Прежде чем написать приглашение делового письма, найдите время, чтобы просмотреть образцы приглашения делового письма, чтобы не только получить представление о формате, но и о стиле. В официальном приглашении делового письма используется установленный формат и деловой язык, в то время как обратное верно для обычного письма, которое может включать остроумные фразы, стихи или тематический подход.
Тон
Независимо от того, какой стиль вы выберете, вы заметите, что образцы приглашений с деловыми письмами имеют позитивный тон, который вызывает предвкушение события или случая, и вы захотите сделать то же самое.
Что включить в деловое письмо-приглашение
Назовите событие
Наряду с объяснением того, какой тип мероприятия планируется и названием мероприятия, укажите:
- Дата
- Время
- Место
Ожидается ли подарок?
Если мероприятие проводится с особой целью, например, чествование отдельного человека, обязательно укажите, подходит ли персональный подарок. Это всего лишь один пример ответа на все вопросы, которые могут возникнуть у получателя. Например, если мероприятие проводится в честь уходящего на пенсию сотрудника за годы его службы, получатель приглашения может задаться вопросом, не принесет ли он подарок. Или это уместно?
Что надеть?
Еще один частый вопрос, который возникает у людей, посещающих мероприятие, — это то, что им следует надеть. Никто не хочет быть слишком одетым или слишком одетым, что приводит к неприятным ситуациям на время мероприятия или может заставить их уйти раньше. При написании письма вы можете указать, что уместно задавать вопросы о том, что надеть для отдыха.
Включите конкретную дату ответа
Дайте понять тем, кто получил приглашение, что вы ожидаете, что они так или иначе ответят к определенной дате, чтобы зарезервировать для них место на мероприятии. Включите строку RSVP вместе с номером телефона (или служебным адресом электронной почты ) и сроком ответа.
Могут ли они привести гостя?
Это еще одно неизвестное, которое необходимо четко указать в вашем приглашении. Может ли приглашенный привести гостя? Разрешены дети? Есть ли в приглашении супруга? Четко рассмотрите этот аспект того, кого приглашают, чтобы развеять сомнения или неуверенность.
Как туда добраться
Включите четкие указания и, возможно, карту того, как добраться до места проведения мероприятия.
Образцы приглашений с деловым письмом
При составлении приглашения используйте образцы приглашений делового письма, чтобы подобрать идеи для словарного запаса и формата, которые подойдут вам.
Рассмотрим следующий образец приглашения:
ABC Party Plus
Ул. Беседка, 208
Happily Ever After, Нью-Йорк
Тел: 212-555-5555
15-16 октября, 20-
Уважаемый клиент:
Отметьте свой календарь для ABC Party Plus Extravaganza! Это прекрасная возможность узнать о последних новостях от ведущих поставщиков расходных материалов. Узнайте из первых рук, что нового и что они могут предложить, включая образцы для Хэллоуина, осени, вечеринок для несовершеннолетних, детских праздников, спортивных вечеринок, тематических вечеринок и многого другого. Практические дисплеи позволят вам из первых рук познакомиться с последними идеями, которые сделают вечеринки ваших клиентов особенными.
Наши записи показывают, что вы были клиентом ABC Party Plus с момента нашего торжественного открытия два года назад. Стремясь поблагодарить вас за ваш бизнес, мы хотим пригласить наших избранных клиентов на нашу осенне-зимнюю феерию.
Это мероприятие по продаже только по приглашениям. В субботу, 15-го, на весь наш ассортимент, включая аксессуары, украшения, костюмы и сувениры, будет скидка от 50 до 75%. Одевайтесь удобно для совершения покупок, и мы предложим вам прохладительные напитки в нашем отделе обслуживания клиентов. Двери открываются в 9:00. Планируйте прибыть пораньше, чтобы воспользоваться этим специальным приглашением до того, как в полдень начнется прием широкой публики.
В качестве бонуса для наших постоянных клиентов мы приложили подарочный сертификат на 10 долларов, который можно использовать во время Феерии при любой покупке на сумму более 75 долларов.
Мы с нетерпением ждем встречи с вами на ABC Party Plus ‘Fall / Winter Extravaganza и в нашем главном распределительном центре. Для вашего удобства предоставляется карта. Пожалуйста, принесите это приглашение с собой и предъявите его у двери. Это хорошо для вас и двоих гостей.
Искренне,
[название]
Менеджер магазина
ABCPartyPlus@shoptilyourdrop.com
- Все продажи окончательны. Никаких обменов.
Приложение: подарочный сертификат на 10 долларов США (не подлежит обмену на наличные).
Когда отправлять приглашение
Вы хотите, чтобы ваше приглашение пришло вовремя. Постарайтесь получить приглашение за две или более недели до мероприятия.