По мере того, как графики становятся все более напряженными, многие люди предпочитают онлайн-приглашения на вечеринки, вместо того чтобы тратить время на печать, написание, адресацию, печать и отправку индивидуальных приглашений. Прежде чем просто отправить электронное письмо или виртуальную открытку, важно знать, как создать « приглашение », чтобы оно соответствовало вечеринке, а также предоставляло всю важную информацию.
Типы онлайн-приглашений
Лица, решившие пригласить гостей на вечеринку в электронном виде, имеют несколько доступных вариантов:
- Индивидуальные электронные письма . Персонализированное сообщение — один из самых простых типов электронных приглашений, но набирать его и отправлять заметки большому количеству гостей может быть утомительно. Вместо этого можно использовать списки рассылки, но возможно, что сообщения с большим количеством получателей могут быть ошибочно направлены в папку со спамом или запросами и случайно удалены, особенно если включены вложения.
- Evites: вместо того, чтобы отправлять приглашения с помощью собственной учетной записи электронной почты, рассмотрите возможность использования бесплатной системы электронных приглашений, такой как evite.com или pingg.com . Эти сервисы бесплатны и просты в использовании. Они предоставляют простой механизм для отправки обновлений событий и отслеживания ответов на приглашения.
- Виртуальные карты : такие компании, как Blue Mountain, предлагают бесплатные онлайн-карты, которые можно использовать для приглашений с музыкой, анимацией и красочными изображениями для мальчишников , праздников и других популярных тем. Важно отметить, что обычно невозможно отправить открытки разным получателям, а отправка каждой по отдельности может занять много времени.
- Веб-страницы : при минимальном знании html или других языков программирования можно создать индивидуальную веб-страницу, которая будет служить приглашением на вечеринку, а быстрое электронное письмо гостям может дать им указания, как получить доступ к странице. Старайтесь не размещать на странице конфиденциальную информацию (например, адреса), если только страница не будет защищена от непрошеных посетителей.
Лучшее приглашение — это то, которое позволяет удобно донести важную информацию до гостей. Поскольку многие люди проверяют свои сообщения электронной почты несколько раз в день, использование онлайн-метода для приглашения гостей на вечеринку гарантирует, что они получат информацию как можно скорее без каких-либо проблем с потерянной почтой, неоплаченными почтовыми расходами или испорченными конвертами.
Планирование онлайн-приглашений
Удобство планирования онлайн-объявления или приглашения также может быть проблемой. Очень легко забыть важную информацию или упустить из виду другие детали. Будь то приглашение на бумаге или в электронном виде, тщательное планирование гарантирует безупречное и организованное мероприятие.
Информация
Онлайн-приглашения должны содержать всю ту же информацию, что и традиционные приглашения , в том числе:
- Дата и время проведения
- Характер вечеринки, включая темы
- Направления к месту, включая карту, если необходимо
- Требования к гостю, такие как взносы на еду или дресс-код.
- Информация и сроки ответа на приглашение
Когда отправлять
Поскольку онлайн-приглашения приходят почти мгновенно, многие люди рассылают их позже, чем традиционные бумажные приглашения. Несмотря на то, что для таких крайних сроков существует некоторая свобода действий, важно рассылать приглашения, чтобы у гостей было достаточно времени, чтобы решить, смогут ли они присутствовать. Большинство приглашений следует рассылать за одну-три недели до назначенного времени. Более длительные сроки подходят для официальных мероприятий, праздничных вечеринок, когда могут помешать другие семейные обязательства или если потребуется поездка.
Напоминания
Многие получатели могут легко пропустить сообщения электронной почты, или эти сообщения могут быть случайно потеряны или удалены. Поэтому важно рассылать напоминания гостям до начала вечеринки. Быстрого сообщения или телефонного звонка за три-четыре дня до мероприятия достаточно, чтобы напомнить гостям о вечеринке, а также связаться с теми, кто, возможно, не ответил.
Просьба ответить
Электронные приглашения всегда должны содержать ответ и контактную информацию, чтобы гости могли принять или отклонить приглашение. Хотя чаще всего используется ответное электронное письмо, хозяева также должны предоставить номер телефона и почтовый адрес на тот случай, если у гостей возникнут трудности с ответом в Интернете.
Когда онлайн-приглашения неуместны
Онлайн-приглашения, как правило, носят случайный характер и подходят не для каждой ситуации. Чрезвычайно официальные мероприятия, такие как свадьбы или любые другие грандиозные события (обеды с обслуживанием, тщательно продуманные юбилейные вечеринки и т. д.), требуют традиционных приглашений, хотя можно использовать ответы на вопросы по электронной почте и напоминания. Организаторы также должны знать, что не каждый гость может иметь немедленный доступ к онлайн-форматам, а традиционные приглашения — более надежный способ распространения информации о предстоящем мероприятии.
Являются ли онлайн-приглашения правильным выбором?
В наш век электронных удобств онлайн-приглашения — электронные письма, электронные приглашения, виртуальные открытки и веб-страницы — это быстрый и простой способ сообщить гостям о предстоящем празднике. Если приглашения тщательно спланированы и предлагают гостям ту же информацию, что и традиционный бумажный формат, они могут быть полезны для большинства мероприятий, позволяя хозяевам и гостям быстро общаться без хлопот, которые могут быть связаны с обычными приглашениями.