Централизованные закупки выгодны для бизнеса; В одном примере проекта по управлению закупками компания смогла сократить количество денег, потраченных на закупки, на 15 процентов за 12-месячный период. Это значительная экономия за относительно короткий период времени.
Что такое управление закупками
Управление закупками — это процесс, с помощью которого корпорация приобретает товары и услуги у сторонней организации или бизнеса. Если процесс идет гладко, у сотрудников корпорации будут ресурсы, необходимые для выполнения своих обязанностей и завершения необходимых проектов.
Пример проекта управления закупками
Проект управления закупками включает в себя следующие процессы:
- Определение того, что приобретать, и сроки покупки
- Выявление потенциальных поставщиков / поставщиков услуг
- Получение котировок или предложений и выбор поставщика / поставщика услуг
- Управление отношениями с поставщиком / поставщиком услуг
- Закрытие контракта
Идентификация
Первое, что учитывает руководитель проекта по закупкам, — это потребности корпорации и наличие необходимых ресурсов внутри компании или их нужно покупать у стороннего поставщика, организации или подрядчика. Как штатных, так и внешних консультантов могут попросить внести свой вклад, чтобы определить, является ли более рентабельным аренда или покупка оборудования или других предметов.
Потенциальные поставщики / поставщики услуг
Как только руководитель проекта получит четкое представление о том, какой продукт или услугу необходимо приобрести, будет проведено исследование для составления списка потенциальных поставщиков и / или поставщиков услуг. Корпорации необходимо учитывать факторы планирования и стоимости при определении потенциальных поставщиков.
Получение котировок
Выбранным поставщикам / поставщикам услуг предлагается подать заявки, которые будут оцениваться или оцениваться в соответствии с набором критериев. Этот критерий может быть таким простым, как самая низкая закупочная цена, или включать ряд факторов, например:
- Понимание провайдером потребностей корпорации
- Самая низкая стоимость покупки и эксплуатации
- Технические навыки или знания
- Стиль управления (в случае организации)
После выбора поставщика / поставщика услуг будут согласованы условия контракта. Условия контракта могут включать пункты, охватывающие следующие вопросы:
- Обязанности каждой стороны
- Цена
- Условия финансирования
- Выставление счетов и документация, необходимая для запроса платежа
- Политика обращения с просьбами об изменении срока договора
Контракт является юридически обязательным документом и может быть подготовлен персоналом корпорации, юридическим отделом или сторонним юристом. Окончательный подписанный вариант контракта должен содержать все согласованные сторонами условия.
Управление отношениями с поставщиком / поставщиком услуг
Управление отношениями означает, что работа поставщика / поставщика услуг оценивается, чтобы гарантировать выполнение условий контракта. Если в одном проекте участвуют несколько поставщиков или поставщиков услуг, менеджеру проекта может потребоваться координировать доставку товаров и / или услуг, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта.
Если какой-либо элемент контракта не был выполнен удовлетворительным образом, поставщик / поставщик услуг должен быть уведомлен в письменной форме. Требование письменного сообщения такого типа, вероятно, будет включено в контракт.
Поставщик / поставщик услуг будет выставлять счета через определенные промежутки времени, указанные в контракте. Они будут отправлены в соответствующий отдел для оплаты.
Закрытие контракта
После выполнения обязательств по контракту будет проведен анализ процесса. Цель аудита закупок — определить, какие элементы процесса были успешными, а где возникли трудности, если таковые были. Документация должна быть подготовлена и собрана для включения в отчеты о проектах корпорации. Поставщику / поставщику услуг также будет сообщено в письменной форме, что обязательства по контракту выполнены.
Как вы можете видеть из этого примера проекта управления закупками, необходимо выполнить несколько шагов, чтобы процесс прошел гладко. Планирование является ключом к эффективному управлению закупками для корпораций.