Форма W-9 Службы внутренних доходов (IRS) называется «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и подтверждения». Этот документ IRS предназначен для сбора основной налоговой информации от определенных налогоплательщиков, которые могут быть физическими или юридическими лицами.
Назначение формы W-9
Прежде всего форма W-9 предоставляет компании основную информацию о налогоплательщиках, с которыми она ведет бизнес. Это позволяет им сообщать сумму, уплаченную налогоплательщику за оказанные услуги, в IRS. Граждане Соединенных Штатов и иностранцы-резиденты, корпорации, трасты и другие виды коммерческих организаций, у которых не удерживаются налоги с их доходов, должны заполнить форму W-9, в то время как иностранцы-нерезиденты или иностранные лица должны вместо этого заполнить форму W-8 .
Если налогоплательщик не заполнит и не вернет форму W-9 или предоставит неверный или неполный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), любые средства, выплаченные налогоплательщику, могут подлежать дополнительному удержанию. В этой ситуации компания будет удерживать 28% дохода, причитающегося налогоплательщику, и отправлять удержанную часть в IRS. Это способ федерального агентства обеспечить уплату соответствующих налогов, даже если налогоплательщик не идентифицирован правильно.
Когда требуются формы W-9?
Предприятие должно получить форму W-9 от любого лица или компании, для которых ему потребуется подать информационную декларацию в IRS. Например, бизнес, нанимающий независимого подрядчика для разработки нового веб-сайта компании, вероятно, должен будет подать форму 1099-MISC в IRS, чтобы сообщить, сколько он заплатил веб-дизайнеру.
Для подачи полной формы 1099-MISC бизнесу необходимы идентификационные данные контрагента — имя, ИНН, адрес и так далее. Предприятию необходимо будет получить форму W-9 от подрядчика, чтобы получить эту информацию. Точно так же предприятия часто запрашивают формы W-9 у корпоративных поставщиков, чтобы у них была информация, необходимая им для отчетности о своих деловых расходах в соответствии с требованиями IRS.
Сохранение записей W-9
Как и в случае с большинством налоговых документов , предприятия должны хранить копии всех форм W-9 не менее трех лет после подачи последней соответствующей налоговой декларации (или даты подачи декларации, если она позднее). В приведенном выше примере, если компания заключила контракт с веб-дизайнером в 2017 году и он завершил свою работу до конца года, компания должна хранить свою форму W-9 по крайней мере до 16 апреля 2021 года (при условии, что компания подала свою форму за 2017 год). налоговая декларация от 15 апреля 2018 года).
Как заполнить форму W-9
Настоящий W-9 довольно короткий и относительно простой. Он состоит из трех основных частей: личной информации, ИНН и аттестации.
Раздел личной информации для физических лиц
В строке 1 отдельные налогоплательщики должны указать свое имя, как оно указано в их налоговой декларации. Несмотря на то, что технически они являются юридическими лицами, индивидуальные предприниматели должны указать в этом разделе свое юридическое имя.
Индивидуальные владельцы повторяют свое имя во второй строке, что требует «Название компании или название неучитываемой организации». Здесь они помещают свое полное имя и буквы DBA, что означает «ведение бизнеса как», за которыми следует вымышленное название бизнеса, если таковое имеется. Например, если бы Джон Смит был единственным владельцем Speedy Plumbing, он заполнил бы первую строку как John Smith, а вторую строку как John Smith DBA Speedy Plumbing.
Затем налогоплательщик отмечает поле «Физическое лицо/Индивидуальный предприниматель», расположенное под строками имени. Налогоплательщик также должен указать свой почтовый адрес в строках 5 и 6. Информация о клиенте может быть указана в правой части формы в этой области, но не является обязательной.
Раздел личной информации для предприятий
Предприятия или другие юридические лица должны указывать свое юридическое название (в точности так, как оно указано в их налоговой декларации) в строке 1. Если у предприятия также есть торговое наименование или DBA, оно указывается в строке 2.
Далее налогоплательщик ставит отметку в ячейке, указывающей, как бизнес-субъект классифицируется с точки зрения его организационно-правовой формы. Вам нужно будет указать, является ли организация корпорацией C, корпорацией S, партнерством, обществом с ограниченной ответственностью (LLC) и т. д.
Если компания представляет собой ООО с одним участником, отметьте поле «Физическое лицо/Индивидуальный предприниматель», а не поле «ООО». Компании с ограниченной ответственностью, выбравшие альтернативную форму налогообложения (например, компания с ограниченной ответственностью, которая выбрала для налогообложения корпорацию типа S), вводят код налоговой классификации в поле рядом с флажком ООО, как указано в форме.
Основной почтовый адрес организации должен быть указан в строках 5 и 6. Адрес клиента также может быть добавлен в поле справа от раздела почтового адреса, но это не обязательно.
Исключения
Большинство налогоплательщиков оставят поля в строке 4 пустыми. Первый пробел в строке 4 указывает на то, что налогоплательщик освобожден от дополнительного удержания. Физические лица и индивидуальные предприниматели почти никогда не будут освобождены от дополнительного удержания, но в определенных ситуациях корпорации освобождаются. Коды и обстоятельства получателя платежа перечислены на третьей странице формы W-9. если вы соответствуете одному из этих условий, вы должны указать соответствующий кодовый номер в первом месте строки 4.
Раздел FATCA строки 4 применяется только в том случае, если вы подаете форму W-9 в иностранное финансовое учреждение и освобождаетесь от отчетности в соответствии с Законом о соблюдении налогового законодательства об иностранных счетах (FATCA). В этой ситуации просмотрите список кодов и причин на третьей странице формы W-9, чтобы узнать, соответствуете ли вы требованиям, и поместите соответствующую кодовую букву в поле FATCA в строке 4. Если вы сомневаетесь, обратитесь в финансовое учреждение, запрашивающее форму, следует ли заполнять это поле.
Информация о номере счета
Последняя строка в разделе личной информации относится к «номерам счетов». Здесь налогоплательщик перечисляет все счета, которые он имеет в IRS для уплаты налогов или предоплаты по ожидаемым обязательствам по уплате налогов. Эта информация не является обязательной и обычно ее следует оставлять пустой.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
Раздел ИНН необходимо заполнять независимо от того, является ли налогоплательщик физическим лицом, индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.
- Физические лица помещают свой номер социального страхования в правой части формы в предусмотренных для этого местах.
- Индивидуальные владельцы и ООО с одним участником могут использовать либо свой номер социального страхования, либо идентификационный номер работодателя (EIN), хотя IRS предпочитает номера социального страхования.
- Даже если за организацию отвечает конкретное физическое лицо, другие типы коммерческих организаций размещают свой EIN в предусмотренных для этого местах.
Раздел сертификации
В этом разделе налогоплательщик подписывает форму и подтверждает, что содержащаяся в ней информация соответствует действительности. Непредоставление или представление заведомо ложных сведений влечет за собой наложение штрафных санкций на налогоплательщика.
Соответствие W-9
Независимо от того, являетесь ли вы независимым подрядчиком или предприятием, предоставляющим услуги клиенту, или являетесь компанией, которая нанимает физических или юридических лиц для оказания услуг, формы W-9 имеют решающее значение для соблюдения налогового законодательства. Обратитесь за профессиональной консультацией к квалифицированному специалисту по налогам, если у вас есть особые обстоятельства или вы не уверены, нужно ли вам заполнять или запрашивать эту форму.