Офисные менеджеры носят много головных уборов на рабочем месте. Они не только должны обеспечивать бесперебойную работу офиса, но также должны быть в курсе предстоящих событий и успешно выполнять любые дополнительные порученные задачи. Хотя это может показаться сложной задачей, есть несколько небольших действий, которые вы можете предпринять, чтобы отточить свои навыки и преуспеть в этой должности.
Приобретите свою отрасль
Вы можете получить должность офис-менеджера, не зная ничего об отрасли, в которой работаете, но это необходимо изменить, если вы хотите добиться успеха на работе. Чтобы расширить свои познания в отрасли:
- Подпишитесь на печатные и цифровые отраслевые публикации, чтобы изучать жаргон и быть в курсе основных отраслевых событий.
- Посещайте местные и национальные конференции (если возможно).
- Посещайте сетевые мероприятия, чтобы познакомиться с ключевыми игроками отрасли.
Всегда оставайся профессионалом
Как офис-менеджер, вы должны задавать тон офисному пространству. Если вы постоянно сплетничаете о кулерах, приходите каждый день очень поздно, недостаточно работоспособны или регулярно звоните после продленных выходных, скорее всего, вас не будут воспринимать в положительном свете. Кроме того, всегда есть риск, что ваше негативное поведение отразится на других.
- Одевайтесь в деловой костюм, соответствующий вашей отрасли, и поддерживайте ухоженный вид.
- Приходите вовремя и делайте перерывы соответствующей продолжительности.
- Поддерживайте дружелюбный, но авторитетный тон в общении в офисе.
- Соблюдайте все правила офиса, чтобы подавать пример другим.
- Не участвуйте в офисных сплетнях.
- Сохраняйте позитивное отношение к своему рабочему месту и выполняемой работе.
Будьте организованы
Для успешного управления офисом важна его организованность, поскольку практически все сотрудники ждут, что вы укажете им правильное направление в случае возникновения административных проблем. «Ваши организаторские способности будут иметь решающее значение для своевременного выполнения задач и обеспечения бесперебойной работы каждого дня», — отмечает Houston Chronicle .
- Создайте список задач, чтобы понять, что нужно сделать, и соответственно расставить приоритеты.
- Рассмотрите возможность использования электронных ресурсов, таких как Evernote , Google Calendar и Trello, чтобы держать вас в курсе. Эти инструменты доступны как на вашем компьютере, так и на смартфоне и содержат учебные пособия, а также массу полезных идей и ресурсов, которые помогут вашему дню пройти гладко.
Изучите описания вакансий
Как офис-менеджеру вам необходимо рабочее знание должностных инструкций каждого сотрудника, особенно тех, которые являются вашими непосредственными подчиненными. Ознакомьтесь с должностными инструкциями каждого сотрудника, а также с навыками, необходимыми для выполнения работы. Во многих случаях вам нужно будет изучить работу людей, работающих на вас. Если вам не хватает навыков для какой-либо из этих должностей, поговорите со своим работодателем об обучении для каждой должности, чтобы вы могли надлежащим образом управлять своим персоналом.
Улучшение навыков аудирования и общения
Неотъемлемая часть вашей работы — слушать других, чтобы помочь им решить их проблемы. Как только вы поймете, что они ищут, вы также должны иметь возможность эффективно передавать дополнительные инструкции или давать рекомендации по мере необходимости.
- Спросите о внутреннем обучении устному и письменному общению.
- Toastmasters — еще один жизнеспособный вариант, поскольку он поможет улучшить ваши навыки презентации в случае, если вам придется провести семинар с членами руководства или сотрудниками.
- Вы также можете посетить Study.com, чтобы найти каталог программ обучения офисному менеджменту.
- Подумайте о записи на онлайн-курс повышения квалификации, чтобы улучшить свои навыки работы с электронной почтой. Это особенно важно, если вы будете общаться с известными клиентами и руководителями компаний. «Электронное письмо, полное слов с ошибками или опечаток, может создать у клиента впечатление, что вы небрежны, а поспешное гневное сообщение может поставить под угрозу отношения, на построение которых потребовались годы», — считает AllBusiness .
Минимизируйте конфликты на рабочем месте
Офис-менеджеры обычно первыми узнают о конфликтах сотрудников, которые могут назревать на рабочем месте. Если возможно, незамедлительно доведите проблемы до высшего руководства, чтобы они могли должным образом разжечь ситуацию, прежде чем она выйдет из-под контроля. Самое главное, оставайтесь нейтральными и избегайте обсуждения ситуации с конфликтующими сторонами, чтобы предотвратить дальнейший конфликт. Это продемонстрирует, что вы профессионал, стремящийся помочь создать максимально позитивную рабочую среду.
Чтобы отточить свои навыки разрешения конфликтов, запишитесь на курс обучения развитию лидерских качеств, чтобы получить знания о том, как справляться с различными сложными сценариями, с которыми вы можете столкнуться на рабочем месте. Кроме того, попросите других членов руководства порекомендовать лучшие учебники по лидерству, доступные на рынке.
Узнайте больше об учетных записях клиентов
Если вы в первую очередь обращаетесь к текущим клиентам, руководство может рассчитывать, что вы немного поймете их бизнес и что он влечет за собой, чтобы вы могли правильно направлять их звонки. Вы можете сделать это, получив базовое представление об операционных системах и регулярно просматривая счета. Некоторые офис-менеджеры также выступают в роли бухгалтеров, поэтому неплохо пройти обучение или сертификацию по системе, которая в настоящее время используется в вашем офисе.
Узнайте, как управлять программным обеспечением
Также неплохо пройти базовое обучение работе с программным обеспечением, используемым различными отделами. Они могут включать:
- Бухгалтерский учет (как указано выше)
- Человеческие ресурсы
- Начисление заработной платы
- Маркетинг
- Перевозки
Вы никогда не знаете, когда кто-то неожиданно откажется от своей должности или уйдет в отставку, и, если другие не пройдут перекрестную подготовку, скорее всего, вам придется подбирать куски.
- Поговорите с руководством и попросите записаться на внутреннее обучение, которое проходят сотрудники начального уровня.
- Подумайте о прохождении курсов повышения квалификации в общественном колледже, чтобы повысить свой уровень владения программным обеспечением, если внутреннее обучение недоступно. Ваш работодатель может пожелать возместить вам это.
Запишитесь на курсы менеджмента
Чтобы получить должность офис-менеджера, не обязательно иметь степень в области управления бизнесом. Тем не менее, вы можете получить большую пользу от прохождения нескольких курсов для высшего руководства. Даже если вы не управляете конкретными сотрудниками, приобретенные навыки могут потребоваться в вашей повседневной роли офис-менеджера. Вы также узнаете, как управлять группами, устанавливать сроки, достигать целей и более эффективно общаться, и это лишь некоторые из них.
Научитесь многозадачности
Этот навык придет с опытом, но не помешает взять класс по тайм-менеджменту, чтобы узнать, как наилучшим образом использовать рабочий день, поскольку есть вероятность, что вы будете жонглировать многими неотложными делами одновременно. Вы также должны научиться быть профессиональным в своей работе, постоянно работая продуктивно. Udemy предлагает множество доступных онлайн-курсов по повышению производительности, которые помогут вам начать работу.
Важное замечание
Как офис-менеджер, вы должны быть непредвзятыми и стремиться к постоянному совершенствованию. Реализуя эти предложения, вы будете на пути к успеху в качестве офис-менеджера на многие годы вперед.