Создание расписания сотрудников и управление им — важная задача управления, которая может занять много времени и быть сложной, но это не обязательно. Независимо от того, планируете ли вы почасово, не освобожденных сотрудников или освобожденных профессиональных должностей, есть способы улучшить процесс. Следуйте этим полезным советам, чтобы упростить планирование персонала в вашей организации.
Используйте решение для планирования на основе технологий
Хотя по-прежнему можно составлять расписания сотрудников с помощью бумаги и карандаша, это, безусловно, не самая эффективная или действенная стратегия. Вместо этого выберите программный продукт, разработанный специально для планирования рабочей силы. Доступен ряд выдающихся приложений для составления расписания и смены , включая автономные программы (например, When I Work ) и модули, предназначенные для интеграции с решениями крупномасштабных информационных систем управления персоналом (HRIS), такими как Kronos Workforce .
Эти типы приложений планирования позволяют менеджерам создавать оптимизированные расписания и легко вносить изменения, а также есть встроенные средства защиты для предотвращения многих типов человеческих ошибок. Например, приложение для составления расписания не позволяет менеджеру назначать одного и того же человека для перекрывающихся смен, хотя такая ошибка может произойти при составлении расписания на бумаге. Сотрудники могут легко получить доступ к своим расписаниям с любого устройства с подключением к Интернету через интуитивно понятный интерфейс или приложение, при этом изменения отображаются в режиме реального времени. Таким образом, менеджерам не придется иметь дело с сотрудниками, которые говорят, что не могут найти свое расписание или что у них только устаревшая версия.
Создавайте и распространяйте расписания заранее
Ваши сотрудники будут признательны, если вы составите и распределяете график работы по крайней мере за неделю (желательно за две недели или дольше) заранее, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты, чтобы сообщить им, в какие часы они будут работать. Это особенно важно для компаний, в которых рабочие дни, время и количество часов могут значительно различаться для членов команды, хотя любая компания может получить выгоду от того, чтобы расписания сотрудников составлялись заранее.
Как указано в American Express OPEN Fourm для малого бизнеса, это может помочь вам «сделать ваших сотрудников более счастливыми, поскольку они могут соответствующим образом планировать свою жизнь, что может означать меньшую текучесть кадров». В конце концов, люди должны иметь некоторое представление о том, когда они должны будут работать и какой доход они планируют получать, чтобы управлять своей жизнью и бюджетом. Они с большей вероятностью найдут свою работу удовлетворительной и решат остаться с работодателями, которые облегчают им задачу.
Делайте графики максимально предсказуемыми
В соответствии с идеей о том, что важно сообщать сотрудникам, когда они планируют работать, за несколько недель вперед, также рекомендуется сохранять графики работы как можно более предсказуемыми, что также рекомендуется для American Express OPEN Fourm. Например, если сотрудники, занятые полный рабочий день, будут иметь два выходных дня в неделю, постарайтесь либо поддерживать эти дни одинаковыми от недели к неделе, либо использовать регулярную ротацию (например, два выходных дня в первую и третью недели рабочего дня). месяц и два выходных во вторые и четвертые выходные месяца). Это позволяет им заранее планировать деятельность вне работы, не дожидаясь, затаив дыхание, выхода своего расписания.
Предсказуемость также важна для сотрудников, работающих неполный рабочий день, по разным причинам, включая знание ожидаемого дохода и права на участие в программах помощи. Как отмечается в The Atlantic , «отсутствие предсказуемого рабочего времени может привести к трудностям с получением или сохранением государственных пособий для некоторых работников». По этой причине вашей компании может быть трудно удержать частично занятых сотрудников на низкооплачиваемых должностях, если вы не планируете предсказуемо.
Конечно, некоторые компании сталкиваются с особыми обстоятельствами, которые влияют на точное количество сотрудников, которые им нужны в любой момент времени. Вероятно, это скорее исключение, чем общее правило. Это нормально — сообщать сотрудникам, что потребности в персонале могут время от времени меняться и что они, как ожидается, будут доступны по мере необходимости, но компания приложит все усилия, чтобы предоставить им графики работы, которые являются настолько предсказуемыми, насколько позволяют обстоятельства.
Спросите сотрудников о настройках расписания
У вас будет меньше проблем с тем, чтобы заставить сотрудников работать по расписанию, если вы дадите им возможность сообщить вам свои предпочтения в отношении рабочего времени и приложите все усилия, чтобы удовлетворить их запросы. Хотя маловероятно, что вы всегда сможете дать каждому работнику именно то, что он или она предпочитает, есть вероятность, что вы сможете встретить хотя бы некоторые из их предпочтительных смен, если вы хотя бы знаете, какие они. Как отмечает BPlans.com , «знание предпочтений сотрудников может позволить вам распределить сотрудников в доступную рабочую смену, удобную для обеих сторон».
Кроме того, простое разрешение сотрудникам озвучивать свои запросы показывает, что руководство добросовестно старается прислушиваться к мнению сотрудников. Как сказано на сайте BPlans.com, «предоставление сотрудникам возможности высказывать свои предпочтения дает менеджерам возможность создать среду для совместной работы». Конечно, не обещайте того, что вы не сможете выполнить. Сотрудникам важно знать, что общий график должен соответствовать потребностям компании в кадрах.
Ищите способы обеспечить гибкость
Поскольку баланс между работой и личной жизнью является реальной проблемой на современном рабочем месте, все больше и больше работодателей ищут способы включить варианты гибкого рабочего времени в свой подход к составлению расписания сотрудников. Если вы беспокоитесь о привлечении и удержании лучших талантов, это определенно нужно учитывать. В конце концов, согласно Fast Company , «планирование с уклоном в сторону гибкости может помочь сохранить лучшую и самую лояльную команду».
Существует множество подходов к гибкому графику, с вариантами, которые могут работать во всех типах рабочей среды и сотрудников на любом уровне и в каждом типе работы. Примеры гибкого рабочего графика включают (но не ограничиваются ими):
Сжатая рабочая неделя: сотрудники работают полный рабочий день с меньшим количеством дней, чем обычно, например, работают четыре 10-часовых дня в неделю вместо пяти 8-часовых.
Гибкое время: работники могут регулировать свое рабочее время, например приходить и уходить раньше или позже, или делать более длительные перерывы в середине дня, приходя рано и оставаясь позже.
Удаленная работа / удаленная работа: членам группы разрешается выполнять некоторые задачи удаленно, например, работать из дома в определенные дни недели или выполнять определенные задачи вне офиса.
Смена смены: в соответствии с указанными инструкциями сотрудникам разрешается согласовывать друг с другом договоренности о смене запланированных смен.
Хотя не все подходы к гибкости работают в любой рабочей среде (рабочие конвейера не могут работать удаленно), есть варианты, которые могут работать везде.
Внедрить официальные процедуры изменения расписания
Важно понимать, что иногда случаются вещи, которые мешают членам команды работать по расписанию. Как обсуждалось в блоге « Когда я работаю» , важно иметь процедуру для сотрудников, чтобы запрашивать изменения расписания, включая предварительные изменения и изменения в последнюю минуту. Процедура должна охватывать все аспекты того, как сотрудники и менеджеры должны справляться с изменениями расписания. Например, в нем следует указать, как сотрудники должны подавать свои запросы, как сотрудники узнают, одобрен ли их запрос, кто несет ответственность за поиск кого-то для работы в смену, а также все другие аспекты обеспечения удовлетворения кадровых потребностей компании, когда член команды не может работать по расписанию.
Процедуры для запросов на изменение расписания должны быть включены в справочник сотрудников компании. И сотрудники, и руководители должны нести ответственность за соблюдение процедур.
Нанять группу дежурных по вызову
Если в вашей компании периоды пиковой нагрузки, когда потребности в персонале намного выше, чем обычно, вы можете обнаружить, что было бы полезно иметь группу дежурных сотрудников, которых вы можете вызывать на работу в такое время. Это может помочь уменьшить колебания в обычном графике работы сотрудников, а также помочь предотвратить выгорание сотрудников, связанное с требованием от членов команды часто работать в дополнительные смены или ожиданием того, что люди будут дежурить по вызову, когда это не тот тип работы, на которую они подали заявку или на которую согласились. .
Capterra рекомендует нанимать сотрудников по вызову как особенно хороший вариант для сотрудников розничной торговли. Они предлагают работодателям «искать студентов или людей, выживание которых не зависит от этой работы, и прямо сообщать им, что они будут использоваться для планирования работы по вызову». Когда у вас есть пул дежурных сотрудников, вы можете по большей части держать своих постоянных членов команды в их обычном графике, одновременно удовлетворяя свои возросшие кадровые потребности с помощью сотрудников из вашего дежурного пула, которые, вероятно, будут счастливы иметь Дополнительная прибыль.
Кросс-тренируйте членов вашей команды
Если в компании есть определенные роли, на которых вы часто сталкиваетесь с трудностями при выполнении расписания, подумайте о перекрестном обучении других членов команды для выполнения этих работ. Наличие пула сотрудников, которые умеют выполнять более одной работы, может помочь обеспечить бесперебойную работу в те времена, когда у вас просто недостаточно членов команды, чтобы заполнить все свободные места в вашем расписании. Подумайте о том, чтобы сделать это как с обычными работниками, которых вы можете переводить с одной должности на другую во время регулярной смены или в сверхурочной ситуации, так и с дежурными работниками, у которых может быть больше возможностей для расписания, если они готовы. вступить в более чем одну роль.
Как указывает BizFluent , перекрестное обучение может привести к «оптимальному охвату должностных функций» и «большей гибкости сотрудников», что определенно может быть полезно, когда дело доходит до планирования. Перекрестное обучение также может положительно повлиять на Управление моральным духом и стрессом сотрудников и помочь создать более сильную команду.
Улучшение вашего подхода к расписанию сотрудников
Если вы готовы улучшить свой подход к составлению расписания сотрудников, следует рассмотреть ряд потенциальных решений. Возможно, вам потребуется обновить политики или практики в вашей компании или внедрить технологическое решение. Какой бы вариант вы ни выбрали, сосредоточьтесь на поиске способов упростить и оптимизировать процесс управления, одновременно удовлетворяя потребности сотрудников вашей организации.
Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
