Вам нужно уметь писать деловое письмо? Главное, о чем вам нужно помнить, — это четко выражать свои идеи, быть профессиональными, краткими и вежливыми.
Как написать деловую электронную почту
То, что вы пишете в деловом письме, совсем не похоже на академическое письмо. Академическое письмо имеет формальный стиль, написанный от третьего лица. Деловое письмо более расслабленное и может быть написано с любой точки зрения.
Руководство по написанию делового электронного письма
Вот несколько вещей, которые следует помнить, когда вам нужно научиться писать деловое письмо :
- Используйте короткие и простые предложения из 25 слов или меньше. Ваша цель — общаться, а не производить впечатление длинными предложениями. Подумайте о том, что вы пытаетесь сказать, и используйте как можно меньше слов, чтобы донести идею.
- Используйте активный, а не пассивный голос, чтобы придать своему письму больше воздействия, силы и ясности. Примеры: Passive = «Видео должны смотреть все». Active = «Все должны посмотреть видео.» Активный голос использует меньше слов и более четкий. Активный голос использует слова действия, такие как: улучшено, решено, мотивировано, заявлено, изучено, организовано, разработано, решено, инициировано или обучено.
- В дополнение к использованию активного голоса, чтобы ваше письмо было сильным, вам нужно избегать определенных слов, которые ослабляют ваш тон. К этим словам относятся: вероятно, будет и может быть. Вы хотите быть решительным и прямым, а не расплывчатым.
- Деловые письма должны быть в первую очередь о делах, а не об идеях. Вместо того, чтобы говорить «Я думаю» или «Я верю», скажите «Я рекомендую». Это делает ваше письмо более динамичным.
Подсказки по электронной почте
Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, как написать деловое электронное письмо, давайте рассмотрим некоторые моменты, связанные с деловым общением по электронной почте, которые вам необходимо знать, чтобы написать успешное деловое письмо.
- Делайте электронные письма короткими. Никому не нужно длинное электронное письмо, поэтому вы должны быть краткими и по существу.
- Между абзацами ставьте пустую строку. Это проявление любезности с вашей стороны, потому что это облегчает чтение электронной почты.
- В теле письма не используйте аббревиатуры, например LOL, или смайлики. Тон вашего электронного письма должен быть нейтральным с гендерной точки зрения и не содержать оскорбительных замечаний или конфиденциальной информации.
- Не употребляйте «заглавные буквы», «высокий приоритет» и «уведомления о прочтении». Также избегайте таких слов, как «срочно» и «важно» в строке темы. Вы не хотите выглядеть агрессивным или надоедливым.
- Убедитесь, что вы выправили сообщение перед отправкой, и обратите внимание не только на ошибки, но и на то, правильно ли сформулированы ваши идеи.
- В электронном письме никогда не копируйте и не прикрепляйте сообщения без разрешения. Возможно, вы нарушаете законы об авторском праве. Также не рекомендуется отправлять длинные вложения без крайней необходимости.
- Когда вы делаете рассылку по электронной почте, используйте поле BCC. Возможно, все в вашем списке не хотят, чтобы все остальные знали их адрес электронной почты. Вы нарушите их конфиденциальность. Кроме того, если вы введете адрес каждого в поле TO, тогда все будут знать, что сообщение было отправлено большому количеству людей.
- Добавьте заявления об отказе от ответственности во внутренние и внешние сообщения. Это может защитить вашу компанию от ответственности.
- Наконец, никогда не пересылайте письма счастья, особенно о вирусах. Часто сами эти письма содержат вирусы.
Ответ на деловое письмо
Отвечая клиенту, убедитесь, что вы ответили на все его вопросы, а также постарайтесь предугадать и ответить на любые другие вопросы, которые могут у него возникнуть. Используйте «ответить всем» только при необходимости и убедитесь, что все получатели его видят. Никогда не отвечайте на спам, потому что это позволяет им узнать, что ваш адрес активен.