Если вы отвечаете за собрания персонала своей компании и затрудняетесь мотивировать людей на их посещение, вам могут помочь следующие творческие способы привлечь людей на деловые встречи.
Отношение к деловым встречам
Во-первых, это помогает понять отношение людей к деловым встречам. Неудивительно, что большинство людей не ждут деловых встреч. Фактически, многие профессионалы на самом деле боятся посещать собрания персонала, рассматривая их как нечто, что нужно пережить, а не как полезные мероприятия. Некоторые люди считают, что собрания тратят время на собрания и мешают продуктивно работать.
Почему людям не нравятся деловые встречи?
Люди склонны отрицательно относиться к деловым встречам по разным причинам. Чаще всего из-за того, что они считают, что их время лучше потратить на что-то продуктивное.
Сотрудникам, которым не нравятся собрания, обычно приходилось посещать несколько собраний, что на самом деле было пустой тратой их времени. Часто менеджеры созывают собрания, не обдумывая, кому действительно нужно прийти заранее. Это часто приводит к тому, что сотрудникам приказывают присутствовать на собраниях, в которых они не участвуют.
Кроме того, встречи нередко занимают гораздо больше времени, чем необходимо. Это часто случается, когда организаторы встреч не готовят повестку дня заранее. Без повестки дня собрания, как правило, не будут сфокусированы, а участники плохо подготовлены к обсуждаемым темам.
Практические способы уберечь людей от боязни встреч
Следующие способы привлечь людей на деловые встречи практичны и функциональны:
Своевременные встречи
Сделайте точку начала встреч в назначенное время. Помимо определения времени начала ваших встреч, опубликуйте также время окончания. Несмотря ни на что, остановите встречу, когда она должна закончиться. Если есть незавершенные дела, назначьте еще одну встречу, чтобы разобраться с этим.
Опубликовать повестку дня
Когда вы созываете собрание, напишите и опубликуйте повестку собрания. В идеале вы должны включить повестку дня в ту же памятку или электронное письмо, которое вы используете для приглашения участников на собрание. Когда вы делитесь повесткой дня с участниками с самого начала, они с большей вероятностью поймут, почему их присутствие необходимо на собрании. С опубликованной повесткой дня участники также смогут подготовиться заранее, что может сделать фактическое мероприятие гладким и быстрым.
Придерживайтесь повестки дня
Публикуемая вами повестка дня должна фактически совпадать с повесткой дня собрания. Если один или несколько участников попытаются сбиться с пути, попросите их внести свои темы в повестку дня следующего собрания. Те, кто боится встреч, выходящих за рамки темы, оценят тот факт, что повестка дня действительно что-то значит, и вы сможете сохранить контроль над мероприятием.
Последствия непосещения
Если у вас есть сотрудники, которые предпочитают не посещать деловые встречи, на которых они должны присутствовать, важно положить конец такому поведению. Если одному сотруднику разрешено пропустить обязательные собрания, другие сотрудники последуют его примеру, если несоблюдение политики не приведет к каким-либо последствиям.
Важно внедрить и последовательно применять дисциплинарные процедуры за проблемное поведение сотрудников. Это может предотвратить усугубление проблем с посещаемостью в будущем и укрепит ожидания в отношении поведения сотрудников для всех сотрудников.
Творческие способы привлечь людей на деловые встречи
Своевременный рисунок
Разрешите всем, кто пришел на встречу вовремя, положить свою визитку в аквариум или другую емкость. Возьмите одну из карт и вручите победителю денежный приз . Если вы проводите этот тип розыгрыша в начале каждой встречи, люди не только будут с нетерпением ждать встречи, но и придут на нее вовремя или даже раньше. Сумма приза не имеет значения. Это может быть 10 или 100 долларов или любая промежуточная сумма. Независимо от того, насколько большой или маленький номинал, победитель будет в восторге. Важно то, что вы не позволяете никому, кто приходит поздно, добавлять свое имя к рисунку. Цель соревнований этого типа — наградить тех, кто приедет вовремя.
Накормите участников встречи
Еда может быть мощным мотиватором на рабочем месте. Если ваш бюджет позволяет, рекомендуется периодически планировать собрания персонала во время обедов и обедать для ваших сотрудников. Это может быть отличным способом уберечь ваших сотрудников от периодических встреч. Совместное питание с коллегами на самом деле может быть полезным занятием для построения команды.
Выбор способов привлечь людей на встречи
Обдумывая, что вы можете сделать, чтобы побудить сотрудников вашей организации посещать деловые встречи, остановитесь и подумайте о том, как встречи проходят на вашем рабочем месте.
Возможно, вы даже захотите спросить сотрудников, как сделать встречи более полезными для них. Дайте сотрудникам возможность анонимно высказывать мнение о том, что, по их мнению, могло бы сделать деловые встречи вашей компании более эффективными. Каждый офис индивидуален, и важно решать проблемы, характерные для вашей компании и сотрудников.