Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса или физическим лицом, работающим с независимым подрядчиком, выставление счетов — это то, что вам придется делать на регулярной основе. Если вы не используете программное обеспечение, которое генерирует для вас счета, процесс выставления счетов может показаться немного утомительным и сложным. Вместо этого используйте настраиваемый шаблон счета-фактуры, который вы можете загрузить и отредактировать, чтобы создать исчерпывающие счета-фактуры на товары и / или услуги, которые вы предоставляете своим клиентам.
Настраиваемый счет-фактура
Чтобы использовать настраиваемый счет, просто щелкните изображение, чтобы открыть форму. Документ откроется в формате PDF либо в новой вкладке, либо в отдельном браузере, в зависимости от версии используемого вами веб-браузера. Как только документ откроется, вы сможете сохранить его на жесткий диск и ввести информацию о своей компании или услугах, чтобы он стал настраиваемым шаблоном, который вы можете использовать снова и снова.
Если вам нужна помощь в загрузке печатной версии, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .
Настройка шаблона счета-фактуры
Используйте следующие инструкции, чтобы создать шаблон счета:
- Убедитесь, что на жестком диске или внешнем запоминающем устройстве есть копия логотипа вашей компании.
- Щелкните шаблон с надписью «Щелкните, чтобы вставить логотип».
- Перейдите туда, где хранится файл логотипа.
- Нажмите «открыть», чтобы вставить логотип в документ счета.
- Щелкните выделенный раздел ниже, куда вставлен логотип компании, чтобы активировать раздел, в котором можно ввести информацию о компании.
- Замените замещающий текст информацией о вашей компании (название компании, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты контактного лица) там, где это указано.
- Перейдите в раздел «Условия» и замените замещающий текст подробными сведениями об условиях выставления счетов вашей компании.
- Перейдите к предпоследнему разделу внизу страницы и укажите, как следует оформлять чеки.
- Перейдите в самый последний раздел и укажите, какой процент за просрочку платежа добавляется к счетам, не оплаченным в срок.
- Сохраните документ, щелкнув значок дискеты в строке меню вверху страницы или перейдя в меню «Файл» в браузере и выбрав «Сохранить страницу как».
Теперь у вас есть шаблон выставления счетов для вашей компании, сохраненный на жестком диске или внешнем запоминающем устройстве по вашему выбору.
Использование шаблона для выставления счетов
Когда вам нужно подготовить счет для отправки клиенту:
- Откройте сохраненный вами шаблон счета.
- Сохраните шаблон с уникальным именем файла, перейдя в меню «Файл» в браузере и выбрав «Сохранить страницу как». (Рассмотрите возможность использования имени клиента и месяца счета в качестве имени файла, чтобы вам было легко найти счета, которые вы подготовили, в любое время, когда вам это нужно).
- Заполните раздел информации о клиенте сразу под обратным адресом вашей компании.
- Присвойте счету номер, убедившись, что он отличается от номеров, использованных в предыдущих счетах. Идеально использовать последовательную систему нумерации для ваших счетов.
- Если ваш клиент предоставил вам номер заказа на покупку, добавьте его в форму. В противном случае оставьте строку с номером заказа на покупку пустой или укажите имя вашего контактного лица и дату, когда вы с ним разговаривали.
- Введите сведения о каждой позиции, по которой вы выставляете счет, в теле счета-фактуры, помня, что каждая строка является отдельной позицией. Разместите четкое объяснение в разделе описания и укажите количество и цену за единицу. Общая цена для каждой строки будет рассчитана автоматически.
- Если вам нужно добавить строки, щелкните значок «+» в конце строки выше, где вы хотите разместить новую строку в форме.
- Если вы хотите удалить строку из формы, щелкните знак «-» и конец строки, которую вы хотите удалить.
- Общий итог появится в последней ячейке под столбцом итогов.
- Сохраните счет.
После того, как вы закончите создание счета, внимательно проверьте его, чтобы убедиться, что нет ошибок и что вы включили все элементы счета. Если вы уверены, что он правильный, вы можете отправить его клиенту. В зависимости от предпочтений клиента вы можете отправить счет по электронной почте в виде вложения файла PDF, используя значок конверта в строке меню, или распечатать его для отправки по почте, используя значок конверта.
Другие форматы счетов
Приведенный здесь настраиваемый шаблон, безусловно, не единственный формат счета, который вы можете использовать. Это нормально для компаний и частных лиц, которые не часто выставляют счета или только начинают работу, но вы можете поискать вариант, который будет более автоматизированным по мере вашего продвижения.
- Такие службы, как Bill.com, позволяют контролировать выставление счетов клиентам через веб-систему и включают в себя различные функции управления денежными потоками.
- Quickbooks и другие бухгалтерские приложения имеют встроенные счета-фактуры и возможность интеграции с банковскими операциями , обработкой кредитных карт и финансовой отчетностью.
- Приложения управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такие как Zoho, имеют модули выставления счетов, которые интегрируются с отслеживанием времени, управлением проектами, контактами с клиентами и т. Д.
Необходимая информация для выставления счетов
Независимо от того, какой формат счета вы решите использовать, очень важно, чтобы каждый счет, который вы отправляете, был легко читаемым, точным и полным. Он должен содержать подробную информацию о товарах и услугах, которые были предоставлены в подробном формате, таким образом, чтобы было ясно, за что покупатель взимается и в каком размере. Если продукты или услуги, по которым вы выставляете счет, облагаются налогом с продаж, обязательно включите конкретную строку налога в нижней части счета с соответствующей рассчитанной суммой и включенной в общую сумму.