Следующие ниже образцы сообщений голосовой почты помогут вам эффективно использовать эту форму связи , независимо от того, оставляете ли вы сообщение, чтобы кто-то перезвонил, или записываете приветствие для людей, пытающихся связаться с вами.
Примеры сообщений голосовой почты: запись приветствия
При записи приветствия на телефон помните следующие советы:
Напишите, что вы хотите сказать
Нет ничего плохого в том, чтобы сначала написать приветствие. Если вы довольны формулировкой, потренируйтесь несколько раз, прежде чем пытаться ее записать.
Говори медленно и четко
Вам может быть неудобно записывать приветствие, и у вас может возникнуть соблазн поторопиться. Сопротивляйтесь этому побуждению и намеренно замедляйте свою речь. Вы хотите, чтобы звонящий мог правильно слышать ваше имя, чтобы убедиться, что он дозвонился до нужного человека.
Улыбайтесь, когда записываете свое сообщение
Это может показаться немного глупым, но если вы настроены позитивно, когда записываете свое сообщение, слушатель сможет уловить этот факт, когда он его услышит, и будет впечатлен вашим профессионализмом.
Вы можете сказать что-то вроде: «Вы связались с [Ваше имя] из компании XYZ. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер и подробное сообщение, и я перезвоню вам, как только смогу».
Предоставьте вызывающему абоненту другие возможности
Ваше сообщение также должно давать вызывающему абоненту возможность нажать «0» или набрать другой добавочный номер, чтобы связаться с реальным человеком, если его потребности являются срочными. Вы можете использовать такую формулировку: «Если вам нужно срочно, наберите« 0 », и наш администратор будет рад соединить вас с моей помощницей Джейн (или Джо) Смит».
Сообщения голосовой почты: оставление сообщения
Когда вы звоните и набираете голосовую почту человека, убедитесь, что ваше сообщение ясно. Следующие советы помогут вам эффективно общаться:
Идентифицируйте себя, используя свое имя и фамилию
Кажется, это основная вещь, о которой нужно помнить, но многие люди не думают предоставить человеку, с которым они пытаются связаться, его полное имя. Представьте на минуту, что человек, которому вы оставили сообщение, пытается перезвонить вам и называет только ваше имя; что, если они позвонят в большую корпорацию и будут иметь только имя «Боб» или «Сью»? Гораздо разумнее (и считается более профессиональным) указывать свое полное имя при отправке сообщения.
Дайте свой номер телефона
Не думайте, что у человека, которому вы звоните, есть ваш номер телефона. Для удобства вы должны указать его в начале сообщения голосовой почты и снова в конце. Вот вам пример:
«Здравствуйте, это Джейн Доу из компании ABC. Мой номер — 555-1212. Причина моего звонка — [укажите подробности здесь]. Пожалуйста, перезвоните мне по телефону 555-1212. Спасибо».
Скажите человеку, когда он сможет связаться с вами
Если есть определенный день или время, когда вы будете доступны для человека, с которым вы пытаетесь связаться, чтобы перезвонить, обязательно укажите это в своем сообщении голосовой почты. Это снизит вероятность того, что вы пропустите обратный звонок; никто не хочет проигрывать «телефонную метку», если это может помочь! Использование методов, описанных в этих примерах сообщений голосовой почты, поможет вам упростить эффективное общение с использованием этого носителя.