Управление данными о продукте (PDM) относится к методу, с помощью которого программное обеспечение безопасно управляет организационными данными и информацией о процессах. Чаще всего организация будет использовать центральную систему управления информацией для загрузки, организации, совместного использования и предоставления доступа к данным по мере их создания членами организации. Управление этими данными — основная обязанность менеджера по продукту или команды PDM, чаще всего связанной с подразделением информационных технологий компании. Однако может быть несколько утвержденных пользователей, связанных с PDM по всей организационной структуре.
Системы PDM
Система PDM должна будет сделать следующее:
- Управляйте владельцами файлов
- Управляйте версиями файлов во время ревизий
- Проверять файлы и уходить
- Управляйте выпуском обновлений
Типы данных
Данные, которые включаются в систему управления данными о продуктах, связаны с типом отрасли, используемыми или созданными продуктами, а также информацией, созданной для деловых целей. Данные могут иметь несколько форм.
Деловые документы
Деловые документы включают записи клиентов или сотрудников, такие как:
- Имена
- Даты рождения
- Адреса
- Номера социального страхования
- Идентификационные номера налогоплательщика продавца
- Ценовая структура
- Информация о выставлении счетов или заработной плате
- Детали работы, поскольку они связаны с информационным продуктом, таким как система управления записями сотрудников или система управления клиентами.
Файлы и документация проекта
В технической или программной компании данные о продукте могут включать файлы и записи всех форматов, такие как спецификации продукта, проектные документы, компьютерные коды и записи бизнес-анализа.
Финансовые записи
Все компании генерируют финансовую информацию на протяжении всего жизненного цикла продукта. Примеры данных, контролируемых и защищаемых PDM, могут включать (но не ограничиваются ими):
- Налоговые формы
- Идентификационные номера государственных и федеральных налоговых органов
- Графики и условия выставления счетов
- Сборы по процентам и подоходному налогу
- Счета и выписки
Использование информации PDM
В любой настройке может быть несколько пользователей, которые будут обращаться к данным в PDM и манипулировать ими. Как правило, существует несколько уровней административных функций, которые защищают данные в соответствии с утвержденным уровнем использования.
Центральный файловый администратор
Это ведущее лицо, отвечающее за администрирование всех проектов, относящихся к одному подразделению организации, с правами субадминистратора, установленными для руководителей проектных групп. Это контролирует доступ к данным проекта и предотвращает путаницу между функциональными группами.
Пользователи технической группы
Многие пользователи попадают в эту категорию, в том числе:
- Директора по продукту
- Должностная инструкция руководителя проекта
- Менеджеры по дизайну
- Инженеры-программисты
- Контент менеджеры
- Специалисты по продажам
- Руководители дивизионов
- Тестеры обеспечения качества
- Члены команды
Администраторы могут назначить доступ для всех, кому требуется доступ к определенным наборам данных для выполнения бизнес-задач.
Клиенты
В некоторых случаях компании могут предоставлять клиентам доступ к функциям обмена файлами для их индивидуальных проектов. В основном это делается для того, чтобы обеспечить общение и сотрудничество при каждой возможности проекта.
Преимущества
Установка PDM может позволить компании создавать, управлять и выполнять неограниченное количество автоматизированных рабочих процессов, специфичных для проектов, которые находятся в процессе. Это особенно полезно в гибкой среде проекта, где происходят постоянные изменения и обновления. PDM поддерживает лучшие практики планирования изменений и выполнения определенных шагов. Это также может гарантировать, что общение происходит на всех уровнях команды, как внутри, так и за ее пределами.
Методы PDM позволяют компаниям:
- Максимизируйте продуктивность и ресурсы членов команды на протяжении всего жизненного цикла продукта
- Обеспечьте строгое соблюдение государственных постановлений и требований бизнеса
- Обеспечьте быстрый доступ к актуальной информации для принятия верных решений
- Предотвращение дорогостоящих ошибок и задержек разработки за счет привлечения к ответственности нескольких пользователей
Выполнение
Если организации требуется PDM и ее нужно настроить, это относительно просто сделать.
- Руководители проекта должны определить тип PDM, необходимый для достижения целей текущих и будущих проектов.
- Они также должны понимать любые потенциальные ограничения, которые могут присутствовать в любой из оцениваемых систем PDM.
- Поскольку многие члены рабочей группы будут использовать PDM, компании должны приобретать и назначать несколько пользовательских лицензий, а система должна быть безопасной.
- Небольшой бизнес с ограниченным бюджетом может выбрать облачный PDM, который обрабатывается через безопасный процесс входа и размещается на сервере другой компании.
- Более крупная компания, располагающая большими ресурсами, может выбрать приобретение продукта PDM, настроенного и размещенного в собственной внутренней серверной сети компании.
Стоит усилий
Внедрение PDM требует времени и потребует некоторого обучения и корректировок со стороны других методов управления проектами. Помните, что основными целями PDM являются защита данных, управление версиями и центральное место для повышения эффективности проекта.