Если вы отвечаете за организацию встречи, предварительное планирование является ключевым моментом, а люди, которые проводят встречи, часто не тратят на планирование достаточно времени. Согласно Facilitate.com , «Типичная модель встречи: 10% планирование; 80% встреча; 10% последующие действия. Гораздо более эффективная модель — это 50% планирование; 20% встреча; 30% последующие действия». Если вы отвечаете за проведение собрания — будь то разовое мероприятие или повторяющееся собрание — важно убедиться, что оно будет эффективным и значимым.
Советы для успешных встреч
1. Определите необходимость
Чтобы спланировать эффективно, вы должны сначала определить, нужна ли вообще встреча. Как указано в информационном бюллетене Teams On Target, вам не следует «никогда не проводить собрание только ради проведения собрания». Согласно Teams on Target, встречи «необходимы для решения проблем и выработки стратегии, а также для публичного признания и поощрения хорошо выполненной работы».
Определите свои цели и цель, а затем определите, будет ли объединение людей на встречу полезным целям или это будет казаться — как это часто бывает на собраниях — пустой тратой времени. Пригласите только тех, кому действительно нужно быть там, и составьте план, чтобы сосредоточить встречу на достижении общей цели в разумные сроки.
2. Составьте повестку дня
Важно составить повестку дня встречи и заблаговременно распространить ее среди участников. В своем блоге бизнес-стратег Билл фон Эйкен заявляет: «Простая повестка дня встречи, распространенная заранее, — это, пожалуй, самый важный инструмент в обеспечении успешной продуктивной встречи».
Получение повестки дня в руки участников заранее позволяет им узнать, о чем идет речь, почему они должны быть на ней и что им нужно сделать, чтобы подготовиться. В нем также содержится конкретная информация о том, сколько времени выделить для собрания и где оно будет проводиться.
- В повестке дня должны быть перечислены основные темы для обсуждения, в том числе продолжение старых дел и представление группе новых вопросов.
- Укажите любые необходимые материалы или ресурсы, чтобы участники знали, что им взять с собой.
- Установите реалистичные ограничения на количество времени, отведенное на каждую точку.
- Выделите в конце немного времени, чтобы участники при необходимости подняли другие вопросы.
Используйте повестку дня как контрольный список на собрании, соблюдая порядок и отведенное время для каждого пункта. Это сохранит тему группы и предотвратит затягивание встречи.
3. Подготовьте конференц-зал.
По данным Сети лидеров по изменениям Мичиганского университета, фасилитаторы встречи должны заранее подготовить место для встречи. Это включает в себя проверку того, что ваш проектор настроен и работает до начала прибытия участников, если вы планируете его использовать. Любые другие необходимые инструменты — такие как флип-чарт, маркеры, ручки, раздаточные материалы для собраний, напитки и т. Д. — должны быть подготовлены и подготовлены заранее до назначенного времени. Это важный шаг в установке подходящего тона, позволяющем участникам понять, что вы серьезно относитесь к встрече, организованы и заинтересованы в максимальной производительности.
4. Придерживайтесь расписания.
Очень важно начинать собрания в то время, когда они должны начаться. Опаздывание фасилитатора недопустимо, равно как и задерживать людей, которые прибывают вовремя, чтобы дождаться прихода отставших. EffectiveMeetings.com предлагает отправить участникам электронное письмо с напоминанием за полчаса до начала. встречи с поощрением прибыть вовремя. Когда наступает время встречи, начинайте, независимо от того, кого еще нет — иначе проявите неуважение ко времени тех, кто сделал то, что должен был.
EffectiveMeetings.com предлагает закрыть двери, когда пришло время начинать, и даже опубликовать время встречи на внешней стороне двери. Если вы сделаете это, опоздавшие не смогут остаться незамеченными, поэтому, надеюсь, они дважды подумают, прежде чем снова опоздать.
Так же важно завершать встречи вовремя, как и начинать своевременно. У участников могут быть другие назначенные встречи, поэтому наезд на них может быть проблематичным. Если разговоры выходят за рамки времени, отведенного в повестке дня, вам как фасилитатору нужно вмешаться и вернуть группу в нужное русло. Возможно, вам придется отложить некоторые вопросы до будущего собрания или попросить некоторых участников собраться вместе, чтобы проработать детали вне общего собрания группы.
5. Управляйте потоком обсуждения
Как фасилитатор, вы несете ответственность за то, чтобы беседа оставалась намеченной и прогресс был достигнут на протяжении всего собрания. Вам не нужно доминировать в разговоре, но вам нужно держать его в русле. Академия планирования встреч предлагает начать встречу заявлением о том, насколько ценно время каждого, а также напоминанием о времени, когда встреча должна быть завершена. Возможно, вы даже захотите объявить, что вы должны уйти в назначенное время, чтобы обеспечить дополнительное подкрепление важности продолжения дискуссии.
Используйте повестку дня как инструмент, как для управления ходом разговора, так и для сохранения расписания встречи. Change Leadership Network рекомендует назначить кого-нибудь, кто будет держать время, чтобы сделать объявление за несколько минут до истечения времени по каждому пункту повестки дня, чтобы группа знала, когда пора переходить от одной темы к другой.
Если люди представляют вопросы, не включенные в повестку дня, вам нужно будет в уважительной манере вернуть разговор к тому, что необходимо обсудить на собрании. Согласно Академии планирования встреч, вам также иногда может потребоваться вмешаться и выступить в качестве модератора, чтобы ограничить количество вопросов и продолжить разговор.
Подготовка к успеху
Время, которое вы тратите на создание основы для успешных встреч, может положительно повлиять на вашу команду. Когда члены команды поймут, что встречи будут целенаправленными, сфокусированными на целях и не сбиваться с пути, они, вероятно, будут гораздо лучше относиться к участию . Вы лучше используете свое время — и время членов вашей команды, — чем если бы собрания планировались и проводились без тщательного рассмотрения.
По окончании собрания обязательно подготовьте протокол для раздачи группе и по мере необходимости общайтесь с членами команды в зависимости от результата собрания. Вы будете на пути к повышению продуктивности и укреплению чувства командной работы, если найдете время, чтобы улучшить свои навыки организации встреч.