Вам нужно написать запрос на платежное письмо? Хотя связываться с клиентами и просить их оплатить просроченные счета неприятно, это то, что время от времени, безусловно, приходится делать людям, которые владеют и управляют бизнесом. Чтобы использовать предоставленный здесь шаблон письма, просто щелкните изображение ниже. Документ откроется в виде файла PDF, который затем можно будет редактировать, сохранять и распечатывать по мере необходимости. Используйте это Руководство по Adobe Printables если вам нужна помощь в использовании этого документа.
Письмо-запрос на выплату суммы баланса
Используйте этот шаблон, если вам нужно написать письмо с запросом на выплату непогашенного остатка.
Письмо клиенту с просьбой о предоплате
Используйте этот шаблон в ситуации, когда клиент заключил с вами договор на предоставление продуктов или услуг, за которые требуется предоплата.
Письмо-запрос на выпуск платежа
Используйте этот образец письма в качестве отправной точки для запроса деблокирования платежа, который хранится на условном депонировании до завершения транзакции.
Советы по написанию письма с запросом на платеж
Хотя вам следует скорректировать информацию в шаблоне в соответствии с вашей ситуацией, важно использовать соответствующий тон и убедиться, что документ отформатирован профессионально.
Используйте подходящий тон
Отправляя письмо клиенту или покупателю с просьбой об оплате, важно как можно яснее изложить свою точку зрения, сохраняя при этом позитивный профессиональный тон. Не отправляйте первый или второй запрос настолько негативным, что клиент чувствует себя атакованным. Если тон слишком резкий, клиент может подумать, что нет смысла пытаться продолжать отношения с вашим бизнесом. Когда это произойдет, есть риск, что клиент решит не платить по счету, поскольку он или она не заботятся о сохранении отношений.
Использовать профессиональное форматирование
Используйте фирменный бланк компании и стандартный формат делового письма , если вы отправляете письмо с запросом на оплату по почте или факсу. В зависимости от процедур корреспонденции вашей компании, вы также можете отправить письмо по Как написать деловую электронную почту . Если это так, лучше включить письмо в тело сообщения электронной почты, а не как вложение. Нет необходимости создавать шаблон фирменного бланка для сообщения электронной почты, но вы должны закрыть сообщение подписью официального электронного письма вашей компании.
Последующие действия
Если вы отправляете письмо с запросом на оплату на просроченный счет и не получаете ответа от получателя в течение 30 дней, рассмотрите возможность дополнительного телефонного звонка. Как и в случае с письмом, уместно поддерживать позитивный тон. Попытайтесь напрямую поговорить с лицом, ответственным за оплату счета, и подтвердить получение письма. Если вы можете поговорить с ответственным лицом, предложите произвести Как принимать платежи по кредитным картам без торгового счета по телефону или через Интернет. Если нет, спросите, когда вы можете рассчитывать на получение платежа. Запишите дату и отправьте письмо о просрочке платежа .
Дополнительные действия для сбора
Если платеж не получен в соответствии с согласованным порядком, вам необходимо перевести учетную запись на следующий этап процедуры вашей компании по управлению просроченными счетами. Если счет остается неоплаченным в течение длительного периода времени, тон будущих писем о взыскании задолженности должен быть более жестким, и в конечном итоге при необходимости они будут переданы в агентство по сбору платежей. Хотя, безусловно, существуют обстоятельства, при которых необходимо принять меры по окончательному взысканию задолженности, не рекомендуется делать это до тех пор, пока вы не исчерпаете все возможные пути урегулирования несвоевременного платежа мирным путем. До тех пор, пока вы не будете действительно готовы отправить учетную запись в сборы или подать в суд, не упоминайте такие действия в переписке с запросами на оплату с людьми или компаниями, счета которых просрочены.