При разработке плана обеспечения непрерывности важное значение имеют важные документы. Составьте список основных записей, которые необходимо защитить, чтобы ваша компания продолжала функционировать после наихудшего сценария, и примите меры, чтобы гарантировать их защиту, что бы ни случилось.
Примеры важных документов
Не у всех предприятий будут одни и те же важные документы. Просмотрите приведенный ниже список, чтобы определить, какие из них применимы в вашей ситуации и действительно важны, и составьте контрольный список для собственных целей планирования. Прежде чем завершить свой контрольный список, подумайте, есть ли другие записи, не перечисленные здесь, необходимые для скорейшего восстановления нормальной работы вашего бизнеса после стихийного бедствия или другого катастрофического события.
Оформление документов, которые могут иметь решающее значение для планирования непрерывности деятельности организации, включают:
- Банковские отчеты
- Бизнес-лицензия
- Бизнес-план
- Контактная информация для ключевого персонала
- Контактная информация основных поставщиков
- Корпоративный устав
- Данные управления взаимоотношениями с клиентами
- План стихийных бедствий
- Записи сотрудников
- Аренда здания
- Текущие контракты
- Оформление аренды оборудования
- Страховые полисы
- Юридические записи
- Записи о заработной плате
- Акты собственности
- Квитанции с продаж
- Сервисные контракты
- Лицензии на программное обеспечение и ключи продуктов
- Информация о регистрации автомобиля
- Налоговая декларация
- Другие документы, относящиеся к деятельности вашего бизнеса
Защита важных документов от сбоев
После того, как вы определили, какие документы являются критически важными для вашей организации, вам нужно будет предпринять шаги, чтобы убедиться, что они защищены. Лучший способ достичь этой цели — хранить несколько копий этих документов в разных местах как в бумажной, так и в электронной форме, чтобы обеспечить доступ независимо от того, что происходит.
Рассмотрите возможности, если вы не будете хранить несколько копий важных документов. Если в вашем офисе находятся единственные бумажные или электронные копии важных документов, их может уничтожить пожар или они могут быть украдены во время ограбления. Если они находятся за пределами вашего района, ураган, торнадо наводнения или другое событие могут уничтожить их. Если они хранятся только на сервере за пределами площадки, авария в районе, где расположен центр хранения данных, может привести к полной потере.
Варианты хранения важных документов включают:
- Отсканированные электронные копии основных документов
- Ежедневное резервное копирование бизнес-компьютеров
- Внешнее нелокальное серверное хранилище
- Внешнее хранение серверных резервных копий
- Хранение данных облачных вычислений
- Резервные копии ноутбуков, которые остаются у назначенного персонала
- Множественные распечатанные копии ключевых документов, хранящихся в разных местах
- Огнестойкий сейф
- Банковский сейф
Создайте систему обновления и поддержки важных документов
Защита ключевых документов — это непрерывный процесс. В конце концов, многие документы, которые вам нужно хранить, регулярно меняются. Информация о страховании бизнеса меняется не реже одного раза в год, новые договоры аренды вступают в силу каждые несколько лет, а данные о сотрудниках и заработной плате меняются каждую неделю. Очень важно включать процедуры для постоянного поддержания точной информации о резервном копировании критически важных документов.
Тщательный план обеспечения непрерывности включает систему регулярного обновления документации резервного копирования и четко определяет, кто отвечает за каждый тип необходимого обновления. План должен включать график обновления важнейших документов, политик и процедур для выполнения работы, а также систему сдержек и противовесов для обеспечения правильного и своевременного выполнения работы.