В то время как на всех бизнес-конференциях обычно выступают различные докладчики, обсуждающие темы, интересующие участников, лучшие мероприятия включают в себя ряд различных видов деятельности. Убедитесь, что следующее запланированное вами мероприятие прошло успешно, включив в него варианты, которые понравятся всем сегментам целевой аудитории.
Основные докладчики
Основные докладчики могут быть большим развлечением для участников конференции. Обычно это презентации общих сессий, что означает, что нет других спикеров, проводящих сессии в одно и то же время. Темы обычно выходят за рамки стандартной программы профессионального развития и предлагают вдохновение или уникальные идеи. Хотя основных докладчиков можно запланировать в любое время, их часто заказывают для первого и последнего сеансов конференции.
В зависимости от размера и бюджета мероприятия некоторые группы приглашают знаменитостей или других высокопоставленных лиц в качестве основных докладчиков. Например, Дэн Рэзер был основным докладчиком HR Florida в 2016 году, а Малала Юсафзай будет выступать на конференции и выставке Общества управления человеческими ресурсами (SHRM) 2018. Небольшие организации часто заказывают на эти занятия местных знаменитостей или мотивирующих выступающих. Вы можете найти основных докладчиков в таких организациях, как Национальная ассоциация ораторов или Big Speak .
Секционные заседания
Секционные сессии — это образовательные программы, проводимые в течение дня на мероприятиях бизнес-конференций. Одновременно планируется более одного сеанса, чтобы участники могли выбирать из множества тем и в определенной степени настраивать свое расписание. Рассмотрите возможность найма успешных профессионалов в своей области, отраслевых консультантов и инструкторов, представителей государственных органов и других экспертов на места для выступлений. Подумайте о том, чтобы пригласить докладчиков на веб-сайт вашей организации, чтобы побудить людей, заинтересованных в участии, подавать предложения.
При составлении расписания выступающих важно предлагать широкий спектр тем и разбивать темы так, чтобы люди могли посещать программы, которые соответствуют их интересам. Например, если у вас есть два докладчика по бухгалтерскому учету, запланируйте их на разное время, чтобы люди, которые больше всего заинтересованы в бухгалтерском учете, имели возможность присутствовать на обоих. Предлагайте одновременно самые разные темы, такие как маркетинг или обслуживание клиентов, чтобы у посетителей, не заинтересованных в бухгалтерском учете, тоже было из чего выбирать.
Мозговые штурмы
Одно из самых больших преимуществ посещения конференций — это возможность встречаться и общаться с единомышленниками-профессионалами. Выделите в повестке дня время для мозгового штурма, посвященного конкретным темам. Например, вы можете заблокировать несколько секционных заседаний, чтобы они стали дискуссиями за круглым столом на горячие темы, актуальные для участников. Как вариант, вы можете выделить места для сидения в вестибюле места проведения мероприятия, которые будут выделены для обсуждения особых интересов в разное время в течение дня. Участники, заинтересованные в том, чтобы узнать больше о том, что другие думают по обозначенным темам, оценят возможность принять участие в чем-то подобном.
Розничные продажи
На конференциях часто присутствуют портативные розничные магазины, где участники могут приобрести фирменные товары, предлагаемые спонсирующей ассоциацией, такие как футболки, ручки, портфели и многое другое. В этих точках розничной продажи также обычно продаются книги, написанные авторами, которые выступают на мероприятии. Если ваша группа не может инвестировать в большой объем инвентаря, просто предоставьте несколько экспонатов, которые участники могут заказать на мероприятии, чтобы вы отправили их домой или в офис. Они, вероятно, оценят то, что им не нужно таскать с собой или упаковывать вещи, чтобы забрать домой, поэтому вы можете обнаружить, что таким образом вы продаете еще больше.
Подписки на книги
Говоря об авторах, это хорошая идея для спикеров, которые издали книги во время мероприятия. Как правило, лучше всего устраивать автограф-сессию конкретного автора сразу после его выступления, поскольку посетители, которые взволнованы презентацией этого человека, могут пойти прямо к раздаче, чтобы купить книгу для подписи. Это может помочь вашей группе повысить продажи книг, а также сделает перспективу выступления на вашем мероприятии особенно привлекательной для авторов.
Торговая выставка
Большинство бизнес-конференций включает в себя выставочную часть, которая включает выделение зоны, где поставщики и спонсоры могут устанавливать стенды для демонстрации своих продуктов и услуг в обмен на определенную плату. Деньги, поступающие в результате сборов, связанных с участием в выставке, могут помочь покрыть расходы на проведение общего мероприятия, а также помочь планирующей организации получать доход для поддержки своих операций.
Для некоторых конференций выставка остается открытой все время, в то время как на других стенд экспонента доступен для посетителей только в то время, когда сессии не проводятся. Каждому экспоненту выделяется определенное пространство для стенда, где они устанавливают дисплеи, продвигающие свои продукты и услуги. Они назначают членов команды для укомплектования стендов и взаимодействия с посетителями. Большинство из них распространяют литературу о продуктах и предлагают какие-то раздачи (обычно рекламные бизнес-подарки или закуски), а также собирают контактную информацию участников для использования в маркетинговых целях в будущем.
Тихий аукцион
Если ваша конференция является крупным сборщиком средств для спонсирующей группы или другой ассоциации, подумайте о проведении тихого аукциона . Это включает в себя сбор подаренных предметов, на которые участники могут делать ставки в течение определенного периода времени во время конференции. После закрытия торгов участник, предложивший самую высокую цену за каждый товар, «побеждает» — это означает, что он купит товар. Те, кто участвует, получают удовольствие от покупок и соревнований, особенно если они получают отличные скидки, а организация получает дополнительный поток доходов от мероприятия.
Еда: еда и закуски
Еда — важная составляющая любого конференц-мероприятия! Скорее всего, вам нужно будет купить еду и закуски в конференц-центре, отеле или другом месте, где будет проводиться мероприятие. Вам следует запланировать легкий завтрак утром, если мероприятие начинается рано, обед или обед в формате шведского стола, а также послеобеденные закуски. Некоторые мероприятия также включают ужин в один или несколько вечеров, особенно если есть церемония награждения или специальная вечерняя презентация.
Заказывая меню, убедитесь, что у вас есть широкий выбор вариантов с учетом особых диетических ограничений. Если вы предлагаете «шведский стол», убедитесь, что есть выбор для людей, которые не могут (или не хотят) есть такие продукты, как глютен, сахар, пшеница, орехи или мясо. Также желательно иметь доступные варианты для тех, кто придерживается Что едят веганы: руководство по разнообразию продуктов образа жизни. Если вы подаете блюда на тарелках, позвольте участникам выбирать блюда, которые подходят их способу приема пищи. Один из способов сделать это — включить в регистрационную форму раздел, где участники могут указать диетические ограничения или разместить специальные заказы.
Стартовый прием
Подумайте о том, чтобы организовать приветственный прием в первую ночь конференции, посвященный привлечению участников к мероприятию и продвижению сторонников (поставщиков и спонсоров). Идея состоит в том, чтобы провести веселое мероприятие, на которое люди будут рассчитывать с нетерпением и которое даст им возможность структурированно пообщаться с другими участниками.
Эти приемы часто проводятся в выставочном зале, предоставляя посетителям первое представление об экспонентах в непринужденной обстановке, где подаются еда и напитки. Это создает дополнительные преимущества для поставщиков и спонсоров, которые платят за стенды для экспонентов, поскольку на этих приемах обычно много участников конференции.
Вероятно, вы сможете найти спонсора, который возьмет на себя оплату такого мероприятия в обмен на вознаграждение за рекламные акции. Если вы собираетесь подавать алкоголь на стойке регистрации, подумайте о том, чтобы дать каждому посетителю определенное количество билетов на напитки, чтобы они могли получить несколько напитков бесплатно. Это поможет контролировать стоимость и минимизировать другие потенциальные проблемы с ответственностью. Плата за еду и другие напитки не должна взиматься.
Социальные связи
Было бы неплохо включить дополнительные неформальные способы, чтобы участники могли общаться друг с другом и общаться в непринужденной обстановке. Например, вы можете добавить твит, который позволяет людям общаться, чтобы узнать , почему, а также усиливает присутствие мероприятия в социальных сетях. Выберите официальный хэштег для мероприятия, чтобы посетители могли поделиться своими впечатлениями в Интернете.
Также неплохо разрешить участникам зарегистрироваться для участия в групповых мероприятиях, за которые они будут оплачивать самостоятельно, например, питание в определенных типах ресторанов, с докладчиками или авторами, чьи работы освещаются на мероприятии, или для просмотра местные достопримечательности. Это особенно полезно для людей, которые не посещают с другими людьми, которых они знают, поскольку это дает им возможность познакомиться с другими посетителями и пообщаться с местностью без необходимости выходить на улицу в одиночку.
Развлечение
Развлечения могут быть отличной дополнительной функцией для крупных конференций, особенно для многодневных. Некоторые многодневные конференции включают мероприятия в нерабочее время, такие как концерты, комедийные представления или вечеринки, на которые могут присутствовать участники. Вход для посетителей должен быть включен в общий регистрационный взнос на мероприятие, хотя вам, вероятно, также следует разрешить им приобретать дополнительные билеты только для части, ориентированной на развлечения. Таким образом, деловые путешественники, которые привозят с собой друзей или членов семьи, могут пригласить своих попутчиков для участия в подобных мероприятиях.
Группы тренировок
Иногда бывает сложно придерживаться своего расписания тренировок, когда вы находитесь за городом на конференции. Может быть полезно, когда организаторы мероприятия публикуют расписание организованных групповых упражнений. Например, вы можете познакомить члена комитета с местностью, чтобы он мог проводить ежедневные прогулки или пробежки, или выделить место в месте проведения, чтобы предлагать групповые занятия фитнесом тем, кто желает участвовать.
Призы для посетителей
Людям нравится выигрывать, поэтому было бы здорово предоставить участникам возможность зарегистрироваться и выиграть дверные призы во время мероприятия. Вы можете включить призы за дверь, предоставленные спонсирующей организацией, а также предметы, предоставленные поставщиками. Например, некоторые группы могут присуждать денежный главный приз (финансируемый организацией или спонсором) наряду с меньшими призами, пожертвованными участниками выставки.
Многие группы управляют процессом присуждения дверных призов, предоставляя участникам карточки бинго, на которых указано имя каждого спонсора или первых нескольких продавцов, которые регистрируются и платят. Участники должны посетить указанные киоски, чтобы получить уникальные печати или подписи, после чего заполненные карточки вводятся в розыгрыш. Карты вытягиваются в заранее указанное время (обычно в конце дня), при этом призы вручаются присутствующим участникам.
На некоторых мероприятиях продавцы, получившие дверные призы, награждают их, собирая визитные карточки у посетителей или сканируя штрих-коды с их бейджей.
Призы для экспонентов
Некоторые группы также предлагают экспонентам дверные призы как способ дальнейшего вовлечения людей и компаний, которые оказывают финансовую поддержку конференции. Один из вариантов — нарисовать имена одного или двух экспонентов, чтобы получить бесплатное место для стенда на мероприятии в следующем году. Вы также можете рассмотреть возможность розыгрыша имен представителей продавцов, чтобы вручить им забавные призы. Они оценят это, и это может помочь им привлечь своих работодателей к участию в следующем году!
Оценки
Важно получить обратную связь от участников этого года, а также от поставщиков и спонсоров. Дайте возможность всем участникам заполнить оценочную форму. Вы можете распространять бумажные оценки на мероприятии или после него, отправив опрос в течение нескольких дней. Независимо от того, как вы просите обратной связи, важно, чтобы вы это сделали! Также важно, чтобы вы слушали! Опубликуйте результаты и примите во внимание отзывы, которые вы получите, когда начнете планировать мероприятие в следующем году.
Удачной конференции
Хотя это не исчерпывающий список всех возможных видов деятельности, которые могут быть включены в конференцию, это отличная отправная точка. Просмотрите эти идеи и побудите других, участвующих в планировании вашего следующего мероприятия, сделать то же самое. Используйте полученные знания для выбора некоторых занятий и в качестве отправной точки для обдумывания других идей, которые могут помочь сделать ваше мероприятие еще более привлекательным для вашей целевой аудитории. Есть много конференций, поэтому важно предпринять шаги, чтобы убедиться, что ваша конференция предоставляет ценные возможности для профессионального развития и ресурсы, а также немного развлечений.