Чтобы эффективно общаться и создавать профессиональный имидж, ваша компания должна тщательно редактировать каждый создаваемый документ. Вам могут помочь профессиональные бизнес-редакторы, а также штатные специалисты по написанию, редактированию и грамматике. Благодаря тщательному редактированию, ориентированному на детали, вы можете быть уверены, что ваш бизнес передает правильное изображение во всей вашей письменной документации.
Поиск бизнес-редактора
У вас есть множество вариантов для бизнес-редактора.
- Наймите монтажную фирму.
- Найдите штатного редактора / писателя.
- Наймите профессионала-фрилансера по редактированию.
Тип услуг редактирования, которые вы выберете, будет зависеть от потребностей и бюджета вашей фирмы. При приеме на работу любого из вышеперечисленных бизнес-редакторов качество является вашей главной заботой. Некачественный редактор может пропустить ошибки, которые могут навредить репутации вашей компании и помешать общению.
Наем штатного или внештатного редактора
Если вы планируете нанять штатного или внештатного редактора, следуйте обычным процедурам найма в вашей компании . Проведите собеседование с редакторами и потребуйте от них предоставить ссылки и образцы работ. Попросите их выполнить образец задания по редактированию, которое вы можете использовать для дальнейшей оценки качества их работы.
Наем редакционной фирмы
Многие фирмы предлагают профессиональные услуги редактирования. Однако качество может отличаться, и ваша компания может принять меры предосторожности, запросив рекомендации и отзывы, а также портфолио уже имеющихся работ. Некоторые профессиональные монтажные компании, которые следует рассмотреть, включают:
Вы также можете проконсультироваться с профессиональной организацией, такой как Общество американских бизнес-редакторов и писателей .
Советы по редактированию бизнеса
Если вы редактируете самостоятельно, имейте в виду следующее.
Как правило, никогда не рассылайте первые черновики чего-либо. Писать — это задача, к которой нельзя торопиться. Когда вы торопитесь, закрадываются ошибки. Отправка быстрого черновика без редактирования часто сопровождается мучительным вопросом: «Почему я не изменил это?» реализации. Хуже того, плохой текст может заставить вас выглядеть непрофессионально, а иногда и совершенно глупо. Итак, как вы эффективно редактируете свою копию?
Редактирование без пощады
Чтобы правильно обработать бизнес-редактирование, прочитайте свой текст и удалите все ненужные слова и повторяющиеся фразы. Будьте жестокими и беспощадными. Разделите длинные предложения на два или три аналога. Короткое предложение передает лучше, чем что-то бессвязное, пока читатель не потеряет интерес. Если вы следовали неформальному плану, то у вас должен быть логический переход от одного пункта к другому. Если нет, исправьте. Если у вас возникли трудности с редактированием на экране, распечатайте бумажную копию и прочтите ее. Иногда при чтении бумажной копии обнаруживаются пропущенные ошибки, которые можно быстро исправить на экране.
Прочтите это вслух
Когда вы будете удовлетворены организацией, поработайте над потоком и тоном. Прочтите произведение вслух. Ваш язык будет путаться в неудобных фразах и скучных, скучных отрывках, которые нужно вырезать или переработать. Когда текст читается плавно и отражает нужный вам тон, значит, вы добились успеха. Избегайте модных словечек, если вы не пишете коллеге, который знает этот жаргон. Технический жаргон допустим в ограниченном количестве, но избегайте чрезмерного использования.
Красные флажки проверки орфографии
После того, как вы отполировали свою копию, приступайте к точной настройке. Никогда не доверяйте своей программе проверки правописания. Слова, приемлемые для программы для ПК, не обязательно правильные. Ошибочные нажатия клавиш иногда добавляют неправильное написание слов в базу данных вашей программы проверки орфографии. Как только ваш компьютер их исправит, вы можете пропустить их, но читатель, скорее всего, не заметит.
Изменить в обратном направлении
Попробуйте этот трюк. Распечатайте бумажную копию, возьмите линейку и проверьте каждую строчку в обратном направлении. Это проверить, а не читать. Когда вы читаете, ваш разум естественным образом складывает слова в связные мысли. Вы просматриваете предложение, часто не обращая внимания на слова с ошибками или ненужные слова. Проверка каждого слова справа налево в каждой строке поможет вам обнаружить ошибки, а также поможет придумать более эффективные способы изложения вашей аргументации. Этот метод поначалу немного неудобен и потребует некоторой тренировки, так как ваш ум по-прежнему будет читать, а не проверять каждое слово. Практика упрощает.
Честный отзыв
Как только вы закончите редактировать свою работу самостоятельно, распечатайте еще одну бумажную копию и попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, а не сотрудника или подчиненного, честно критиковать вас. Лучше выявить дыры сейчас и исправить их, чтобы читатель заметил их позже.
Пусть это отдых
Выполнив эти шаги, подождите день, если сможете. Ночью ваш ум продолжит работать над письмом, поэтому, когда вы вернетесь к нему на следующее утро, вы увидите вещи, которые нужно изменить и улучшить. После окончательного редактирования отправьте сообщение.
Важность редактирования
Тщательно отредактированные деловые коммуникации необходимы для повышения профессионализма в вашей отрасли. Каждое сообщение должно содержать безупречную грамматику, использование, орфографию и синтаксис, чтобы ваше сообщение каждый раз эффективно передавалось.