Организация вечеринки может быть сложной задачей даже для самого опытного специалиста по организации вечеринок. От корпоративных гала-концертов до некоммерческих мероприятий и даже вечеринок по случаю дня рождения и праздников — есть несколько шагов, которые при правильном выполнении могут упростить планирование вечеринки даже для начинающего организатора вечеринок.
Подробный контрольный список событий
Отличное место, великолепное меню и запоминающиеся мелодии — вот лишь несколько ключевых элементов, необходимых для отличной вечеринки. Однако такие вещи, как нехватка персонала, отсутствие парковки или переполненные мусорные баки, могут испортить настроение любому тусовщику.
Печатная форма выше поможет вам оставаться организованным на протяжении всего процесса планирования. Если вам нужна помощь в загрузке контрольного списка, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .
12-26 недель до даты вечеринки
В зависимости от размера вечеринки вы можете начать планировать ее уже за шесть месяцев. Есть несколько областей, на которые вы должны обратить особое внимание на начальных этапах планирования вашего мероприятия, чтобы убедиться, что все происходит на протяжении всего процесса планирования.
Место и хронология
- Определить место проведения мероприятия. Рассмотрите возможность наличия двух-трех альтернативных мест на случай, если ваш первый вариант недоступен. Кроме того, определите логистику — обустройство помещения, аудио- и видеооборудование, доступность для людей с ограниченными физическими возможностями, а также столы и стулья. Ваши гости должны чувствовать себя комфортно рядом, не чувствуя вторжения в их личное пространство.
- Разработайте базовую временную шкалу. Например, будете ли вы ужинать перед какими-либо играми/мероприятиями? Когда на сцену выйдет приглашенный спикер?
- Настройте процесс ведения записей и создайте папку для вечеринок. Это пригодится, когда вы будете проводить такую же вечеринку в следующем году, и станет отличным ресурсом при планировании других вечеринок и мероприятий.
Бюджет
- Рассчитайте общий бюджет мероприятия и выделите определенный процент на различные категории, такие как еда, развлечения и уборка.
- Определить, нанять и обеспечить спонсоров, если это необходимо.
Информация о поставщике
- Решите, какую музыку вы хотите использовать на своем мероприятии. Например, вы хотите живую группу или ди-джея?
- Определите, какие предметы (например, продукты питания, столы, стулья, украшения, установка, демонтаж и т. д.) вам понадобятся от сторонних поставщиков, укажите цены на эти услуги и закажите их.
- Если вы планируете иметь вывески, баннеры или украшения, создайте любой необходимый графический дизайн и разместите заказ в выбранной вами типографии.
- Проведите собеседование и при необходимости наймите кейтеринг для вечеринки.
Подробности
- Определитесь с темой. Хотите устроить вечеринку по случаю дня рождения в стиле 80-х? Корпоратив в стиле Великого Гэтсби ? Кроме того, решите, хотите ли вы сделать, купить или одолжить украшения, которые могут вам понадобиться в соответствии с темой.
- Составьте список приглашенных. Для крупного мероприятия подумайте о том, чтобы пригласить на 20 % больше людей, чем вы можете вместить, так как обычно присутствует только от 70 до 80 % приглашенных.
- Если вы планируете корпоративное или публичное мероприятие, уточните в городе, в котором проводится мероприятие, какие разрешения необходимы. Вам могут понадобиться разрешения на еду, алкоголь и парковку.
- Если вы планируете подавать алкоголь, обязательно уточните в городе, нужно ли вам нанимать полицию или охрану для вашего мероприятия. Во многих случаях вам потребуется нанять одного полицейского или охранника на каждые 50 человек, пришедших на вечеринку.
10-15 недель до мероприятия
- Отправить приглашения. Почта, электронная почта, электронное приглашение и даже телефонные приглашения приемлемы. Ваши приглашения должны дополнять тему вечеринки. Например, если вы проводите корпоративное мероприятие, может быть более уместным отправить приглашения по почте.
- Определить выбор блюд или кейтеринга на вечеринке, которую обслуживают; предоставить поставщикам общественного питания потенциальную численность участников вечеринки на основе количества отправленных приглашений.
- Если вы не обслуживаете вечеринку, спланируйте меню. Соберите рецепты. Готовя еду самостоятельно, выбирайте только те, которые можно приготовить заранее, возможно, даже заморозить, а в день вечеринки нужно только разогреть и собрать. Составьте список того, насколько заранее каждое из них может быть сделано, и составьте список покупок. При необходимости разместите заказ в местном магазине деликатесов или пекарне.
- Примите решение и начните составлять плейлист для мероприятия. Если вы нанимаете группу или ди-джея, встретьтесь с ними, чтобы обсудить тип музыки, которую вы хотите играть. Ваша музыка должна начинаться немного спокойнее, переходить в оптимистичный тон, а затем заканчиваться на спокойной ноте, когда вечеринка начинает стихать.
- Позвоните потенциальным спикерам/гостям, чтобы получить подтверждения.
- Коснитесь базы со спонсорами, чтобы сообщить им о своем прогрессе.
- Определите центральное офисное помещение и медицинские или мобильные потребности.
- Определить транспортную доступность.
- Доработайте и распечатайте все необходимые материалы.
- Решите, будете ли вы приглашать представителей СМИ, и составьте список целевых СМИ с контактной информацией.
- Определите аудиовизуальные потребности и договоритесь с местом проведения мероприятия.
За шесть-восемь недель до вечеринки
- Наймите дополнительную помощь, которую вы ожидаете, например, помощника на сам день вечеринки или дополнительных членов бригады по уборке.
- Проведите обход сайта. Проведите инвентаризацию кухонной посуды и посуды, если вечеринка не обслуживается. Подтвердите, какие предметы будет предоставлять ваше место. Закрепите необходимые предметы, такие как постельное белье и центральные украшения, по мере необходимости.
- Установите сцену. Набросайте план вечеринки с указанием сервировочных столов, сцены, танцпола и столов для гостей, чтобы гости могли легко перемещаться из одной части зала в другую. Выделите кофейный столик или столик для кофе и десерта, если вы будете подавать эти предметы.
- Определите освещение. Использование маломощных лампочек или свечей создаст нужное настроение.
- Сообщите окончательный подсчет персонала поставщику провизии, если это необходимо.
За две-четыре недели до вечеринки
- Уточните окончательные детали с местом проведения, включая планировку помещения, и подтвердите аудиовизуальные потребности.
- Подтвердите разрешения, безопасность и аренду предметов.
- Позвоните любым средствам массовой информации, которые вы хотите на мероприятии, и подтвердите / поощрите участие.
- Прикоснитесь к базе с выступающими, чтобы убедиться, что они правильно указали дату и место проведения мероприятия, а также время, в которое они должны выступить.
- Назовите спикерам имя контактного лица, которое встретит их по прибытии.
За одну-две недели до вечеринки
- Доработайте и распечатайте повестку дня и список участников.
- Сбор материалов для распространения среди участников; обеспечить наличие этих материалов на месте проведения.
- Распечатайте бирки с именами, если они есть.
- Составьте пресс-релиз (если применимо) с подробным описанием вечеринки и распространите его среди средств массовой информации.
- Если вы планируете подавать еду/напитки самостоятельно, вымойте весь хрусталь, фарфор и столовое серебро, которые будут использоваться на вечеринке. Стирать и гладить белье.
- Запаситесь баром. В среднем планируйте три бутылки вина на каждые четыре человека и три-четыре коктейля на гостя на двух-трехчасовую вечеринку.
День вечеринки
- Приезжайте пораньше и убедитесь, что место установлено правильно, а аудиовизуальные материалы доступны и функционируют. Проверьте все микрофоны, проекторы, аудиовизуальное оборудование и компьютерные соединения.
- Проверьте зону регистрации. Убедитесь, что бирки с именами и расходные материалы в изобилии.
- Планируйте пригласить сотрудников на регистрацию примерно за час до начала мероприятия.
- Убедитесь, что сотрудники находятся в назначенных им местах и что все зоны охвачены на протяжении всего мероприятия.
- Выделите время для прогона, если об этом просят ваши спикеры или другие лица, участвующие в мероприятии.
- Убедитесь, что указатели направления установлены надлежащим образом.
- Упакуйте «набор расходных материалов» с любыми материалами, которые могут вам понадобиться (лента, ножницы, степлер, ручки, карандаши, бумага, номера телефонов выступающих и т. д.).
- Украсить. Расставьте свечи, развесьте тематические украшения и т. д.
- Установите станции очистки. Поместите коробку с солью, Wine-Away (средство для удаления пятен от красного вина), газированную воду и пару тряпок в плетеной корзине и храните несколько в стратегических местах на случай, если произойдет неприятная утечка.
- Укажите место для пальто, если ваше мероприятие проходит в холодное время года.
- Завершите приготовление пищи в последнюю минуту. Это должно быть абсолютно минимально!
- Поставьте стулья. Вам не обязательно иметь достаточно сидячих мест для всех; меньшее количество мест будет способствовать смешению.
- Приветствуйте гостей, когда они приходят. Вещи должны быть организованы, чтобы вы могли свободно общаться.
После события
Убедитесь, что эти вещи произошли не позднее, чем через семь дней после вечеринки:
- Проведите итоговое совещание с комитетом по планированию, включая отчет о том, что сработало хорошо, а что можно улучшить для будущих мероприятий.
- Подготовьте письменное резюме и оценку вечеринки.
- Заполните переплеты событий / вечеринок и записи.
- Просмотрите счета и отправьте платеж по всем неоплаченным счетам.
- Свяжитесь с организациями, которые присутствовали на вечеринке, чтобы обсудить сотрудничество для будущих мероприятий и других мероприятий.
- Отправьте благодарственные открытки и благодарственные письма членам комитета, волонтерам, докладчикам, спонсорам, сотрудникам и другим заинтересованным лицам.
- Отправьте последующие электронные письма СМИ, которые присутствовали, и предложите помощь в сборе дополнительной информации.
- Похлопайте себя по спине за хорошо выполненную работу!
Сделайте свою вечеринку успешной
Успешная вечеринка требует планирования, подготовки и продвижения. Предугадывая даже самые мельчайшие детали, вы можете быть спокойны во время вечеринки. Наличие контрольного списка планирования вечеринки гарантирует, что ваша вечеринка будет успешной. Помните, что даже с самым подробным контрольным списком, несомненно, будет какая-то рутинная работа, которая будет упущена из виду, или какой-то шаг, который пойдет наперекосяк. Ключ к отличной вечеринке — смириться с трудностями, расслабиться и повеселиться.