Планирование воссоединения семьи — непростая задача. Если вы возглавляете эту кампанию, не забудьте тщательно обдумать этапы планирования мероприятия и фактического проведения воссоединения. Все рассчитывают на то, что вы принесете веселье и сотворите волшебство. Это большое давление, но когда вы вооружитесь контрольным списком воссоединения семьи и важными советами и рекомендациями по планированию вечеринки, вы обязательно проведете удивительное мероприятие.
Используйте контрольный список воссоединения семьи
Некоторые события могут пройти без сучка и задоринки без списков. Для небольших вечеринок и собраний вы, вероятно, сможете устроить вечеринку с несколькими заметками и хорошей памятью. Планирование воссоединения семьи — одно из тех дел, которые будет намного легче выполнить, имея в руках контрольный список. Есть так много движущихся частей и соображений, которые нужно иметь в виду, когда речь идет о подобном событии. Контрольный список — отличный способ держать все в порядке и двигаться в правильном направлении. Используйте следующую редактируемую печатную форму в качестве удобного контрольного списка планирования. Если вам нужна помощь с загрузкой, воспользуйтесь Руководство по Adobe Printables .
Закрепите основы
Прежде чем погрузиться в утомительные детали вечеринки, зафиксируйте основы воссоединения. Как на свадьбе или выпускном вечере, запишите свои «кто, что, где и когда». Обязательно начните планировать вечеринку как минимум за шесть месяцев до ее начала.
Выбор гостей
В большинстве случаев ваши общие предки будут диктовать, каких гостей пригласить. Например, вы можете просто организовывать встречу родственников вашего прадедушки и прабабушки, поэтому вы не будете приглашать расширенную семью своего мужа.
- Составьте мини-генеалогическое древо, чтобы убедиться, что вы знаете, кого следует включить в него.
- Отсортируйте список и отметьте всех, кто скончался.
- Подумайте, что вы знаете о семейных отношениях и конкретных людях, и поспрашивайте, не знаете ли вы кого-то хорошо. Старайтесь исключать только тех членов семьи, которые действительно доставляют дискомфорт большинству людей.
- Разошлите приглашения всем живущим, даже если вы знаете, что они не смогут присутствовать. Одно только приглашение может заставить кого-то почувствовать себя вовлеченным.
Заблокировать место проведения
Выбирая место для встречи, учитывайте потребности и особенности вашей семьи. Подавляющему большинству из них нравится отдыхать на свежем воздухе, или многие из них копаются в шикарных домашних делах? У вас есть несколько пожилых членов семьи, которые лучше всего подходят для собраний в помещении, вдали от непогоды или неровных поверхностей, или в вашей большой семье полно крошечных детей, которым нужно место для бега, игр и исследований?
Сколько бы времени вы не уделяли выбору места, всех не осчастливишь. Что касается места вашей встречи, постарайтесь угодить подавляющему большинству членов вашей семьи. Знайте, что когда дело доходит до планирования и больших групп, почти всегда будут расхождения во мнениях и, по крайней мере, несколько членов семьи, которые идут против правила большинства. Сделайте все возможное, чтобы выбрать место, которое соответствует большинству полей для размещения участников воссоединения, и переходите к следующему заданию.
Определитесь с датой и временем
При посадке на место и бронировании других важных поставщиков вечеринок вам нужно будет выбрать жесткую и быструю дату и, возможно, время для вашей встречи. При выборе даты учитывайте следующие соображения:
- Предусмотрите как минимум шесть месяцев для членов семьи, которым, возможно, придется накопить на поездку или сообщить своему рабочему месту, что они возьмут отпуск.
- Держитесь подальше от крупных праздников или времени года, когда дети начинают или заканчивают школу.
- Если вы проводите однодневную встречу, обязательно проведите ее в дневное время, чтобы гости могли уехать домой ночью, если захотят.
- Подумайте о том, чтобы разослать опрос членам семьи с просьбой назвать три лучших месяца, когда воссоединение будет для них наиболее подходящим. Используйте результаты опроса, чтобы найти месяц, а затем дату, чтобы устроить вечеринку.
Каков ваш бюджет и откуда берутся эти деньги?
Большие вечеринки не обходятся дешево. Прежде чем бронировать места, заказывать еду и нанимать развлечения, узнайте, сколько вы можете позволить себе потратить. Вы берете на себя всю тусовку? Кто помогает оплатить воссоединение? Есть ли фонд, из которого можно черпать? Знайте, откуда берутся деньги и с какими деньгами вам приходится работать. Все решения, которые вы принимаете при планировании вечеринки, должны работать в рамках установленного бюджета.
Если вы планируете ограниченный бюджет, подумайте, где вы можете сократить расходы. Может быть, член семьи знает о группе, которая будет играть за небольшую часть их текущей ставки? Возможно, все местные жители смогут объединиться и приготовить еду, которая будет подана? Найдите и используйте свои ресурсы как можно лучше!
Привлекать помощь и назначать задачи
Если воссоединение вашей семьи обязательно будет массовым, чрезмерным вечером, вам понадобятся все руки на палубе. К кому в семье вы можете обратиться за помощью? Найдите этих надежных членов семьи и попросите их о помощи.
Найдите полезных членов семьи
Вам не нужно, чтобы каждый человек в выводке брал на себя задачу. Поговорка «слишком много поваров на кухне» существует не просто так! Вам следует определить нескольких надежных членов семьи, которым делегировать обязанности по планированию. Попросите кого-нибудь заняться развлечениями и декором, другого человека — сделать приглашения и размещение и, возможно, третьего человека, чтобы он рассмотрел варианты питания. Обязательно обращайтесь за помощью только к тем, на кого вы можете положиться. Мяч, опущенный кем-либо из комитета по планированию воссоединения, может означать полную катастрофу.
Если вы считаете, что никто в вашей семье не может справиться с основными задачами, поручите им более мелкие задачи, например Воссоединение семьи или изготовление именных табличек. Возможно, некоторые люди могут помочь с задачей вместе с вами, что обеспечит правильное выполнение работы и облегчит вам нагрузку.
Решите, кто что делает
Если у вас есть команда помощников, четко определите, кто за что отвечает. Иногда люди из лучших побуждений делают больше, чем от них требуют. Они могут взять на себя задание, которое вы им дали, но также взять на себя смелость выполнить еще одно задание по воссоединению. Проблема здесь в том, что они, вероятно, не знают, позаботились ли вы сами об этой «бонусной» задаче или отдали ее кому-то другому. Вы же не хотите узнать, что для вашего воссоединения забронировано два места или поставщика провизии! Хотя в семьях часто случаются недопонимания, уменьшите любые серьезные проблемы в общении, конкретно сказав людям, помогающим вам, какую работу они вам должны выполнять.
Продолжайте помогать всем в цикле
Поскольку несколько человек работают над воссоединением, важно поддерживать открытую нить общения. Как вы будете взаимодействовать с членами семьи, помогающими планировать или обновлять другие планировщики прогресса группы? В наши дни держать всех в курсе очень просто благодаря новым способам связи с другими. Сделайте следующее, чтобы упростить процесс:
- Создайте текстовую цепочку, содержащую только людей, ответственных за аспект планирования вечеринки.
- Настройте электронную почту с адресами членов семьи, на которых возложены обязанности по планированию.
- Раз в две недели или ежемесячно проводите встречи Zoom с другими планировщиками, чтобы поддерживать тесный контакт и оставаться на одной волне.
- Составьте электронную таблицу, чтобы участники планирования могли сообщать о ходе работы, делать заметки и записывать информацию.
Подготовьте средство для общения в преддверии воссоединения
Вы должны не только поддерживать связь с любыми членами семьи, которых вы просите помочь вам спланировать воссоединение, но вы также должны держать тех, кого вы приглашаете, в курсе событий вечеринки. Если дата или место проведения изменились, убедитесь, что все приглашенные знают об изменении. Подумайте о том, чтобы создать страницу в Facebook специально для вашего воссоединения и приглашать на нее только членов семьи. Вы можете публиковать обновления в этом пространстве, и члены семьи могут использовать его, чтобы задавать вопросы, вносить предложения или просто общаться перед важным днем.
Обязательные атрибуты вечеринки
Ваше воссоединение должно быть организовано с учетом потребностей и интересов вашей расширенной семьи. Поскольку вы являетесь планировщиком, вы действительно можете сходить с ума и проявлять творческий подход к тому, что вы планируете. Тем не менее, есть некоторые обязательные атрибуты вечеринки, которые вы, вероятно, не захотите упускать.
Вы должны кормить свою семью
Голодные гости никогда не будут счастливыми гостями, поэтому убедитесь, что вы планируете подать еду или закуски на семейном празднике, если это однодневное мероприятие. Включите вегетарианские и безглютеновые блюда для тех, у кого есть диетические ограничения, а также варианты для детей.
Если вы планируете фуршет, поддерживайте порядок, разработав систему регистрации блюд для волонтеров. Это помогает убедиться, что вечеринка не перегружена десертами и не хватает основных блюд. Это также уменьшит вероятность появления четырех блюд из картофеля в панировке.
Некоторые люди планируют экстравагантные ретриты на выходные или на неделю, чтобы семья могла расслабиться и воссоединиться. Если это то, что вы рассматриваете, организуйте заказ ужина для группы каждый вечер воссоединения. Скорее всего, вам придется зарезервировать комнату в ресторане для больших вечеринок или, по крайней мере, зарезервировать несколько столиков. Обязательно поговорите напрямую с менеджером и узнайте, какие есть варианты бронирования столиков в ресторане. Ежедневный бранч также является хорошей идеей для встреч в стиле ретрита. Вы можете заказать бранч в месте, где остановились люди, нанять шеф-повара или забронировать столик в близлежащих закусочных.
Оживите вечеринку
Если ваша встреча длится весь день, отведите несколько мероприятий для гостей. Если вы будете на открытом воздухе, сосредоточьтесь на играх на свежем воздухе , Веселые идеи охоты за мусором на природе для детей или организованных видах спорта, таких как фрисби-гольф или флаг-футбол. Если вы будете в помещении, подумайте о том, чтобы нанять живую музыку или ди-джея, и предложите всем расслабиться и срезать ковер.
Если ваше воссоединение затянется и займет несколько дней, вам нужно запланировать хотя бы одно организованное мероприятие на каждый день, когда семья будет вместе. Экскурсия по музею или аквариуму — отличная идея, если в вашем клане много детей. Покупка групповых билетов на профессиональный спорт — еще одна популярная идея. Организуйте прогулку на лодке или каноэ или день катания на беговых лыжах, если вы планируете проводить большую часть времени на свежем воздухе. Если ваше воссоединение затянется, а список гостей будет длинным, организуйте две ежедневные экскурсии на выбор. Включите одну прогулку для активных людей и одну для тех, кому нужно меньше времени проводить на ногах. Организация вариантов деятельности требует времени и общения, особенно там, где важна покупка билетов.
Посмотрите варианты проживания
Если у вас есть гости из другого города, полезно и уважительно предложить им варианты проживания. Вы можете включить раздел с приглашениями, чтобы люди могли отметить, нуждаются ли они в приспособлениях. Составьте список потенциальных мест для проживания, которые соответствуют их уникальным потребностям. Если у вас есть бюджет или сбор средств для будущих встреч, выделите часть бюджета на возмещение путешественникам расходов на километраж и проживание, чтобы сделать встречу более доступной. Еще один способ сэкономить деньги — позволить гостям остаться в домах местных членов семьи на ночь или две. Кемпинги также являются экономически эффективным местом для проживания, и многие кемпинги предлагают размещение для больших групп по разумной цене.
Самый важный аспект воссоединения семьи
Без тени сомнения, планирование воссоединения — это напряженный процесс, и это будет здоровенный проект даже для самого организованного надсмотрщика. Хотя иногда вы можете чувствовать себя увязшим в планировании, общении и стрессе из-за деталей, помните, что встречи — это время для общения и веселья. Когда наконец наступит важный день, не забудьте насладиться своей тяжелой работой и прекрасной семьей.