Проведите встречу с клиентом или коллегами по работе, которые разбросаны по всему миру, устроив виртуальную встречу. Виртуальная встреча позволяет каждому общаться в режиме онлайн и вести дела, которые обычно приходится вести лично.
Проведение виртуальных встреч
Проведение виртуальной встречи требует определенной подготовки со стороны организатора.
Определить потребности
Перед тем, как перейти в режим выполнения, оцените потребности, которые у вас есть для проведения собрания. Список потребностей пригодится, когда вы выбираете платформу для запуска встречи. Решите, хотите ли вы использовать видео или просто аудио. Возможно, вам вообще не нужны какие-либо параметры звука, а просто нужен способ визуального обмена информацией на собрании.
Выберите платформу
Вы можете сузить круг доступных вариантов для проведения собрания, используя созданный вами список потребностей. Существует множество платформ для доставки встреч — как в бесплатных, так и в платных версиях. Выберите платформу, которая отвечает всем или большинству ваших потребностей. Некоторые примеры платформ включают:
- WebEx : WebEx предоставляет платформу, на которой участники встречи могут собираться вместе, используя различные формы взаимодействия. Платформа WebEx имеет тенденцию работать на собраниях, на которых участникам необходимо делиться слайдами, документами, файлами и раздаточными материалами. WebEx работает на облачной платформе, где все эти документы доступны участникам встречи. В дополнение к обмену документами WebEx предлагает аудиокомпонент, позволяющий организатору разговаривать и вести участников по ходу собрания. Доступен вариант чата, чтобы участники могли взаимодействовать друг с другом через чат, находясь в «комнате для собраний».
- Google Hangout : Google Hangout сочетает в себе параметры видео и звука, а также совместное использование Документов Google. Загвоздка в том, что с помощью этой опции вы можете разместить не более 10 человек. Google Hangout также позволяет создавать аудиоверсию встречи, поэтому вам и другим участникам не нужно использовать веб-камеру для видеокомпонента. Внутренние звонки через Google Hangout бесплатны, но за международные звонки взимается дополнительная плата.
- GoToMeeting : GoToMeeting предоставляет комплексный пакет для выполнения практически любых задач во время встречи. Возможности варьируются от параметров видео и аудио до чата, электронной почты и обмена мгновенными сообщениями. Кроме того, GoToMeeting имеет возможность записывать и воспроизводить звуковую часть собрания для использования в будущем или поделиться с участниками, которые не смогли присутствовать на собрании в режиме реального времени.
Подготовить материалы
Соберите информацию, которой вы должны поделиться на встрече, чтобы вы могли подготовить материалы для встречи. Создавайте заметки, документы, слайды презентаций и любые файлы, которыми вам нужно поделиться или использовать в качестве руководства для проведения собрания. После того, как вы подготовите необходимые материалы, вы можете загрузить их на платформу, которую вы используете для встречи.
Создать повестку дня
Составьте повестку дня встречи. Раздайте повестку дня участникам перед встречей, загрузите ее на платформу, которую вы используете для встречи, и снова поделитесь повесткой дня в начале виртуальной встречи, чтобы все знали, каков план встречи.
Пригласить / управлять участниками
Каждая платформа позволяет вам приглашать посетителей и управлять их посещаемостью. Подготовьте и раздайте приглашение. Некоторые платформы требуют, чтобы участники входили в систему, поэтому убедитесь, что вы отправили все имена для входа или пароли, которые требуются участникам для доступа к собранию.
Взаимодействовать с участниками
Когда придет время встречи, войдите на платформу как организатор. Попробуйте сначала подключиться к веб-камере, чату или аудиоверсии собрания, прежде чем посетители начнут входить на платформу. Подготовьте свои материалы и начните взаимодействовать с посетителями, как только они войдут в систему. Взаимодействуйте с участниками, чтобы вы не разговаривали и не печатали все время, а чтобы у них было время ответить, задать вопросы и обратиться к группе.
Соберите обратную связь
Когда собрание завершится, попросите участников высказать свое мнение. Попросите их заполнить небольшой опрос, чтобы поделиться своими мыслями и впечатлениями от виртуальной встречи. Узнайте, что им больше всего понравилось в виртуальной встрече, а что — меньше всего. Вы можете использовать их отзывы, чтобы внести коррективы в будущие виртуальные встречи.
Среды
Один из самых больших вопросов о проведении виртуальных встреч заключается в том, нужно ли использовать видео или даже аудио.
- Видео : согласно Harvard Business Review , добавление видеокомпонента к собранию помогает удерживать внимание участников. Участники, как правило, уделяют больше внимания, когда могут сосредоточиться на лице человека, с которым они разговаривают. По сути, видеокомпонент делает виртуальную встречу больше похожей на личную встречу.
- Аудио . Вторым лучшим средством для виртуальных встреч является аудиокомпонент. Аудиокомпонент виртуального собрания позволяет участникам слышать, что говорят выступающие во время собрания. Это даже позволяет им взаимодействовать с другими на собрании, высказывая свое мнение или обновляя группу по обсуждаемой теме.
- Чат : вариант чата вместо -или в дополнение к видео или аудио является жизнеспособным вариантом для виртуальных встреч. Чат предлагает участникам встречи еще один способ взаимодействия с организатором и другими участниками встречи.
Советы, советы и этикет
В то время как участники знают, что нельзя вести побочные разговоры или прерывать выступающего на личной встрече, виртуальные встречи предлагают другое место для встреч. Чтобы избежать путаницы в том, как должны вести себя организатор и участники встречи, есть несколько простых советов и правил этикета, которые сопровождают виртуальные встречи.
- Сохраняйте сосредоточенность : избегайте каких-либо побочных действий во время встречи. Держите электронную почту закрытой, не отвечайте на звонки, не ешьте и не пейте во время встречи. Вы можете легко отвлечься и потерять представление о том, что происходит, если будете выполнять несколько задач одновременно, вместо того, чтобы сосредоточиться на повестке дня собрания.
- Смотрите в камеру : при использовании видео участники собрания и посетители должны во время разговора смотреть прямо в камеру. Это равносильно установлению зрительного контакта с кем-то, с кем вы разговариваете при личной встрече. Это помогает вам сосредоточиться на встрече, а тем, кто смотрит на вас, — на том, что вы говорите.
- Установите темп : видео может иметь задержку при использовании веб-камеры. По этой причине проводите виртуальную видео-встречу немного медленнее, чем личную встречу. Это помогает компенсировать задержку, которую могут испытывать участники со своей стороны.
- Избегайте сторонних разговоров : на аудио- или видео-виртуальном собрании сторонние разговоры между участниками отвлекают от говорящего, которому принадлежит «слово». Используйте опцию чата для побочных разговоров или вообще избегайте побочных разговоров.
- Подготовьтесь заранее : выступающие, ведущие и участники должны заранее подготовиться к встрече. Прочтите документы, заметки или материалы перед началом встречи. Перед встречей проверьте оборудование, например компьютер или веб-камеру, чтобы убедиться, что оно работает. Войдите в систему и будьте готовы начать собрание как минимум за пять минут до назначенного времени.
Последние мысли
Правильное планирование может помочь обеспечить успех виртуальной встречи. Проведение виртуальной встречи может сэкономить время и деньги для всех участников.