При разработке политик и процедур для вашей компании может быть очень полезно сначала просмотреть примеры документов такого типа. Конечно, ваша окончательная версия должна отражать реальную практику вашей компании, но может быть полезно начать с уже существующего документа для вдохновения, а не с пустого экрана. Перед внедрением новой политики попросите юрисконсульта вашей компании проверить ее на соответствие применимым федеральным, государственным и местным законам. Образцы, представленные здесь, предназначены только для информационных целей и не являются юридической консультацией.
Образец политики посещаемости
Политика посещаемости компании должна определять ключевые термины, указывать процедуры сообщения об отсутствии и подробно описывать применимые последствия.
Образцы процедур расчета заработной платы
Цель политики этого типа — определить период оплаты компании, указать даты выплаты и предоставить подробную информацию о налогах на заработную плату и о том, как сотрудники должны сообщать свое время. Также рекомендуется указать, как обрабатываются украшения, и проинформировать сотрудников об их обязанности поддерживать актуальность своего адреса для налоговых целей.
Образец политики использования кредитной карты
Если вы выпускаете корпоративные кредитные карты для сотрудников, необходимо, чтобы они подписали политику, в которой излагаются правила использования.
Политика Дресс-кода
Хорошая идея — предоставить письменную политику, определяющую ожидания в отношении рабочей одежды. Приведенный здесь образец политики описывает повседневный деловой подход, хотя его можно изменить в соответствии с потребностями любого рабочего места.
Политика перерыва в работе
Независимо от того, предлагает ли ваша компания оплачиваемый отпуск (PTO) или сочетание отпуска по болезни и отпуска, важно четко изложить процедуры использования. Кроме того, если ваша компания является работодателем, на который распространяется действие Закона о семейных медицинских отпусках (FMLA), вы также должны иметь (и соблюдать) письменную политику FMLA.
- Оплачиваемое свободное время : этот пример политики дает четкое описание того, как зарабатываются и начисляются отгулы, максимальное количество отпусков, которое может быть начислено, как оно выплачивается, когда кто-то увольняется из компании, и как планировать отпуск.
- Отпуск по болезни: в этой политике четко объясняется, как сотрудники зарабатывают отпуск по болезни и условия, при которых его можно использовать. Он также содержит подробную информацию о том, как сотрудники, которым необходимо взять отпуск по болезни, должны уведомить работодателя и какие документы должны быть предоставлены.
- Отпуск : этот документ является примером политики компании в отношении времени отпуска. Он предоставляет подробную информацию о праве на участие и начислении, а также о процедурах запроса разрешения на использование свободного времени, начисленного в соответствии с политикой.
- FMLA : эта политика FMLA включает информацию, касающуюся права на участие в FMLA, квалификационных мероприятий, сертификации и т. Д. Ваши процедуры сертификации должны требовать использования официальных Полезные советы по заполнению форм FMLA доступных через Министерство труда (DOL).
Политика безопасности на рабочем месте
Безопасность важна во всех рабочих средах, хотя требования политики сильно различаются в зависимости от характера и уровня риска, связанного с типом выполняемой работы.
- Безопасность строительства : этот пример написан для удовлетворения требований безопасности, характерных для строительных площадок.
- Безопасность здравоохранения : ознакомьтесь с действующими политиками безопасности, используемыми Johns Hopkins Medicine, чтобы понять, что необходимо включить в документацию организации здравоохранения.
- Безопасность в офисе: несмотря на то, что офисная среда не является наиболее опасной для работы, риски все же существуют. В этом образце рассматриваются общие проблемы безопасности для этого типа рабочего места.
- Здоровье и безопасность . Примеры, предоставленные Ассоциацией по охране труда и технике безопасности (IHSA), охватывают широкий спектр рабочих сред.
- Безопасность и использование автопарка : эта широкая политика, предоставляемая страховой компанией, регулирует использование принадлежащих компании транспортных средств.
Политика в отношении наркотиков и алкоголя
Важно иметь политику, в которой излагается позиция вашей компании в отношении злоупотребления психоактивными веществами и определяются все процедуры тестирования на наркотики и алкоголь. У вашего поставщика компенсационного страхования, вероятно, есть стандартная политика в отношении наркотиков и алкоголя, которую они рекомендуют или требуют. В противном случае вы можете найти один из них подходящим.
- Злоупотребление психоактивными веществами . В этой политике подробно описаны процедуры тестирования на наркотики и алкоголь перед приемом на работу, а также проверки на предмет наличия причин и выборочной проверки, а также запреты, процедуры и последствия нарушений политики.
- Рабочее место без наркотиков : этот пример идет немного дальше, включая такие проблемы, как поведение в нерабочее время, которое может повлиять на репутацию компании, и использование лекарств, отпускаемых по рецепту, не прописанных человеку.
Примечание. Это область, которая быстро меняется в отношении нормативных требований. Вы должны знать о правилах OSHA, принятых в 2016 году, которые ограничивают права работодателей требовать проведения комплексных проверок на наркотики после несчастных случаев. Также важно знать, что есть штаты, в которых работодатели не могут применять политику в отношении лекарств для сотрудников, у которых есть заболевания.
Кадровая политика и процедуры
Для любой компании важно иметь определенные политики и процедуры, регулирующие процесс отбора сотрудников. Это помогает обеспечить справедливое отношение к кандидатам и то, что компания жаловалась на требования равных возможностей трудоустройства (EEO).
- Процедуры перед приемом на работу : в этом документе прописаны все аспекты процесса перед приемом на работу, например, как принимаются заявки; какую информацию должны предоставить потенциальные сотрудники; как проводятся собеседования, проверки биографических данных, тесты на наркотики и другие проверки перед приемом на работу; и как делаются предложения о работе.
- Набор и отбор : здесь вы найдете процедуры, которые следует делать после того, как будет определена необходимость нанять больше сотрудников, например, размещение вакансий (внутренних / внешних), рассмотрение резюме или заявок, собеседование, отбор кандидатов и предложение должностей.
- Политика внешнего найма: процедура приема на работу внешних кандидатов не то же самое, что и при внутреннем продвижении по службе. В этом образце политики излагается подход к структурированному управлению этим подходом к найму.
- Рекомендации по проведению собеседований: этот обзор, который менеджеры по найму используют при проведении собеседований, охватывает все аспекты процесса собеседования, от сужения списка кандидатов на основе должностных обязанностей и приоритетов до фактического планирования и проведения собеседований.
Новые правила и процедуры найма
Желательно иметь структурированный процесс для различных этапов процесса найма нового сотрудника.
- Новый сотрудник : в этом образце политики шаг за шагом излагается, что HR и менеджеры должны делать при подготовке к найму нового сотрудника, а также шаги, которые необходимо предпринять в течение начального периода их работы.
- Ориентация на сотрудников : в этом общем обзоре описываются временные рамки и обязанности по ориентации сотрудников. Рассмотрите возможность адаптации этого образца ориентации сотрудников и контрольного списка нового найма в качестве конкретных процедур.
- Процедуры наставничества для новых сотрудников : если в вашей компании есть официальная программа наставничества для новых членов команды, может быть полезно составить документ с официальными процедурами с изложением ожиданий и руководящих принципов. Для начала просмотрите этот пример общественного колледжа.
Политика в отношении технологического оборудования
Хорошо составленная политика описывает конкретные правила, которым нужно следовать, и кто должен их соблюдать. В большинстве случаев все сотрудники должны следовать письменным политикам и процедурам. Некоторые политики применимы только к руководящим работникам или наемным сотрудникам.
- Использование компьютера : эта политика использования компьютера, разработанная Ассоциацией корпоративных юристов, может быть полезна, если вы ищете довольно простую политику, в которой изложены основные правила.
- Использование Интернета, электронной почты и компьютеров : если вы хотите рассмотреть более сложную технологическую политику, этот документ Комиссии по трудовым ресурсам Техаса является хорошим примером.
- Социальные сети : в современном деловом мире необходима политика в отношении социальных сетей. Какая бы политика вы ни придерживались, она должна соответствовать руководящим принципам Национального совета по трудовым отношениям (NLRB) .
- Сотовые телефоны : этот образец политики в отношении мобильных телефонов / смартфонов предлагает руководство по использованию личных сотовых телефонов на рабочем месте, а также мобильных устройств, принадлежащих компании.
- Телекоммуникации : некоторые компании устанавливают телекоммуникационную политику отдельно от других политик, основанных на технологиях. Если это интересует вашу организацию, рассмотрите возможность пересмотра этой политики, используемой университетом в Калифорнии.
Ключевые преимущества письменных политик
Реализация письменных правил дает работодателям несколько преимуществ. Одним из основных преимуществ является то, что вы избегаете непоследовательности. Письменная политика дает менеджерам и руководителям четкие инструкции по работе с конкретными рабочими ситуациями. Если сотрудник хронически опаздывает, в политике прописаны последствия.
Конечно, наличие письменных политик и процедур — это только начало — надзорные органы фактически должны им следовать и обеспечивать их последовательное соблюдение. Когда менеджеры следуют письменной политике, вы можете избежать того, чтобы один менеджер уволил опоздавшего сотрудника, а другой менеджер только предупредил опоздавшего сотрудника, что может создать несправедливую или дискриминационную среду.
Изложение вашей политики в письменной форме позволяет сотрудникам точно знать, что им нужно делать, чтобы оставаться в хорошей репутации. Один из лучших способов использования справочника по политикам — это попросить новых сотрудников подписать заявление, подтверждающее, что они прочитали и согласны соблюдать правила, изложенные в справочнике. Если кто-то нарушит одну из политик, у вас есть доказательство того, что виновный сотрудник знал правила заранее и должен нести ответственность за свои действия.
Важность правовой проверки
Никогда не используйте образцы политик и процедур, которые вы найдете в Интернете как есть, поскольку любая политика, которую вы принимаете, должна отражать реальную практику вашей компании. Они также должны соответствовать всем применимым законам и постановлениям, и могут быть существенные различия в государственных и местных нормативных требованиях. Перед окончательной доработкой политик и процедур, независимо от того, являются ли они отдельными документами или объединены в руководство для сотрудников или руководство по процедурам, вам всегда следует проконсультироваться с лицензированным юристом, имеющим опыт работы в области трудового права.