Если вы столкнулись с необходимостью планировать банкет, поначалу эта задача может показаться сложной. Тем не менее, планировать банкет как профессионал легко, если вы разбиваете все на более мелкие шаги и выполняете каждый шаг по одному.
Поиск места для банкета
Самая сложная задача организации банкета – найти место для проведения мероприятия. Некоторые места распроданы за год или больше, поэтому обычно вы хотите договориться о месте как можно скорее.
Соображения
Прежде чем вы действительно сможете зарезервировать место для проведения банкета, вам необходимо спланировать некоторые детали. Имейте в виду несколько подходящих дат, когда звоните, чтобы узнать о бронировании. Кроме того, полезно знать, что вы собираетесь делать в рамках своей программы, чтобы быть уверенным, что в зале есть все необходимое для вас. Наконец, у вас должен быть бюджет, и вы примерно знаете, сколько вы готовы потратить на место проведения, еду и декорации.
Вопросы, которые нужно задать
Убедитесь, что вы точно знаете, что получаете, когда выбираете место. Задавать много вопросов, прежде чем зарезервировать место, — лучший способ убедиться, что ваше место подходит для вашей деятельности.
- Как долго вы можете использовать зарезервированное пространство? Можете ли вы прийти пораньше, чтобы настроить? Взимается ли плата за сверхурочную работу?
- Кто занимается уборкой? Если вы позаботитесь об этом сами, будет ли скидка?
- Если место подходит, спросите о меню.
- Попросите посмотреть и протестировать звуковую систему, чтобы убедиться в ее высоком качестве.
- Есть ли другое оборудование, необходимое для вашего банкета, например, проектор для слайд-шоу, которое может предоставить помещение? Каковы сборы?
- Подтвердите детали платежа, например, когда должны быть внесены депозиты и когда должен быть выставлен окончательный счет.
- Если выбранная вами дата недоступна, какие другие даты свободны в этом месяце?
- Кто отвечает за украшения? Если место проведения предоставляет декорации, можно ли приносить свои? Ты можешь передвигать вещи? Есть ли ограничения?
- Какова политика отмены?
- Предоставляются ли столы, стулья, столовое серебро, тарелки и стаканы и включены ли они в арендную плату?
- Есть ли парковка на территории? (Если да, подумайте, будет ли этого достаточно для размещения вашей группы.)
Идеи места проведения
Ключом к выбору места является найти что-то подходящее для вашей группы и ее бюджета. Если вы планируете спортивный банкет, не устраивайте его в самом модном отеле в центре города, когда достаточно обычного загородного клуба. На банкете, посвященном достижениям человека, выходящего на пенсию, идеально подойдет профессиональный банкетный зал. К дополнительным возможностям объектов относятся:
- Местные отели, рестораны и банкетные залы
- Музей
- Ратуша (если есть)
- Ваша местная библиотека
- Загородный или гольф-клуб
- Церковь или другое место отправления культа
- Аквариум
- Общественный центр
По дешевке
Не волнуйтесь, если ваш бюджет ограничен. Есть способы получить классное место для банкета, не нарушая банк.
- Кто-нибудь в вашей группе работает или имеет контакты с кем-то, кто владеет оборудованием?
- Потратьте деньги на украшения. Вы можете украсить что угодно, чтобы оно выглядело элегантно.
- Спросите у заведения, можете ли вы получить скидку, позаботившись о некоторых деталях, таких как питание, украшение, установка или уборка.
- Позволит ли вам арендовать помещение дешевле, если вы будете рекламировать его?
- Если у вас банкет в будний вечер, будет ли скидка?
- Можете ли вы получить пожертвованную часть банкета, например, еду или украшения? Многие предприятия будут жертвовать вещи на благое дело и небольшую бесплатную рекламу.
Имейте также в виду, что ратуши, библиотеки или другие местные общественные организации, как правило, намного дешевле, чем банкетный зал, гостиница или конференц-центр. Площадку всегда можно украсить декорациями или другими деталями, которые сделают банкет неповторимым.
Настройка программы
По иронии судьбы, выбор программы, как правило, является одной из тех деталей, которые решаются в последнюю очередь. Тем не менее, ваша программа сделает или разрушит ваш банкет. Независимо от того, хороша ваша программа или провалена, люди будут говорить о ней еще несколько недель. При разработке плана необходимо учитывать три основных фактора.
Цель
Какова цель вашего банкета? В честь группы или отдельного человека? Просто собраться вместе, чтобы пообщаться, или отпраздновать какое-то конкретное групповое достижение? При планировании убедитесь, что цель очень ясна во всем, что вы делаете. Вы не хотите, чтобы люди чувствовали, что они зря потратили время, приходя на мероприятие. Ваша цель должна также управлять всеми вашими другими решениями. Ничто так не испортит ваш банкет, как бесцельная программа или попытка сделать слишком много дел за ночь.
Сроки
Одной из самых распространенных ошибок при планировании банкета является планирование его таким образом, что гостям приходится долго сидеть, не разговаривая и не вставая. Многие люди склонны планировать ораторов, которые будут говорить во время обеда или во время десерта. Если вы это сделаете, это нормально, но имейте в виду, что большинство людей начинают отключаться через 20 минут. Если вам нужно много говорить, делайте перерывы во время еды.
МС
Никогда не делайте ошибку, пытаясь вести мероприятие самостоятельно. Как организатор банкета, вы будете измотаны даже к тому времени, когда прибудет большое событие. Позвольте кому-нибудь другому разобраться в деталях вечера и сообщить людям, что происходит. Выберите любимого ведущего, красноречивого оратора и умеющего импровизировать.
Еда
Будьте уверены, люди еще долго будут говорить о еде на вашем банкете. Убедитесь, что он выделяется, потому что он феноменальный, а не плохой. Чаще всего банкеты обслуживает сама площадка. Наем заведения, которое занимается собственным кейтерингом, безусловно, самый простой способ спланировать мероприятие на большое количество людей; однако это может быть непомерно дорого. Если ваше заведение не предлагает кейтеринг, вы можете рассмотреть несколько других вариантов.
Спонсорский кейтеринг
Попросите местных предприятий обслужить ваше мероприятие со скидкой, предложив им бесплатную рекламу. Это, безусловно, не самый эффективный способ что-то сделать, так как вам, вероятно, придется обзвонить несколько ресторанов, чтобы выполнить работу. Тем не менее, многие новые или малые предприятия готовы участвовать в относительно бесплатной рекламе только для того, чтобы заявить о себе. Начните с новых ресторанов в вашем районе, так как они, скорее всего, будут нуждаться.
Сделай сам
Действительно, если вы координируете мероприятие, вы не должны заниматься кейтерингом. Возможно, кто-то из вашей группы отлично разбирается в кухне и не прочь заняться готовкой. Расчет еды для вечеринки может быть сложным, поэтому, как организатор мероприятия, убедитесь, что вы получаете точную сумму от человека, который готовит, чтобы вы без сомнения знали, что еды будет достаточно.
Приглашения
В эти дни почти все идет с точки зрения приглашений. Для большинства групповых мероприятий, таких как бизнес-группа или группа сообщества, вы можете отправлять приглашения по электронной почте. Хорошая вещь в том, чтобы делать это через такие сайты, как Evite, заключается в том, что гости могут отвечать по электронной почте прямо на сайте, и сайт будет отслеживать это для вас, оставляя вам на одну задачу меньше.
Если ваш банкет требует чего-то более элегантного, чем приглашения по электронной почте, убедитесь, что вы заказываете их примерно за шесть месяцев. Это оставляет вам достаточно времени, чтобы исправить любые ошибки. Отправьте приглашения по почте за шесть-восемь недель до мероприятия.
украшения
Имейте в виду, что многие места украсят вашу банкетную зону для вас скатертями и центральными предметами . Тем не менее, вы можете добавить к существующим украшениям, чтобы создать уникальную атмосферу, или вы также можете нести ответственность за планирование декора. Помните, что украшения задают общий тон банкету, поэтому убедитесь, что вы хорошо представили мероприятие.
Формальные идеи
Официальный банкет будет включать сидячий ужин или фуршет с полным набором блюд и напитками. Украшение должно быть элегантным, но элегантность не обязательно должна быть дорогой и изысканной. Вот несколько простых идей:
- Плавающие свечи
- Аптекарские банки, наполненные цветами или другими природными элементами
- Настольные бегуны
- Тканевые банты на спинках стульев или чехлах для стульев
- Натуральные ветки с гирляндами
- Центральное зеркало с вазой с цветами или свечами.
- Настольные канделябры
- Необычные сложенные салфетки из ткани
- Волоконно-оптические деревья, выстилающие пространство
Неформальные идеи
Неофициальный банкет — это банкет, который обычно не обслуживается и обычно проводится общественной группой, такой как спортивная команда.
- Майларовые шары
- Струнные фонари
- Конфетти в форме
- Перевязанная посуда в салфетке с лентой в клетку
- Светила
- Гарнирная композиция или скульптурные фрукты
Советы для успешного банкета
- Делегируйте — то, что вы главный, не означает, что вы должны лично делать все.
- Храните всю информацию, связанную с банкетом, — идеи, контракты с поставщиками, квитанции и т. д. — в папке, чтобы все было вместе и в одном месте, и вы могли сохранить информацию для следующего банкета.
- Используйте лист планирования банкета . Это значительно упростит разбивку больших задач. Если вам нужна помощь в загрузке рабочего листа, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .
- Обратите внимание на детали. Это те маленькие штрихи, о которых люди говорят долгие годы.
Хотя это может показаться большой работой, можно спланировать банкет, который люди будут хвалить долгие годы. Ключом к успеху является раннее планирование и действительное планирование с учетом вашей цели. Ваши гости оценят продуманный банкет, рассчитанный на вашу компанию.