите рекордер в запланированное время начала.
- Приветствуйте участников и вовремя созывайте встречу.
- Сообщите участникам, как связаться со специальным контактным лицом службы технической поддержки за пределами платформы для встреч, например по телефону, тексту или электронной почте.
- Если участники не привыкли к платформе собрания, ознакомьте их с основными функциями, такими как отключение / включение звука, поднятие руки, функция чата и т. Д.
- Попросите участников отключить звук своих динамиков или телефонов, если это не сделано по умолчанию, и попросите их включить звук, когда они захотят выступить.
- Предварительный просмотр повестки дня.
- Если возможно, передайте управление выступающим другим, которые будут выступать во время собрания.
- После того, как различные докладчики закончили и / или вопросы повестки дня были завершены, спросите участников, есть ли у них какие-либо вопросы (если есть достаточно времени).
- Сообщите участникам, чего ожидать от встречи, например, когда будет проведена следующая встреча, когда / как будут доступны минуты, будет ли отчет о конференции будет отправлен участникам и т. Д.
- Поблагодарите участников за их участие и закройте встречу.
- Отправьте любую обещанную или необходимую дополнительную документацию.
Участие в виртуальной встрече в качестве участника
Если вас пригласили принять участие в виртуальном совещании в качестве участника, для вас важно соблюдать соответствующий этикет виртуального совещания. Улучшение навыков делового общения — ключ к успеху. Посвятите свое время и внимание мероприятию так же, как при личной встрече.
- Получив приглашение на собрание, проверьте часовой пояс и введите встречу в свой календарь.
- Ответьте на приглашение на собрание, сообщив организатору собрания, сможете ли вы присутствовать на нем. Если вы не сможете присутствовать, узнайте, что вам нужно сделать, чтобы обсудить содержание собрания.
- Если с приглашением есть тестовая ссылка, нажмите ее, чтобы убедиться, что ваша система совместима и установлены все необходимые драйверы.
- Предполагая, что вы получили повестку дня перед встречей, просмотрите ее, чтобы вы могли должным образом подготовиться к обсуждаемым вопросам.
- Если у вас есть какие-либо вопросы о повестке дня или о том, что вам следует сделать, чтобы подготовиться к встрече, спросите человека, который ее устраивает.
- Если есть возможность заранее задать вопросы или запросить дополнительные пункты повестки дня, сделайте это при необходимости. Относитесь с уважением к организатору, отправив заявку как минимум за 24 часа до встречи.
- Если вы собираетесь использовать веб-камеру во время встречи, помните об этом, решая, где расположиться во время встречи и как одеться для этого.
- Наберите за несколько минут до запланированного времени начала, чтобы разрешить установку любых обновлений драйверов.
- Надевайте наушники, чтобы не беспокоить окружающих, находящихся в пределах слышимости, а также чтобы заглушить любой посторонний шум.
- Если система не отключает звук для участников автоматически по прибытии, отключите звук для себя, чтобы фоновый шум не мешал другим участникам.
- Активно слушайте на протяжении всей встречи, делая при необходимости заметки о действиях, как если бы вы это делали на личной встрече.
- Задавайте любые вопросы, возникающие во время встречи, в соответствии с указаниями организатора.
Современные деловые встречи
Виртуальные встречи — это факт современного делового мира. Они представляют собой мощный инструмент связи для связи сотрудников из разных мест без дополнительных расходов и перерывов в поездках. Независимо от того, являетесь ли вы членом Компании, нанимающие надомных работников или ваша организация просто ищет способы максимизировать производительность и конечные результаты, виртуальные встречи могут стать эффективным инструментом для совместной работы и обмена информацией.