«Хорошо писать для бизнеса — это навык, которым мы все обладаем, пока мы избавляемся от старых привычек», — говорит инструктор и руководитель семинара Кевин Райан, доктор философии. Райан является президентом The Executive Writer , и такие клиенты, как American Express, Dial Corp., Motorola, Proctor & Gamble и United Way, получили пользу от его написания и обучения. Он также является преподавателем колледжа и автором книги « Составьте корпоративную лестницу» .
LoveToKnow Business проконсультировал Райана о том, как профессионалы могут улучшить свои навыки письма.
Интервью с Кевином Райаном
Мы потеряли способность хорошо писать?
Я так не думаю, потому что сейчас люди пишут больше. Однако стать хорошим корректором очень сложно. Грамматика, пунктуация, орфография и использование подобны иностранному языку: если вы не используете их все время, вы теряете навыки.
Написание состоит из двух частей; механическая сторона и сторона сообщения. Но слишком много внимания уделяется механике, и контент теряется.
Многие заявляют, что у них почти нет времени читать. Как это влияет на деловое общение?
Среднестатистический деловой человек получает 133 письма в день, и многие даже не отвечают на них. Это просто электронная почта. Людям слишком много читать и слишком много писать на работе. Затем вы добавляете «убийц уверенности», например, беспокойство о механике.
Мой лучший совет в деловом общении — написать то, что вам нужно, а затем остановиться.
Как мы можем лучше рассказать о взаимоотношениях в письменной форме?
Я думаю, это так же, как если бы вы встречали кого-то впервые — вам нужно знать свою аудиторию. На деловой встрече вы ведете себя иначе, чем на вечеринке. Итак, прежде чем начать писать, узнайте свою аудиторию, цель и ситуацию.
Когда люди ходят на ваши семинары или обращаются за советом, что их беспокоит?
Я прошу их перечислить свои три сильных и слабых стороны в написании. Мало кто знает, в чем их сильные стороны, но они перечислят ряд слабых мест, и часто это механика письма — пунктуация, грамматика и так далее. Механика — самый большой убийца писательской уверенности. Люди считают, что если они не разбираются в механике, они не станут хорошим писателем. Их уверенность подорвана.
Многие из участников моего семинара имеют ученые степени и медицинские степени с приличным письменным опытом, но их последний реальный непосредственный опыт написания был в средней школе или / или в колледже. Так что они много пишут, но не получают много отзывов об этом.
Многие бизнес-классы в колледжах ищут содержание с учетом охваченных вопросов, но в остальном не оценивают написание, потому что преподаватели являются профессорами бизнеса, а не профессорами писательского мастерства.
Как такое отношение влияет на наши деловые письма?
В бизнесе менеджеры помнят пять или шесть вещей из средней школы и, к сожалению, оставляют отрицательные отзывы. Когда они обнаруживают механические ошибки в письмах своих сотрудников, они сосредотачиваются на этих плохих вещах.
Поделюсь историей резюме. Одна компания проверила резюме кандидата, который начал сопроводительное письмо со слов: «Я провел четырнадцать лет в этой отрасли…». Кандидат был более чем квалифицирован, но компания отказалась рассматривать резюме, потому что было написано «четырнадцать», потому что, конечно, в большинстве случаев любое число больше 10 должно быть числовым.
Предполагается, что существует только один стиль, и многим соискателям отказали, потому что рецензент помнит только одно или два правила из сотен. В своем консультировании я говорю компаниям, что если это действительно важно, они должны разослать руководство по стилю, которое они хотят, чтобы соискатели использовали.
Итак, какие средства вы предлагаете, чтобы сосредоточиться на написании контента?
- Сначала сосредоточьтесь на том, что вы пытаетесь сказать.
- Просто пиши. Некоторые проблемы часто решаются сами собой, пока вы пишете. Вы узнаете, когда фразу нужно разделить запятой, например, при перечитывании произведения.
- Включите механику, чтобы усилить контент в более поздних черновиках.
- Осознайте, что будете делать ошибки.
В вашем первом черновике все должно быть в вашей голове. Затем, когда вы ужесточите свое сообщение, механики начнут заботиться о себе сами.
Мы все переняли от старшей школы: если письмо механически правильное, значит, оно должно быть хорошим. Отчасти проблема в школе в том, что там должна быть оценка, а механику легче проверять. Но опять же, написание и корректура — это разные навыки.
Откуда вообще берутся эти «правила» стиля письма?
В 1762 году епископ Роберт Лоут написал первое руководство по грамматике. Проблема в том, что он составил это руководство, потому что язык слишком сильно менялся, и он думал, что через 200 лет никто не узнает, что кто-то сказал. Он основывал свои правила на древних латинских и греческих правилах, и мы больше даже не следуем этим языкам. Отсюда и проистекает большинство «глупых» правил.
Какие ключевые моменты вы изложите в своей книге « Составьте корпоративную лестницу» ?
Как пишут профессиональные писатели — это не так, как вас учили в школе. Они не пишут, помня о правилах. Они просто концентрируются на аудитории и основном сообщении. Так что читайте это глазами публики.
Мы все должны использовать инструмент, который используют профессиональные писатели: они «вписывают в задачи». То есть они пишут в проблему, а затем выписывают из нее. Ничего удивительного в этом процессе.
Помните, что главное в написании письма — это знать свою аудиторию и то, что они ожидают прочитать.
Если бы вы были супергероем и могли бы помешать всему миру сделать одну по-настоящему плохую вещь в письменной форме, что бы это было?
Читает Линн Трасс. Она увековечивает миф о том, что механика — это все. Она даже рассказывает историю о том, как когда она была маленькой девочкой, она начала сказку с прекрасной первой строчки: «Значит, ты ведьма». Она показала его своей сестре, и сестра указала на ошибку в написании слова «ваш». Трасс говорит, что 42 года спустя она так и не написала ни одной строчки из этой сказки, но запомнила разницу между вами и вами.
Поэтому люди теряют контент, когда зацикливаются на механике. Механический стиль сложен — вы будете забывать «правила» снова и снова, но у вас есть для этого ресурсы, и это не должно мешать вам писать.
Хотите что-нибудь добавить?
Пилот поделился со мной самой большой проблемой, с которой он столкнулся с новой механикой: когда они сталкиваются с проблемой, они в первую очередь ищут самое сложное. Он сказал: «Я говорю им, чтобы они затянули винты и заменили прокладку, потому что в большинстве случаев проблема только в этом». То же самое применимо к любому писателю: сначала сделайте простейшее исправление, а затем примените правила.