Основная задача написания инкассового письма — продемонстрировать хорошие отношения с клиентом, даже если клиент или продавец нарушают обязательства. В конце концов, у вашей компании все еще есть удостоверение личности, и вполне возможно, что запрос счета-фактуры был утерян, отсюда и причина отказа в оплате.
Вряд ли, но все возможно.
Таким образом, в этой статье основное внимание будет уделено этапам, через которые может пройти отдел дебиторской задолженности или глава компании, чтобы получить платеж через вежливую и прямую переписку.
Что означает «письмо Даннинга»?
Согласно Webster’s , слово «дан» означает «неоднократно требовать от должника платежа». Инвестиционный сайт Investopedia.com определяет «напоминание» как «процесс общения с клиентами для обеспечения взыскания дебиторской задолженности».
Законы разных штатов диктуют процесс запроса платежа. Тем не менее, преследование недопустимо ни при каких условиях. Если повторные письма должнику не привели к выплате, пора отправить счет в коллекторское агентство.
Персонализируйте профессиональное сообщение
Точно так же, как вы не отправили бы форму письма в качестве благодарственного письма, процесс написания письма-коллекции также должен быть персонализирован. Писатель, разумеется, должен всегда поддерживать профессиональный тон, но содержание также должно:
- Обратитесь к контакту по имени или с помощью Уважаемого X.
- Ссылайтесь на купленный продукт или услугу.
- Восстановите условия платежа / продажи, такие как «Чистая 30» или «Срок при получении».
- Укажите точную дату и способ оплаты.
- Обеспечьте «живое тело» для контактов и вопросов.
- Поблагодарите клиента за его бизнес.
- Имейте настоящую подпись.
Сформулируйте эти переменные твердо, но вежливо. Также неплохо приложить копию оригинального счета. Помните, что все могло случиться со счетом или, если на то пошло, с клиентом. То, как вы написали письмо о взыскании задолженности, поддержит ваше дело, если необходимо предпринять дальнейшие действия для взыскания долга.
Написание инкассового письма: образцы
Первая просьба
21 сентября 2006 г.
Мороженое для
щенков Mark Blaine Custom,
121 Dogwood Lane
Lincoln, NE 67893
Уважаемый мистер Блейн,
Сообщаем вам, что мы еще не получили
оплату за 10 000 палочек для мороженого, заказанные
21 июля 2006 г. и отправленные 22 июля 2006 г.
Номер счета-фактуры PS345
Количество 10,000
Сумма к оплате 2 285 долларов США
Как вы помните, наши условия — чистые 15 после получения
заказа. Пожалуйста, обработайте счет и отправьте
нам платеж до 30 сентября 2006 г. Ваш обычный чек будет в
порядке.
Если вы хотите настроить удобный способ
снятия средств с кредитной карты для этого заказа или у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь
с Эми Монтгомери по бесплатному телефону 800-567-8734.
Спасибо за ваш бизнес.
Искренне,
Памела Рейнольдс,
менеджер по счетам дебиторской задолженности
Wooden Novelties, Inc.
Вторая просьба
Если есть необходимость отправить еще одно напоминание, обычно через две недели после установленного срока по первому письму, тон может быть более твердым, особенно если должник не связался.
14 октября 2006 г.
Марк Блейн: кастомное
мороженое для щенков,
121
, Dogwood Lane, Lincoln, NE 67893
Уважаемый мистер Блейн,
Это второй запрос на оплату 10 000
палочек для мороженого, заказанных 21 июля 2006 г. и отправленных
22 июля 2006 г. См. Прилагаемые документы, чтобы
просмотреть исходный счет и первое требование платежа.
Как указано в нашем Соглашении о заказе, неоплаченные счета,
срок оплаты которых превышает 45 дней, влекут за собой 20-процентный штраф.
Обратите внимание на новую сумму ниже.
Номер счета-фактуры PS345
Количество 10000
Сумма к оплате 2285,00 долларов США исходный счет + 20%
штраф за просрочку платежа = 2742,00 долларов США
Пожалуйста, обработайте счет и отправьте нам платеж до
30 октября 2006 г. Ваш обычный чек подойдет.
Если вы хотите настроить удобный способ
снятия средств с кредитной карты для этого заказа или у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь
с Эми Монтгомери по бесплатному телефону 800-567-8734.
Благодарим вас за внимание к этому вопросу. Не
стесняйтесь звонить, если у вас есть вопросы.
Искренне,
Памела Рейнольдс,
менеджер по работе с дебиторской задолженностью
Wooden Novelties, Inc. »
Перевод запроса на инкассо на новый уровень
К сожалению, иногда одного или двух писем недостаточно, и именно тогда пора передать счет в коллекторское агентство или в суд мелких тяжб.
Если вы решите проводить сверку счетов самостоятельно, эксперты рекомендуют написать еще одно письмо, в котором изложено желание обеих сторон сохранить хорошую репутацию при обмене продуктами или услугами, в то же время четко определяя штрафы и дополнительные расходы, понесенные из-за неуплата.
Если дело сводится к тому, чтобы позволить коллекторскому агентству преследовать должника, напишите еще одно письмо в формате, указанном выше, чтобы предупредить должника о надвигающемся действии и дать ему еще один шанс урегулировать задолженность с вами.