Управление командой проекта может быть сложным и полезным. Руководители проектных групп несут ответственность за надзор за конкретными проектами, хотя обычно они не контролируют напрямую всех (или даже некоторых) лиц, назначенных для работы над этими проектами.
Восемь передовых методов управления проектной командой
Следующие передовые практики помогут вам эффективно управлять проектами.
1. Создайте Устав проекта.
Важно четко определить проект с самого начала, чтобы все члены команды были на одной и той же странице, касающейся его масштабов и границ. Это можно сделать с помощью устава проекта, который иногда называют документом с определением проекта. Согласно TechRepublic , этот тип документа должен быть ключевым «продуктом», создаваемым коллективными усилиями. Они рекомендуют включать такие детали, как:
- Обзор проекта
- Цели проекта
- Объем проекта
- Риски
- Предположения
- Процедурный подход
- Роли в организации (какие функции представлены в команде проекта)
2. Определите конечные результаты
Каждый проект включает в себя результаты, которые, согласно Investopedia , можно определить как «поддающиеся количественной оценке товары или услуги, которые будут предоставлены по завершении проекта». Например, если ваша команда разрабатывает программу обучения, результаты могут включать в себя презентацию в PowerPoint, руководство для инструктора, раздаточные материалы для студентов, викторину, ключ ответа для викторины, сертификат об окончании и т. Д.
Лидер проекта должен работать с членами команды, чтобы определить и задокументировать все результаты, необходимые в рамках проекта, и получить одобрение заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что команда находится на правильном пути. ProjectSmart.co.uk указывает, что документация для результатов проекта должна содержать «достаточно деталей, чтобы кто-то другой мог их правильно и эффективно подготовить».
3. Установите четкие и реалистичные ожидания
Для менеджеров проектов очень важно установить четкие и реалистичные ожидания с членами проектной группы, а также с другими заинтересованными сторонами в начале проекта. Это может включать ожидания в отношении общения, участия, ответственности за определенные аспекты проекта, доступные ресурсы, соблюдение сроков и многое другое.
Лидерам также необходимо следить за тем, чтобы команда не упускала из виду то, что от них ожидается в ходе реализации проекта. Как отмечает ProjectTimes.com , менеджеры проектов должны не только устанавливать ожидания, но и «держать ожидания актуальными в умах всех заинтересованных сторон, чтобы они не упускали из виду конечный продукт во время жизненного цикла проекта».
4. Установите ориентиры и вехи
Многие проекты имеют большой объем и требуют много времени, а это означает, что от начала проекта до его завершения может пройти много времени. Эффективные менеджеры проектов понимают важность установления вех и ориентиров, которые можно отслеживать, анализировать и отмечать в процессе.
- Как указано на сайте CIO.com , этапы и контрольные показатели обеспечивают ключевой способ выявления проблем, которые необходимо решить на раннем этапе процесса, вместо того, чтобы обнаруживать, что что-то не работает после того, как уже вложено много времени и средств.
- Достижение ключевых этапов и ориентиров также может дать команде чувство выполненного долга и гордости. Празднование этих успехов на пути к завершению проекта может помочь сохранить мотивацию и заинтересованность членов команды.
5. Налаживайте отношения в команде
Когда вы возглавляете команду проекта, вы, вероятно, будете работать с заинтересованными сторонами из всей организации, которые были собраны вместе для определенной цели. Они не всегда являются членами одной команды, и, вероятно, у них есть руководитель, который не является вами. Однако для них так же важно стать сплоченной командой, как и для людей, которые изо дня в день работают бок о бок в одном отделе.
Как руководитель команды, вы должны установить взаимопонимание с командой. Как указано на сайте Villanova.edu , успешные менеджеры проектов осознают свою ответственность за «развитие позитивных отношений и открытое общение со всеми, кто вносит свой вклад в проект». Для этого необходимо проявлять соответствующее лидерское поведение , а также использовать ключевые стратегии построения команды .
6. Избегайте микроменеджмента
Хотя вам нужно быть в курсе того, как продвигается проект, важно избегать микроменеджмента вашей команды. Согласно RationalPlan.com , микроменеджмент включает в себя «надзор за каждой задачей …, а не делегирование задач и, в конечном итоге, недоверие к членам команды и их компетенциям».
Микроменеджмент может быть контрпродуктивным и расстраивать членов команды, особенно тех, кто продемонстрировал, что у них есть навыки и опыт, позволяющие выполнять работу без излишнего надзора. CIO.com рекомендует, чтобы менеджеры проектов проводили регулярные встречи с членами продуктовой группы, но не забывайте «давать им передышку для работы, не чувствуя себя управляемой на микроуровне».
7. Быстрое решение проблем
Проблемы той или иной степени обязательно возникнут в ходе проекта. Как отмечает TechRepublic, важно «решать проблемы как можно быстрее». Это та область, в которой руководителю проекта важно взять на себя инициативу. Какие бы проблемы ни возникали, менеджер проекта должен старательно прорабатывать их как можно быстрее, чтобы они не стали препятствием для команды, способной добиться прогресса в проекте. Это справедливо как для проблем, связанных с командным конфликтом, так и для проблем, связанных с оборудованием, поставщиками или другими проблемами, специфичными для самой работы.
8. Будьте гибкими.
Планирование и управление рисками могут быть важными аспектами управления проектами, но быть слишком структурированным и жестким может быть проблематичным в быстро меняющейся деловой среде. Sloan Обзор управления MIT показывает , что сложные проекты в условиях быстро меняющейся бизнес — среде требует гибкости, указывая на то , что руководители проектов могут извлечь выгоду из объединения «традиционный и„живой“методы , чтобы дать им больше гибкости — и лучшие результаты.» ProjectSmart также рекомендует применять гибкий подход, указывая на то, что «формальная документация и процессы, задействованные в традиционном управлении проектами, могут вас утяжелить». Гибкое управление проектами основано на принятии мер, направленных на то, чтобы команда могла быстро адаптироваться к изменениям по мере их возникновения.
Успех команды проекта
Хотя эти восемь передовых практик не представляют все необходимое для успешного управления командой проекта, следование им обеспечит прочную основу для успеха. Время, которое вы потратите на создание основы для успеха команды, поможет убедиться, что результаты проекта будут эффективными, а путешествие будет гладким и полезным для всех, кто участвует на этом пути.