Проверка анкетных данных дает работодателям представление о типах юридических проблем, с которыми потенциальные соискатели могли столкнуться в прошлом, но существуют важные юридические последствия, связанные со сбором и использованием такого рода информации для принятия решений о приеме на работу . Узнайте обо всех соответствующих соображениях, прежде чем включать проверку биографических данных в процедуры найма в вашей компании, и проконсультируйтесь с юристом, чтобы убедиться, что ваша практика соответствует всем применимым законам штата и федеральным законам.
Юридические соображения
Предварительная проверка данных перед приемом на работу должна проводиться в соответствии с требованиями Закона о справедливой кредитной отчетности (FCRA), а также в соответствии с любыми законами штата, которые могут применяться к вашей компании. Также важно знать, что проведение проверок биографических данных перед приемом на работу может обеспечить правовую защиту от обвинений в небрежности при приеме на работу, но также может подвергнуть вас риску принятия или обвинения в принятии дискриминационных решений о приеме на работу.
Соответствие FCRA
Использование информации, полученной при проверке биографических данных или другом отчете потребителей, для принятия решений о найме должно осуществляться в соответствии с FCRA, соблюдение которого обеспечивается Федеральной торговой комиссией .
- Информируйте: вы должны сообщить соискателям, что информация о проверке биографических данных может быть собрана и проверена с целью принятия решений о приеме на работу. Рекомендуется включить этот язык в форму заявления о приеме на работу. Попросите вашего поверенного проверить его, чтобы убедиться, что он соответствует всем применимым законам штата и федеральным законам.
- Согласие: вы должны получить письменное согласие от заявителя, прежде чем составлять потребительский отчет в форме, соответствующей требованиям FCRA. Это еще один случай, когда ваш поверенный должен утвердить ваш документ перед использованием.
- Права: перед составлением отчета о проверке биографических данных вы должны предоставить кандидатам письменное изложение их прав в соответствии с FCRA. Если вы используете уведомление о раскрытии информации, которое было обновлено до января 2013 года, вам необходимо отредактировать свой документ, чтобы он соответствовал обновленным требованиям .
- Уведомление о предварительных нежелательных действиях: если в проверке биографических данных кандидата обнаруживается что-то, что исключает это лицо из найма, вы должны уведомить этого человека в письменной форме о своем намерении, дав ему разумное количество времени для просмотра информации, чтобы определить, правильно или нет. Вы можете просмотреть образец письма на OxfordDoc.com , хотя вам следует попросить своего поверенного утвердить ваше письмо.
- Уведомление о нежелательных действиях: после того, как было принято окончательное решение не нанимать кого-либо в результате информации, обнаруженной в ходе проверки биографических данных, вы должны предоставить письменное уведомление, которое включает:
-
Контактная информация агентства по работе с потребителями, предоставившего отчет - Заявление о том, что агентство не принимало решения о приеме на работу.
- Уведомление о праве лица оспорить точность и полноту отчета в потребительском агентстве и право получить копию отчета от агентства в течение 60 дней.
-
Защита при приеме на работу по неосторожности
Human Resources IQ определяет небрежный прием на работу как «иск к работодателю, основанный на посылке об обязанности работодателя не нанимать кандидата, который работодатель знал или должен был знать, что он неприемлем и может вести себя ненадлежащим образом по отношению к другим сотрудникам».
Например, если вы не проведете предварительную проверку биографических данных перед приемом на работу, вы можете по незнанию нанять кого-то, кто неоднократно судим за насильственные преступления. Если такой человек причиняет кому-либо вред в ходе выполнения своей работы, а пострадавшие лица или члены их семей решают подать в суд на вашу компанию, вы, вероятно, столкнетесь с необходимостью защиты от иска о небрежном найме.
Тот факт, что вы не знали о предыдущих судимостях, вряд ли будет эффективной защитой, потому что суды могут легко сказать, что вы должны были знать. Отказ от проведения проверки биографических данных перед приемом на работу вполне может рассматриваться как халатная практика, поскольку такие проверки легко и недорого проводить.
Дискриминационный риск найма
Хотя использование информации, полученной при проверке биографических данных, для принятия решений о приеме на работу может помочь защитить работодателей от обвинений в небрежном приеме на работу, важно обеспечить, чтобы способ, которым эта информация используется для принятия решений, не приводил к потенциально дискриминационной практике приема на работу. Работодатели, которые проводят политику исключения соискателей на основании всех или большинства убеждений, могут принимать решения о приеме на работу, которые приводят к дискриминации, даже если ко всем соискателям применяются одни и те же стандарты.
В апреле 2012 года Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) выпустила руководство для работодателей в отчете, в котором говорится: «Национальные данные подтверждают вывод о том, что исключения из судимости имеют разное влияние в зависимости от расы и национального происхождения». Хотя руководство EEOC не запрещает использование проверки биографических данных, оно указывает на то, что работодатели должны использовать такую информацию только в той мере, в которой она связана с работой, на которую претендует человек, и с необходимостью для бизнеса. Руководящий документ предписывает работодателям учитывать «по крайней мере характер преступления, затраченное время и характер работы» и использовать политику, которая «предоставляет возможность индивидуальной оценки для тех людей, которые определены на экране».
Это означает, что любая компания, которая использует предварительную проверку в качестве точки исключения, должна рассматривать каждую ситуацию в индивидуальном порядке, чтобы соответствовать федеральному закону. Будьте готовы отстаивать свои причины отказа нанять кого-либо из-за судимости, связанной с конкретной работой или необходимостью для ведения вашего бизнеса. Вам также следует узнать в Департаменте труда вашего штата, существуют ли ограничения на использование такой информации для конкретного штата.
Выбор поставщика проверки фона
Важно использовать авторитетного поставщика проверки биографических данных, который извлекает информацию из агентств по работе с потребителями специально для целей трудоустройства (в отличие от общедоступных поисковых запросов, которые по закону не могут использоваться для целей трудоустройства) и который может предоставить вам рекомендации относительно соответствия требованиям FCRA.
Существуют тысячи фирм по проверке биографических данных, которые могут удовлетворить потребности работодателей. Хорошей отправной точкой для поиска уважаемых фирм является список членов Национальной ассоциации профессиональных проверяющих . Каталог позволит вам просмотреть список всех фирм-членов или найти поставщиков в вашем районе.
Убедитесь, что выбранная вами компания:
- Соответствует FCRA
- Предлагает не только общий национальный поиск (например, варианты поиска по всему штату, округу или муниципалитету)
- Обеспечивает индивидуальное обслуживание клиентов
- Обсудим с вами вопросы соответствия
- Предоставит образцы документов о соответствии или просмотрит и предоставит отзывы о документах, которые вы создаете.
Помните, что, как и в любом другом деле, вы получаете то, за что платите. Качественные предварительные просмотры обычно стоят от 20 до 50 долларов на человека, в зависимости от уровня сложности. Поиски с меньшими затратами могут оказаться недостаточными для трудоустройства.
Типы информации
Как работодатель, вам необходимо заключить формальное соглашение с выбранной вами компанией, в котором будет полностью раскрыто то, как вы планируете использовать полученную вами информацию о потребителях. Вам нужно будет решить, какую информацию вы хотите получить о каждом заявителе, и вы должны будете принимать решения о найме на основе полученной информации.
В отчетах для потребителей доступна разнообразная информация, в том числе:
- Криминальный анамнез: обратите внимание, что при принятии решения о приеме на работу могут учитываться только обвинительные приговоры, а не аресты , и будьте уверены, что вы готовы защищать решения о приеме на работу в свете руководства EEOC 2012, о котором говорилось выше.
- Кредитная история: обратите внимание, что работодателям запрещено использовать кредитную историю для принятия решений о приеме на работу, если она действительно не имеет отношения к работе, на которую рассматривается данное лицо.
- История компенсаций работника: хотя можно получить информацию о предыдущих заявках на компенсацию работника, работодателям не рекомендуется это делать. Незаконно получать какую-либо медицинскую информацию о соискателях до того, как будет сделано предложение о приеме на работу, и даже получение справки о сотрудниках, даже после предложения, создает проблемы с соблюдением Закона об американцах с ограниченными возможностями.
- Подтверждение занятости: эта информация может помочь вам определить, правдиво ли заявители сообщили о своей истории работы при подаче заявления.
- Подтверждение образования: это может помочь определить, правдиво ли указано в заявлении данные об академическом образовании.
- История места жительства: это может помочь вам проверить, сообщили ли заявители все штаты и округа своего предыдущего проживания при подаче заявления.
Принятие решений о приеме на работу
Проверка биографических данных перед приемом на работу является стандартной частью процесса приема на работу во многих организациях, но это не то, что вам следует начинать делать, не задумываясь о юридических последствиях. Ключевым моментом является принятие обоснованных решений, основанных на должностных требованиях и деловых потребностях, с учетом рекомендаций EEOC по принятию индивидуальных решений. Проконсультируйтесь с юристом, обладающим специальными знаниями в области трудового права, прежде чем принимать окончательное решение о том, как лучше всего использовать проверку биографических данных при приеме на работу в вашей компании.