Когда вы пишете деловое письмо, важно использовать правильный формат. Это так же важно, как и содержание самого письма. Просмотрите несколько наглядных примеров и откройте для себя несколько обязательных советов по написанию, которые подготовят вас к написанию правильно оформленных деловых писем, которые принесут результат.
Пример и рекомендации основного формата делового письма
В приведенном ниже формате делового письма показано, как следует оформить деловое письмо в блочном стиле, если вы печатаете его на обычном листе бумаги, а не на фирменном бланке. Пример с фирменным бланком будет позже в статье.
Макет делового письма
Как вы можете видеть из приведенного выше примера письма, существуют определенные правила оформления делового письма.
- Размер бумаги. Деловые письма следует печатать на стандартном листе бумаги размером 8 1/2 на 11 дюймов. Используйте высококачественную бумагу для профессионального внешнего вида.
- Поля — они должны начинаться на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. Левое, правое и нижнее поля должны составлять один дюйм.
- Обоснование — Деловые письма следует выравнивать по левому краю. Это означает, что каждый абзац должен начинаться с левого поля. Правые поля не будут ровными, так как перенос слов будет определять, когда слова должны быть перенесены на следующую строку, чтобы предотвратить выход за пределы поля.
Части делового письма
В приведенном выше примере письма также показаны различные элементы, которые следует включить в деловое письмо.
- Адрес отправителя. Если вы не используете фирменный бланк, первым делом на странице должны быть имя и адрес отправителя.
- Дата — дата должна следовать за пустой строкой под адресом отправителя. Выпишите месяц и используйте цифры для обозначения дня и года. Между днем и годом оставьте запятую.
- Адрес получателя — адрес получателя должен начинаться чуть ниже пустой строки, оставшейся после даты. После адреса оставьте еще одну пустую строку.
- Приветствие — далее следует приветствие. Как правило, лучше использовать почетный знак (мистер, мисс, М.) и фамилию человека, за которыми следует двоеточие.
- Тело — текст письма следует после пустой строки. Он должен быть разбит на абзацы с пустой строкой между абзацами. Оставьте пустую строку после последнего абзаца.
- Бесплатное закрытие — затем следует бесплатное закрытие, чтобы Как закончить деловые письма соответствующими заключениями . Используйте слово или фразу, например «С уважением» или «С уважением», после чего поставьте запятую. Затем введите свое имя и должность.
- Приложения. Если в конверте или упаковке с письмом будет что-то еще, отметьте это под вашим напечатанным именем. Оставьте пустую строку, а затем введите слово «Корпус», если есть только один элемент. Если элементов несколько, введите «Enclosures: #», заменив знак # на количество корпусов.
Формат делового письма с фирменным бланком
Если вы печатаете на фирменных бланках или добавляете фирменные бланки в текстовый документ перед печатью, ваше письмо должно напоминать изображение ниже.
Отличия от фирменных бланков
Немногое отличается, когда вы начинаете с фирменного бланка, а не с пустой страницы. На фирменных бланках логотип компании обычно находится вверху, а его адрес — в нижнем колонтитуле. Внутренний адрес должен начинаться в двух дюймах от верхнего края страницы. Не опускайте его на два дюйма ниже логотипа. В зависимости от размера логотипа адрес отправителя обычно начинается на дюйм или около того ниже логотипа.
Наконечник для фирменных бланков своими руками
Если вам нравится внешний вид фирменных бланков для деловых писем, но у вашей компании нет готовых фирменных бланков, вы можете создать свой собственный шаблон фирменного бланка.
- Просто откройте документ текстового редактора и вставьте логотип вверху страницы, обязательно по центру. Настройте документ так, чтобы логотип печатался только на странице 1, так как он не должен быть включен на последующих страницах с многостраничными буквами.
- Затем поместите название компании и почтовый адрес в нижний колонтитул. Вам решать, хотите ли вы, чтобы нижний колонтитул с адресом печатался на каждой странице или только на первой.
Советы по написанию деловых писем
Каждое деловое письмо индивидуально, но все они имеют одну общую черту. Деловые письма предназначены для профессионального общения. Помня об этом, всегда следуйте лучшим методам Базовый формат делового письма + советы и примеры по написанию . Кроме того, при написании писем примените следующие советы.
- Использовать блочный стиль. Хотя есть несколько альтернатив буквенному стилю, например, модифицированный блок и полублок, они не так широко используются и не признаются. Лучше всего придерживаться формата, который, скорее всего, будет признан кем-либо как правильный способ составить деловое письмо.
- Ближе к делу — деловое письмо не допускает болтливости. Переходите непосредственно к делу, чтобы получатель сразу понял основную цель письма.
- Будьте конкретны — включите конкретные подробности об информации, которой вы делитесь, или о своем запросе. Так читатель четко поймет, о чем вы говорите.
- Избегайте стандартных писем — не отправляйте стандартные письма и ожидайте положительного ответа. Даже если вы начинаете с базового Шаблоны деловых писем, которые отправляют профессиональное сообщение , настраивайте каждое письмо для получателя.
- Используйте соответствующий тон. Убедитесь, что деловые письма, которые вы пишете, имеют искренний и профессиональный тон. Они не должны быть излишне небрежными или легкомысленными, а также содержать сарказм.
- Проверьте точность — убедитесь, что все данные, такие как адрес, название компании, имя человека и написание, верны. Проверьте свою орфографию и грамматику. Как проверить свое собственное письмо и тщательно Вычитка или редактирование свое письмо на предмет ошибок.
Инструмент эффективного делового общения
Есть много видов деловых писем. Возможно, вам будет полезно просмотреть несколько конкретных примеров писем, таких как Бесплатные образцы коммерческих писем , Образцы деловых писем с извинениями с бесплатными шаблонами или Примеры писем с рекомендациями сотрудникам и бизнес-рекомендациями . Следуя соответствующему формату и внимательно обдумывая то, что вы говорите, прежде чем писать, вы можете создать безупречное Образцы профессиональных писем которое представит вас и вашу компанию в положительном свете.