Если вы ищете работу, велики шансы, что в какой-то момент вам нужно будет отправить свое резюме и сопроводительное письмо менеджеру по найму по электронной почте. Решая, как подойти к процессу отправки этих важных документов по электронной почте, важно учитывать предпочтения получателя, а также проблемы, с которыми вы можете столкнуться при отправке отформатированного документа по электронной почте.
Предпочтительный метод подачи
Резюме и сопроводительные письма можно эффективно отправлять в теле сообщения электронной почты или в виде файловых вложений. Хотя самым простым вариантом обычно является включение сопроводительного письма в тело вашего электронного письма с резюме в виде вложения в формате PDF, это не то, что предпочитают все люди или компании.
Ответ на объявление
Если вы отвечаете на объявление о вакансии, которое требует отправки резюме и сопроводительного письма по электронной почте, внимательно посмотрите на текст, чтобы узнать, указан ли предпочтительный формат. Точно следуйте всем предоставленным инструкциям, иначе вы можете быть исключены из рассмотрения.
- Если в инструкциях указано, например, включение вашей информации в тело электронного письма, не отправляйте вложения. Некоторые компании не принимают вложения от людей за пределами их компании, и такие документы могут даже не пройти через спам-фильтр фирмы.
- Если в объявлении содержится просьба прислать один или оба документа в виде вложений, следуйте этим инструкциям. Человек, получающий электронные письма, может просто распечатать вложения от имени человека, который будет просматривать их для настройки собеседований.
Подача общего резюме
Если вы не отвечаете на объявление о вакансии, а вместо этого отправляете незапрошенное резюме в надежде привлечь внимание менеджера по найму или специалиста по персоналу, найдите время, чтобы попытаться выяснить, какой формат предпочтительнее.
- Если вы встретите кого-то на мероприятии по установлению контактов, который предлагает вам прислать резюме и сопроводительное письмо, спросите, предпочитает ли он способ подачи документов.
- Если вы отправляете свое резюме в качестве «холодного звонка» для рассмотрения вопроса о приеме на работу, свяжитесь с компанией, чтобы точно узнать, кому вы должны отправить документ и какой адрес электронной почты использовать, а также какой формат предпочтительнее.
Варианты отправки
Как только вы узнаете предпочтения человека или организации, с которыми вы связываетесь, вы сможете подготовить свое резюме и сопроводительное письмо для отправки по электронной почте. На основе этих предпочтений вы выберете один из четырех вариантов.
- Сопроводительное письмо в теле письма, резюме в виде вложения
- Сопроводительное письмо и резюме в теле письма
- Сопроводительное письмо и резюме как отдельные приложения
- Сопроводительное письмо и резюме в одном документе в виде одного приложения.
Сопроводительное письмо
Текст сообщения электронной почты
Для сопроводительных писем, которые будут включены в тело электронного письма:
- Подготовьте сопроводительное письмо в Word или другом текстовом редакторе.
- Вычитайте и внимательно проверьте правописание, прежде чем копировать и вставлять в редактор электронной почты.
- Измените интервалы, необходимые для сохранения структуры абзаца, с помощью клавиш со стрелками и возврата.
- Если вы включаете и сопроводительное письмо, и резюме в тело электронного письма, сопроводительное письмо должно появиться первым.
Вложение
Для приложений к сопроводительному письму:
- Подготовьте письмо в своем любимом текстовом редакторе так же, как любое деловое письмо.
- Вычитайте и проверяйте правописание внимательно перед окончательной редакцией.
- Убедитесь, что формат визуально привлекателен и будет привлекательно выглядеть в распечатанном виде; убедитесь, что он достаточно хорош для отправки по почте на бумаге.
- Преобразуйте письмо в PDF-документ, прежде чем прикреплять его к сообщению электронной почты, чтобы вы могли быть уверены, что получатель сможет открыть его и увидеть, как вы хотели.
- Используйте описательное имя файла, например ваше имя и фразу «сопроводительное письмо».
- Прикрепите письмо к сообщению электронной почты с помощью соответствующей команды в редакторе электронной почты, которая обычно прикрепляется к значку, похожему на скрепку.
Продолжить
Текст сообщения электронной почты
Для резюме, включенного в тело электронного письма:
- Если ваше резюме входит в текст сообщения электронной почты, скорее всего, ваше сопроводительное письмо тоже. Сопроводительное письмо должно быть первым, и лучше всего вставить строку в конце письма, чтобы отделить его от резюме.
- Создайте свое резюме в текстовом редакторе, внимательно вычитайте его, прежде чем переносить в шаблон электронной почты.
- Отформатируйте документ так, чтобы вкладки не понадобились (потому что они, скорее всего, не будут совпадать так, как вы планировали, на компьютере получателя).
- Самый простой способ сделать это — поместить заголовки на левом поле жирным шрифтом прямо над текстовыми разделами, которые они описывают.
- В качестве альтернативы вы можете разместить свое резюме в таблице, хотя вы захотите, чтобы контуры ячеек были невидимы, если вы это сделаете. Это сохранит интервал даже при передаче вашего сообщения.
- Скопируйте свое резюме в шаблон электронного письма.
- Отправьте его себе по электронной почте, чтобы узнать, все ли в порядке после получения. Если он вам нравится, отправьте его нескольким друзьям, которые используют другие почтовые системы, чем вы, чтобы вы могли получить хорошее представление о том, как он будет выглядеть для получателя.
Вложение
Для резюме, отправленных в виде вложения:
- Отправляя свое резюме в виде вложения, вы можете проявить более творческий подход к форматированию, чем если бы оно передавалось в тексте электронного письма.
- Создайте свое резюме в своем любимом текстовом редакторе, добавив в него заголовки, табуляции и маркеры по своему усмотрению.
- Внимательно вычитайте документ, обязательно проверяя все типы ошибок (орфография, грамматика, стиль, ясность, точность и т. Д.).
- Если вы уверены, что документ правильный, доработайте его для отправки, преобразовав в файл PDF, чтобы вы могли быть уверены в том, как документ будет выглядеть для человека, который его получит.
- Используйте описательное имя файла, например «резюме Боба Джонса» (используя ваше имя).
- Прикрепите его к сообщению электронной почты с помощью соответствующей команды в редакторе электронной почты, обычно представленной значком скрепки.
Комбинированное сопроводительное письмо / приложение-резюме
При объединении сопроводительного письма и резюме в единый документ, который будет отправлен в виде вложения:
- Создайте письмо в своем любимом текстовом редакторе, убедившись, что оно отформатировано так, что оно будет хорошо смотреться, если вы его распечатаете.
- Вставьте разрыв страницы внизу письма.
- Под разрывом страницы создайте свое резюме или скопируйте его из другого документа.
- Вычитайте внимательно, убедившись, что оба документа хорошо написаны, точны и не содержат ошибок.
- Преобразуйте готовый документ в PDF, чтобы убедиться, что форматирование остается таким, каким вы его установили, независимо от того, какое программное обеспечение использует просматривающий документ.
- Прикрепите его к своему электронному письму.
Преобразование PDF-файлов для вложений
Не пропускайте этап преобразования вашего резюме или сопроводительного письма в PDF, если вы отправляете какой-либо документ (или оба) в качестве вложения. Если вы этого не сделаете, вы рискуете, что ваша тяжелая работа будет сведена на нет из-за того, что поля на машине получателя настроены по-другому, или документ станет нечитаемым, потому что он перейдет к кому-то, у кого нет приложения для обработки текстов, которое совместим с твоим.
Если ваша программа обработки текста не дает вам возможности использовать «Сохранить как» для преобразования ваших документов в файлы PDF для использования в качестве вложений, вы можете загрузить PrimoPDF , бесплатную программу преобразования, которая проста в использовании.
Тело сообщения для вложений
Если вы отправляете и свое резюме, и сопроводительное письмо в виде вложений, независимо от того, находятся ли они в одном или двух файлах, вам нужно будет вставить текст в тело сообщения электронной почты. Если бы вы отправили пустое сообщение с одним или двумя вложениями, это могло бы вызвать спам-фильтры для исключения вашего сообщения, а также помешать получателю открывать вложения, даже если ваше сообщение дошло до него. Рассмотрите возможность включения текста в следующие строки:
Г-н Смит,
См. Прилагаемое резюме и сопроводительное письмо, отправленные в ответ на ваше объявление на CareerBuilder о поиске помощника по административным вопросам.
С уважением,
Салли Кто-нибудь
Советы по теме письма
Выбор подходящей темы для вашего резюме и сопроводительного письма по электронной почте так же важен, как и качество самих документов. Выберите тему, которая позволит получателю найти вашу корреспонденцию в своем почтовом ящике. Если вы отвечаете на конкретное открытие, рассмотрите что-нибудь вроде «Джон Доу — Заявление клерка по бухгалтерскому учету». Если вы не отвечаете на рекламу, вам может быть уместно что-то вроде «Jill Alltrades — резюме для рассмотрения». Ключ состоит в том, чтобы указать свое имя и обеспечить предварительный просмотр цели сообщения.