Деловая электронная почта может быть прекрасным инструментом, связывающим вас удаленно с вашим бизнесом из любой точки мира 24/7/365. Это отличная экономия времени, но при неправильном использовании она может стать неэффективной. Многие руководители получают сотни писем каждый день. Некоторые люди вынуждены фильтровать нежелательную информацию или удалять электронные письма от тех, кого они не знают. Правильное форматирование и написание электронного письма могут помочь избежать удаления при создании профессионального делового имиджа.
Части деловой электронной почты
Как и деловое письмо, деловая электронная почта следует стандартным соглашениям о форматировании.
Сюжетная линия
В деловом письме неуместно оставлять строку темы пустой. Придумайте короткую фразу или предложение, описывающее тему вашего электронного письма, например «Бюджетное собрание» или «Обновить расписание на март». Хорошая тема письма:
- Содержательный
- Описательный
- Профессиональный
- Интересный
Приветствие
В электронном письме легко начать печатать, не останавливаясь, чтобы поприветствовать человека, к которому вы обращаетесь. Деловое письмо , что только начинается в без какого — либо приветствия будет казаться резким и неуместно. Электронная почта действует так же, и должна соответствовать тем же правилам, что и письмо. Начните письмо с «Уважаемый ___________»: при обращении к человеку, которому вы пишете, учитывайте свое знакомство и положение, а также культурные особенности. Если это кому-то, с кем вы еще не встречались, или кому-то более высокому в служебной иерархии, чем вы, уместно использовать формальный титул, такой как мистер, мисс или доктор. При адресе корпоративной электронной почты убедитесь, что вы используете правильное название человека и, прежде всего, убедитесь, что вы правильно написали его / ее имя.
Введение
Как и в деловом письме, вы должны включить короткий вводный абзац, объясняющий цель электронного письма. Сделайте этот раздел кратким и по существу. Вы сможете расширить в следующих абзацах.
Тело
Вы представляете себя и свой бизнес в электронном письме, так же как в письме или любом другом сообщении. Относитесь к деловой электронной почте, как к любому другому важному корпоративному документу. Расширьте начальный абзац, следя за логикой. Ваши предложения должны быть короткими и ориентированными на действия. Пронумерованные списки или маркированные элементы могут разбить блоки теста и предоставить вашему читателю простой обзор ваших выводов.
Заключительный абзац
Обобщите ваши ключевые моменты и четко сформулируйте любые действия, которые вы хотели бы, чтобы ваш корреспондент выполнял, а также любые действия, которые вы предпримете. Сделайте это кратко и по существу.
Подпись
Не заканчивайте письмо сразу после заключительного абзаца. Как и в письме, включите заключительное приветствие, например «Искренне Ваш» или «Искренне». Затем введите свое имя. Многие компании требуют форматирования блока подписи. Если ваш не рассматривает организацию вашего блока подписи следующим образом.
Ваше ФИО, Должность
Компания
Веб-сайт Номер
телефона | Факс
Советы для деловых писем
При написании деловых писем помните следующее.
Правила хорошего письма по-прежнему действуют
Не позволяйте себе вести себя непринужденно. Обратите внимание на грамматику и правописание. Перед отправкой внимательно проверьте копию. Когда он ушел, вы не сможете его вспомнить.
Пишите по существу, используя всю электронную почту, и делайте абзацы короткими. Никто не хочет пробираться сквозь завесы бесполезной пижамы. Обидно тому, кто ценит свое время. И никогда не пишите ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Это раздражает и попахивает некой незрелостью; это считается письменным эквивалентом крика. Позвольте человеку, которому вы пишете, понять, что вы пытаетесь передать эмоции.
Держите свой деловой язык электронной почты
Сопротивляйтесь импульсу дать ответ в пылу мгновения. С обычной почтой у вас есть время остыть перед тем, как дать едкий ответ. Электронная почта работает мгновенно и немного опасно. Перечитайте сообщение. Сосчитай до десяти. Затем сделайте еще один удар по письму. Если вы дадите импульс гневу и ответите, не задумываясь, этот ответ может вернуться и преследовать вас. Никогда не отправляйте по электронной почте то, что вы не хотели бы пересылать сотням или тысячам людей.
Удалить длинные цепочки сообщений электронной почты
Нажмите «ответить», а не «написать», чтобы ответить на продолжающуюся беседу. Если цепочка становится слишком длинной, вынуждая вас пробираться через пару экранов с адресами и заголовками «CC to», просто отправьте новый ответ по электронной почте. Вы также можете стереть тело письма, но оставить в заголовке. С осторожностью используйте кнопку «Ответить всем», если только вы не хотите, чтобы все получили копию вашего ответа. Большинству людей это не понадобится, и они не будут его читать.
Будьте активными и короткими
Если вы не думаете, что получателю нужен дополнительный сон, используйте активный голос. Пассивный голос добавляет ненужной длины. С другой стороны, не делайте письмо настолько коротким и лаконичным, чтобы получатель мог понять ваш код и то, о чем вы говорите. Помните, что ваше письмо может быть одним из нескольких сотен полученных в тот день. Слишком долго, и он испорчен. Информацию о методах редактирования заметки см. В разделе «Написание и редактирование».
Следи за своим тоном
Подберите тон вашего корреспондента: неформальный, дружелюбный по имени или формальный. Приветствие вроде «Привет, Гарри!» или «Привет, Сильвия» — приятное прикосновение, которое добавляет элемент тепла к тому, что часто может быть холодным.
Уделяя внимание деталям, вы можете передать желаемое изображение в своих деловых письмах. Всегда уделяйте время их тщательному составлению, чтобы представить себя и свою компанию в наилучшем свете.