Чрезмерное количество прогулов — серьезная проблема, которая может иметь серьезные последствия для современной рабочей силы, влияя как на производительность, так и на прибыльность. Ежегодные прямые затраты на невыхода оценивается в $ 3600 за почасовой работника и $ 2650 для наемных работников. Имея это в виду, важно искать способы уменьшить проблемы с посещаемостью.
Четко изложите политику посещаемости
Какими бы ни были ваши ожидания в отношении посещаемости сотрудников, убедитесь, что вы четко доносите их до сотрудников. Отправной точкой должна быть всеобъемлющая политика посещаемости, которая предоставляется сотрудникам в письменной форме. Этот тип политики обычно включен в руководство для сотрудников компании, но его также можно изложить в отдельном документе. Также рекомендуется периодически пересматривать политику с сотрудниками. Например, подумайте о том, чтобы обсудить это на общекорпоративных или групповых встречах или опубликовать связанные часто задаваемые вопросы (FAQ) в информационном бюллетене для сотрудников или в интранете.
В вашей политике следует учитывать тот факт, что людям иногда нужен отпуск по разным причинам, включая отпуск, болезнь и личные причины. Компания должна иметь политику, специфичную для каждого разрешенного отпуска, а также общую политику посещаемости. Эти правила должны разъяснять ожидания компании в отношении посещаемости, включая требования к уведомлению, процедуру запроса утвержденного отпуска и последствия чрезмерного отсутствия на работе.
Идея состоит в том, чтобы прояснить ожидаемую посещаемость, чтобы сотрудники могли правильно распоряжаться своим временем, чтобы предотвратить чрезмерные прогулы.
Рассмотрите возможность гибкого планирования
При создании или обновлении политики посещаемости подумайте, может ли гибкое планирование быть жизнеспособным вариантом в вашей организации. Если да, подумайте о том, чтобы включить это в свою политику посещаемости. Хотя гибкое расписание подходит не для всех типов работы, это хороший вариант для многих профессий.
Варианты гибкого расписания включают такие вещи, как сжатые рабочие недели (четыре десятичасовых дня вместо пяти восьмичасовых), позволяющие сотрудникам приходить рано и уходить раньше (или приходить поздно и уходить поздно) или позволять сотрудникам выполнять некоторые обязанности из дома. Согласно TLNT.com , «исследования показывают, что гибкий график работы приводит к сокращению опозданий, прогулов и текучести кадров, а также к повышению морального духа сотрудников».
Как отмечает FlexJobs , гибкое планирование создает среду, в которой «сотрудники имеют возможность поддерживать требуемые часы, работая над деятельностью, которая обычно требует времени вне офиса». Вместо того, чтобы полностью пропускать работу, когда людям нужно приходить на прием или посещать мероприятия в течение рабочего дня, они могут корректировать часы, в которые они выполняют работу. Работа выполняется таким образом, чтобы учитывались сотрудники, которым необходимо отсутствовать на работе в определенное время, поэтому невыходы на работу сокращаются.
Последовательное соблюдение политики посещаемости
Политика посещаемости — это только начало. Также важно быть последовательным в том, как это применяется. Когда работники наблюдают за отсутствием других членов команды, превышающим то, что разрешено политикой, для них вполне естественно думать, что они могут делать то же самое. Если менеджеры приобретают привычку следовать политике только в определенных ситуациях или с определенными сотрудниками, это дает всем работникам сигнал о том, что посещаемость не важна для компании — независимо от того, что гласит политика. Когда это происходит, вполне естественно ожидать, что за этим последуют проблемы с прогулами.
Несогласованность с применением этой или какой-либо другой политики также приводит к тому, что компанию обвиняют в дискриминации и у сотрудников возникает ощущение, будто менеджеры проявляют фаворитизм по отношению к некоторым работникам. HR Daily Advisor рекомендует, чтобы ваша политика была написана с учетом «встроенной в нее гибкости, чтобы ее можно было последовательно реализовать». HR Daily Advisor далее указывает: «Все руководители и менеджеры должны быть обучены тому, как последовательно внедрять политику посещаемости». Они также должны нести ответственность за последовательное исполнение.
Проведите собеседование при возвращении на работу
Рассмотрите возможность внедрения политики, согласно которой руководители должны проводить собеседование с сотрудниками по возвращению к работе в течение одного или двух дней после каждого внепланового отсутствия. Как отмечает The Balance , «тот факт, что существует установленная процедура для расследования и обсуждения отсутствия с сотрудником, может сам по себе служить сдерживающим фактором для непосещения по неискренним причинам».
Это интервью не должно быть допросом, а скорее обсуждением, которое дает понять сотрудникам, что компания заботится об их потребностях, а также об управлении посещаемостью. Он должен охватывать такие вещи, как приветствие человека обратно, разъяснение причин (ы) отсутствия, подтверждение того, что сотрудник может вернуться к работе, заполнение любых документов, чтобы гарантировать, что отсутствие зарегистрировано должным образом, и любые другие относящиеся к делу информация, например, причины, по которым сотрудник должен был пропустить работу.
Конечно, менеджеры, которые делают это, должны быть должным образом обучены основам соответствующих законов о занятости (таких как Закон об американцах с ограниченными возможностями, Закон о Полезные советы по заполнению форм FMLA о недопущении дискриминации в отношении генетической информации), чтобы они случайно не сделали или не сказали то, что создавать проблемы для работодателя. Им также необходимо знать, когда направлять сотрудников в отдел кадров по таким вопросам.
Повышение вовлеченности сотрудников
Вовлеченность сотрудников может иметь значительное и положительное влияние на организации. Как утверждает Harvard Business Review (HBR), это не только может повысить продуктивность и удержание сотрудников, но и сократить количество прогулов. Для этого есть множество причин, в том числе, как указывает блог CultureAmp , «определенные случаи прогулов сотрудников, особенно повторяющиеся отсутствия, могут быть симптомом более глубоких проблем», включая недостаточную заинтересованность.
Вы можете понять, является ли это серьезной проблемой для вашей компании, с помощью опроса вовлеченности или опроса культуры , который имеет более широкую перспективу. Чтобы повысить вовлеченность в вашей организации, рекомендуется реализовать различные стратегии вовлечения сотрудников . Кроме того, The Biz Coach также рекомендует проводить для менеджеров тренинг по вовлечению сотрудников, а также тренинг «как обращаться с недовольными работниками».
Реализуйте оздоровительные программы
Как указывает Modern Healthcare, работодатели нередко предлагают программы оздоровления на рабочем месте, стремясь сэкономить на стоимости медицинского страхования . Некоторые работодатели даже передают эти сбережения сотрудникам и их супругам в виде льготных премий. Однако снижение затрат на медицинское страхование — не единственное преимущество, связанное с акцентом на благополучие сотрудников. Такие программы также могут снизить количество прогулов.
Как сообщает Biotechnology Healthcare , программы оздоровления на рабочем месте могут значительно сократить количество прогулов сотрудников и связанные с этим расходы. В публикации сообщается, что «метаанализ литературы по расходам и сбережениям, связанным с программами оздоровления на рабочем месте» показывает, что «расходы на прогулы снижаются примерно на 2,73 доллара на каждый потраченный доллар» на оздоровительные программы.
Конечно, не все программы оздоровления на рабочем месте одинаковы. Те, которые имеют значение, — это те, которые на самом деле приводят к практическим результатам, когда речь идет о поведении сотрудников и факторах риска для здоровья. HBR указывает, что «сотрудники должны доверять программе и мотивам работодателя», чтобы добиться ощутимых результатов. Сотрудники также должны соглашаться и видеть выгоды для себя. Один из способов сделать это — предложить снижение страховых взносов, также могут быть полезны другие стимулы.
Снижение стресса, связанного с работой
Известно, что стресс во многих отношениях приводит к Как стресс влияет на людей на работе на Как стресс влияет на людей на работе — от Стресс вызывает несчастные случаи на рабочем месте и травм до Какие специалисты склонны к выгоранию? и прогулов . Люди, находящиеся в состоянии стресса на работе, часто отсутствуют на работе, но на этом влияние не прекращается. Прогулы сами по себе могут быть фактором, вызывающим стресс. Итак, Определение рабочего стресса может создать порочный круг. Как отмечает Предприниматель , незапланированные отсутствия на работе вызывают еще больший стресс на рабочем месте. В конце концов, работники, которые не отсутствуют на работе, вероятно, будут испытывать повышенный стресс в результате выполнения работы отсутствующего работника (ов) в дополнение к своим собственным обязанностям.
Связанный с работой стресс может быть вызван множеством факторов, от влияния Влияние технологий на стресс, связанный с работой на ожидания сотрудников до способов управления Стресс, связанный с переменами в компании или наличия необученных менеджеров на руководящих должностях. Особые требования, связанные с конкретными видами работ, также влияют на стресс на рабочем месте. Например, Стресс на работе у синих воротничков сильно отличается от того, что испытывают офисные работники или специалисты по продажам.
Компании, которые хотят сократить количество прогулов, могут получить хорошие услуги, выявив причины чрезмерного стресса на работе и приняв меры по их устранению или минимизации. Рассмотрите возможность проведения опроса о стрессе на рабочем месте, чтобы понять, какие проблемы могут потребовать внимания в вашей организации. Вы также можете включить вопросы, связанные со стрессом на работе, в свое следующее исследование рабочей среды или провести фокус-группы с сотрудниками для обсуждения проблемы. Также неплохо включить программу помощи сотрудникам (EAP) в ваш пакет льгот и сделать доступным Как научить управлению стрессом .
Награда за выдающуюся посещаемость
HR Daily Advisor предполагает, что компании, которые хотят обуздать проблемы с прогулами, могут захотеть «рассмотреть возможность введения вознаграждений, которые поощряют хорошие практики посещаемости», указывая на то, что эти программы «могут быть хорошими мотиваторами». Например, этот тип программы может включать признание, положительную обратную связь или какое-то материальное вознаграждение тем, кто не пропускает занятия без уважительной причины в течение определенного периода времени. См. HRExperts.org для примера бонусной программы, основанной на посещаемости.
Однако при внедрении программы вознаграждения на основе посещаемости важно убедиться, что вы никоим образом не наказываете тех, кто пропустил работу из-за утвержденного отпуска, который защищен законом. Также важно не наказывать тех, кто берет отпуск или оплачиваемый отпуск (PTO), в соответствии с политикой компании. Помня об этом, убедитесь, что вы исключили эти ситуации из способа расчета права на участие в программе вознаграждений.
Значимое изменение
Хотя не существует единственного правильного ответа на вопрос о невыходах сотрудников на работу, работодатели могут предпринять ряд шагов для повышения посещаемости рабочих мест. Решения, которые будут наиболее эффективными в вашей организации, — это те, которые самым непосредственным образом влияют на факторы, влияющие на членов вашей рабочей силы. Это ни в коем случае не исчерпывающий список, но это хорошая отправная точка, которую следует учитывать, когда вы ищете способы уменьшить возникновение проблем с посещаемостью на работе.