Рабочее место развивается по мере того, как все больше мобильных технологий внедряются в обычный способ общения и решения задач. По последним данным Pew Research , 90 процентов американцев владеют мобильными устройствами. Данные Smart Insights показывают, что использование мобильных устройств в настоящее время превосходит использование настольных компьютеров с точки зрения поиска и использования информации.
Мобильные устройства на рабочем месте
Также важно отметить, что работа в целом была преобразована революцией мобильных устройств. Согласно опросу, проведенному International Data Corporation , «численность мобильных работников в США будет стабильно расти в течение следующих пяти лет, увеличившись с 96,2 миллиона человек в 2015 году до 105,4 миллиона мобильных сотрудников в 2020 году». Это три четверти взрослой рабочей силы Америки, которая хотя бы часть времени будет работать удаленно и использовать свои мобильные устройства, чтобы оставаться продуктивными.
Мобильные устройства могут включать в себя следующее:
- Смартфоны
- Ноутбуки
- Таблетки
- Системы GPS
- Нетбуки
Эти устройства больше не являются необязательными для использования в рабочих средах, а стали обычным делом. Таким образом, компании должны создать политики для мобильных устройств для управления технологиями этого типа и снижения связанных с ними рисков.
Управление мобильными устройствами
С точки зрения управления человеческими ресурсами компаниям необходимо установить официальные политики в отношении мобильных устройств, которые защищают организацию и ограничивают их использование в профессиональных целях. Сотрудники все чаще обращаются к мобильным технологиям, чтобы оставаться на связи как в личной, так и в профессиональной жизни, общаться с коллегами и совместно решать задачи, но это не отменяет того факта, что обмен данными в любое время осуществляется за пределами защищенного сервера. , он может стать жертвой кражи.
Мобильная политика
Аспекты, которые политика использования мобильных устройств должна охватывать на обычном рабочем месте, могут включать:
- Каким образом следует контролировать использование мобильных устройств для обеспечения безопасности и защиты информации компании и клиентов.
- Будет ли отслеживаться использование данных и что произойдет, если сотрудник злоупотребит объемом данных (например: загрузка больших файлов без разрешения)
- Как хранить и безопасно транспортировать мобильные устройства в офис и из офиса, а также во время путешествий
- Где сотрудники могут получить поддержку по любым техническим вопросам, связанным с использованием мобильных устройств и программного обеспечения.
Если мобильные устройства принадлежат компании, тогда записи об использовании доступны, и сотрудники должны быть обучены, что они будут контролироваться каждый раз, когда они используют предоставленное компанией мобильное устройство для выполнения профессиональных и личных задач. Таким образом, компания будет нести ответственность за предоставление защищенных паролем сетей, которые поддерживаются дежурной командой технической поддержки 24/7.
Использование устройства
Пример простой письменной политики рабочего места на мобильных устройствах можно найти на LegalZoom . Кроме того, Общество управления человеческими ресурсами рекомендует, чтобы любая политика использования мобильных устройств включала следующие элементы и публиковалась вместе с другими политиками занятости:
- Цель и цель политики использования мобильных устройств применительно к рабочей среде.
- Тип устройств, подпадающих под действие политики использования мобильных устройств (в том числе принадлежащие сотрудникам или устройства с собой (BYOD))
- Примеры допустимого использования мобильных устройств для практических рабочих задач и общения
- Известные риски и запрет определенных видов деятельности, для которых могут использоваться мобильные устройства
- Корректирующие и / или полные дисциплинарные меры, которые могут быть приняты к нарушителям политики
- Где сотрудники могут получить дополнительную информацию, указав имя / адрес электронной почты контактного лица
Мониторинг данных
Что касается создания политики рабочего места для управления использованием мобильных устройств, данные нельзя игнорировать как основной компонент. Компаниям нужны надежные системы для мониторинга данных, входящих и исходящих из организации. Мониторинг использования может осуществляться центральной коммуникационной группой, которая просматривает отчеты об использовании и предупреждает пользователей о сокращении использования данных. Совместное использование больших файлов следует осуществлять с помощью протокола безопасной передачи файлов, а не отправлять их через мобильные устройства. Компания может контролировать данные с помощью:
- Установление ограничения на использование данных для каждого отдельного пользователя мобильных устройств и смартфонов, предоставленных компанией.
- Настройка предупреждений о превышении объема данных, злоупотреблениях и инцидентах, которые могут потребовать дополнительного расследования
- Обучение сотрудников безопасному обмену файлами в системе FTP, особенно конфиденциальной информации компании.
- Партнерство с поставщиком услуг связи, который может отслеживать и консультировать пользователей по передовым методам работы с данными.
BYOD
В то время, когда мобильные устройства стали доступными и доступными по цене, многие сотрудники привыкли использовать собственное мобильное оборудование для выполнения разнообразных личных и профессиональных мероприятий, находясь на часах компании. Хотя использование личных устройств в рабочих целях можно и нужно не поощрять, работодатели должны включить это в письменную политику.
- Обучите сотрудников, что они могут нести личную ответственность за разглашение конфиденциальной информации компании.
- Запретите мобильные устройства, которые позволяют фотографировать и обмениваться файлами на рабочем месте.
- Дайте рекомендации по правильному использованию BYOD только в личных целях, а не в рабочих целях.
С точки зрения работодателя, есть еще одна причина не поощрять использование мобильных устройств, чтобы оставаться на связи в нерабочее время. В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) время использования мобильных ресурсов для выполнения рабочих задач (например, проверка рабочей электронной почты) может считаться оплачиваемым рабочим временем. Кроме того, если сотрудник накапливает какие-либо расходы при использовании своих личных мобильных устройств (например, покупка времени мобильного Wi-Fi), компания может быть вынуждена возместить эти расходы.
Управление мобильными технологиями и системами
К счастью, существует ряд ресурсов и инструментов, доступных для компаний, которые хотят разработать строгую политику использования мобильных устройств, защищая компанию от любого потенциального вреда.
- Министерство торговли США и Национальный институт стандартов и технологий (NIST) опубликовали бесплатно загружаемое руководство по обеспечению безопасности мобильных устройств для предприятий.
- Stay Safe Online предлагает несколько советов по обеспечению безопасности мобильных устройств в любое время, а также передовой опыт для компаний, предоставляющих доступ к мобильным технологиям.
- Roboform , популярный продукт, который создает пароли с помощью приложения для большинства типов мобильных устройств, позволяет пользователям безопасно хранить информацию за надежными паролями.
Образование улучшает управление мобильными устройствами
Это всего лишь несколько способов, которыми ваша компания может управлять мобильными устройствами на рабочем месте. Помните, что образование имеет большое значение для создания рабочего места, где информация находится в безопасности, а сотрудники могут максимизировать производительность с помощью мобильных устройств.