Наличие и соблюдение тщательной повестки дня — важный ключ к организации эффективной встречи . Независимо от того, отвечаете ли вы за разовое собрание или возглавляете повторяющееся собрание, очень важно заранее составить повестку дня и использовать ее в качестве руководства для самой встречи. К счастью, вам не нужно начинать с пустого экрана каждый раз, когда вам нужно создать этот тип документа. Использование предварительно отформатированного шаблона, такого как один из вариантов, представленных здесь, — отличный способ упростить процесс организации необходимой информации.
Образцы повестки дня встречи
Выбор подходящего шаблона
Представленные здесь два печатных шаблона повестки дня собрания предназначены для редактирования и настройки в соответствии с вашими конкретными потребностями. Основная повестка дня собрания (верхнее изображение) подходит для разовых встреч, а повестка дня повторяющихся встреч подходит для групп, которые собираются периодически (например, комитетов, регулярных собраний персонала и т. Д.).
Использование шаблонов
Примечание. Для открытия и редактирования документа вам понадобится программа для чтения PDF-файлов. Если у вас еще нет ридера, посетите Get.Adobe.com/reader/, чтобы установить бесплатную версию.
- Чтобы загрузить выбранный вами шаблон, просто щелкните изображение для типа повестки дня, который соответствует вашим потребностям, и документ откроется в виде файла PDF.
- Чтобы сохранить документ на жесткий диск или другое запоминающее устройство, щелкните меню «Файл» и выберите «Сохранить как».
- Щелкните затененные области, чтобы ввести сведения, относящиеся к планируемой вами встрече (дата, время, место, участники, моменты обсуждения, распределение времени, необходимые документы и т. Д.)
- Вычитайте внимательно, убедившись, что вы включили всю необходимую информацию и что документ не содержит ошибок.
- После того, как вы заполнили повестку дня, указав необходимую информацию, снова сохраните документ (используя инструкции в пункте 2).
Дополнительные опции
Хотя два представленных здесь шаблона будут работать практически для любого собрания, они, конечно же, не единственные варианты. Примеры других форматов шаблонов, которые вы, возможно, захотите использовать, включают:
- Государственный департамент США — перейдите по этой ссылке, чтобы увидеть образцы повесток дня, подходящие для встреч руководителей и рабочих групп, а также некоторые из них, предназначенные для использования в школьной системе. Повестки дня не представлены в виде форм для заполнения, но если вы видите структуру, которая вам нравится, вы можете скопировать формат в текстовый документ и изменить его в соответствии со своими потребностями.
- SkillsUSA.org — Посетите этот сайт, чтобы увидеть рекомендуемый формат повестки дня собрания отделения SkillsUSA. Формат может быть адаптирован для работы в качестве основы для любой профессиональной или общественной организации. Повестка дня представлена в формате PDF, но не предназначена для электронного редактирования или перевода в текстовый редактор. Если вы хотите использовать этот формат, вам нужно будет воссоздать его в пустом документе.
- LawLatte.com — Если вам нравится идея использования шаблона повестки дня, в котором четко указаны временные рамки, образец повестки дня, представленный на этом веб-сайте, является для вас хорошим вариантом. Ограничения по времени для каждого элемента показаны на очень заметном левом поле внутри текстовых полей для выделения. Как и приведенный выше, он настроен в виде файла PDF, который нельзя редактировать, поэтому вам нужно будет воссоздать его в своей собственной программе обработки текста, если вы хотите настроить свою собственную повестку дня в аналогичном мода.
Использование вашей повестки дня
После того, как ваша повестка дня будет окончательно оформлена, раздайте ее каждому, кто, как ожидается, посетит встречу, заблаговременно — в идеале — за три-пять дней. Это даст участникам время на подготовку, что может гарантировать, что сама встреча пройдет как можно более гладко.
В день собрания раздайте копию каждому участнику по прибытии и используйте документ в качестве контрольного списка в ходе обсуждения, соблюдая как информацию о порядке обсуждения, так и отведенное время.