Согласно Ассоциации управления информацией и изображениями (AIIM), системы управления документами (DMS) определяются как «использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной с помощью сканера документов «. Технология DMS может помочь компаниям сократить бумажную работу и связанные с этим расходы, а также повысить производительность.
Решение о том, нужна ли вам DMS
Улучшение вычислителя расхода и бумажных файлов
По словам Джеффа Пикарда, генерального директора Lucion Technologies , «Если компьютер и бумажные файлы важны для вашего бизнеса, следует рассмотреть возможность использования DMS». Он продолжает: «Я могу придумать не так много предприятий, которые не полагались бы каким-либо образом на электронные и бумажные файлы», поэтому DMS — это то, от чего может выиграть практически каждая организация, независимо от отрасли или размера. DMS можно использовать для хранения и организации всего — от квитанций и табелей учета рабочего времени до прайс-листов и файлов персонала.
Соображения размера компании
Пикард заявляет: «От магазина, в котором работает один человек, до сотен сотрудников, есть DMS для всех. Важно найти ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям».
Существуют доступные готовые решения, такие как приложение FileCenter от Lucion Technologies , которое стоит от 100 до 200 долларов за компьютер (в зависимости от версии) за счет компонентов полномасштабных корпоративных систем, которые могут стоить миллионы долларов. Выбор правильной системы требует анализа требований вашего бизнеса.
Оптимизация документооборота
Если вы или ваши сотрудники тратите много времени и усилий на работу с документацией — бумажной и электронной, — велика вероятность, что DMS принесет пользу вашей организации. По данным StopWaste.org , «90 процентов страниц, обрабатываемых каждый день в среднем офисе, просто перетасовываются». Это потраченное впустую время.
«Хорошая DMS может изменить ваш рабочий процесс в лучшую сторону», — говорит Пикард. Он поясняет: «DMS действительно предназначены для работы с постоянным потоком компьютерных и бумажных файлов. Если ежедневный поток компьютерных и бумажных файлов велик, то этот бизнес — лучший кандидат для DMS ».
Повышение производительности
Ключевое преимущество внедрения DMS заключается в повышении производительности, поскольку вы можете направлять ресурсы в более продуктивные области, когда поток бумаги и компьютерных файлов упорядочен. Пикард утверждает: «DMS может сделать людей более продуктивными и позволить им добиться большего. Хорошая DMS может сделать повседневную обработку документов более эффективной и позволить лучше организовать бумажные и цифровые файлы». Эти вещи напрямую влияют на производительность.
Упрощение поиска файлов
Поиск бумажных документов может занять много времени, и часто возникают проблемы с утерянными или неправильно оформленными документами. В «Фактах об управлении документами» говорится: «7,5% всех документов теряются, 3% остальных — неправильно». Кроме того, согласно статистике, опубликованной на веб-сайте Р.Дж. Янга, «в среднем исполнительный директор США тратит до шести недель в год на поиск неуместной информации».
Риск возникновения подобных проблем можно значительно снизить с помощью DMS. DMS индексируют отсканированные изображения и позволяют пользователям добавлять значимые теги, которые являются критериями, которые система использует для индексации электронных файлов. Добавляя значимые теги и используя их при поиске, вам становится проще находить документы по мере необходимости.
Быстрое время отклика
Когда вы можете извлекать файлы быстрее, конечным результатом является более быстрое получение результатов. Согласно CalCPA Education Foundation, это преимущество DMS может привести к более высокому уровню обслуживания клиентов. В конце концов, когда сотрудники могут сразу найти электронные файлы, они могут удовлетворить потребности клиентов быстрее, чем если бы им приходилось тратить время на копание бумажных документов.
Конфиденциальность записей
Когда ваши записи хранятся в DMS, не стоит беспокоиться о том, что посторонние люди вытащат записи из картотеки. Согласно CalCPA Education Foundation, DMS может быть настроена для ограничения доступа к определенным типам записей только для пользователей, которым разрешено их использовать. Компания может точно определить, кто и какие документы может просматривать, и даже контролировать, кто может их редактировать, а кто только просматривать.
Удаленный доступ
Если в вашей компании есть сотрудники, которые работают удаленно, путешествуют или работают в нескольких местах, DMS будет для вас особенно полезен. Как отмечает CalCPA Education Foundation, «цифровые файлы обладают функциональностью, недоступной для бумажных файлов». С помощью этого типа системы более одного человека могут получить доступ к одному файлу одновременно — и даже работать с ним одновременно, независимо от того, где они находятся.
Экономия затрат
Даже если внедрение DMS в вашу компанию потребует денежных затрат на покупку системы, вы можете сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. Окупаемость инвестиций (ROI) будет сильно варьироваться от одной компании к другой, но есть много областей, где можно добиться экономии.
Вышеупомянутые преимущества производительности могут привести к сокращению человеко-часов, затрачиваемых на обработку потока документов, но на этом преимущества не заканчиваются. С DMS вы можете сократить расходы на:
- Бумага
- Папки с файлами
- Картотеки
- Ксерокопирование
- Стоимость доставки бумажных документов
Вы даже можете сэкономить на производственных расходах, особенно если вы платите за хранение бумажных документов за пределами офиса или в вашем существующем здании не хватает места.
Посмотрите, сколько вы тратите в этих областях, и выясните, сколько вы сэкономите, сократив (или исключив) бумагу в вашем офисе, даже с учетом стоимости покупки DMS.
Снижение воздействия на окружающую среду
Если ваша компания придерживается устойчивых методов ведения бизнеса, внедрение DMS станет ключевым шагом на пути к сокращению использования бумаги. Независимо от того, имеет ли ваша компания зеленую инициативу в рамках своей миссии или видения или нет, внедрение экологичных практик в повседневные бизнес-операции — это то, что может сделать каждая компания на благо.
Статистика Р. Дж. Янга показывает, что более 800 миллионов листов бумаги используются для компьютерных распечаток каждый день, и что 80% документов, которые отправляются в архив, больше никогда не упоминаются. Кроме того, даже с учетом передовых технологий, используемых в деловом мире, StopWaste.org сообщает, что «количество создаваемых бумажных документов растет со скоростью не менее 22 процентов в год», только в США. Подумайте, сколько бумажных отходы можно было бы устранить, если бы больше предприятий приняло DMS.
Резервное копирование
Как и в случае с любой другой компьютерной системой, крайне важно создавать резервные копии информации, хранящейся в вашей DMS. Вам нужно будет работать со своей ИТ-командой, чтобы установить протоколы резервного копирования, чтобы убедиться, что вы не подвергаетесь риску или не теряете ключевые системные данные из-за сбоя системы или другого аварийного сценария. Это может включать ежедневное резервное копирование сервера, внешнее хранилище данных, Что такое облачные вычисления? хранилище или некоторую комбинацию этих методов.
Следуйте рекомендациям по резервному копированию и восстановлению всех ваших бизнес-данных.
Польза для всех
Вам будет сложно определить какой-либо бизнес, который не выиграет от использования DMS. Необходимый масштаб будет варьироваться в зависимости от размера компании, характера бизнеса и от того, является ли цель компании безбумажной или, конечно, просто упростить поток бумаги и компьютерных файлов, но преимущества DMS трудно игнорировать. .