Для владельцев бизнеса и менеджеров важно проявлять инициативу в разработке политик, направленных на решение проблемы социальных сетей. Политики такого типа должны решать не только вопросы, связанные с тем, что сотрудники проводят время за использованием социальных сетей на рабочем месте, но и решать проблемы, связанные с обсуждением информации, связанной с компанией, через веб-сайты социальных сетей.
Разработка политики социальных сетей
Если ваше руководство для сотрудников давно не обновлялось, скорее всего, у вас еще нет политики в отношении социальных сетей. Даже если у вас есть политика, безусловно, рекомендуется убедиться, что она актуальна и точно отражает практику вашей компании в отношении использования сотрудниками социальных сетей, а также современные нормативные требования.
Перед внедрением новой политики или изменением существующей обязательно проконсультируйтесь с юристом. Внесение даже небольших изменений в формулировку без обращения за юридической консультацией может подвергнуть вашу компанию риску.
Время, проведенное в социальных сетях
Политика в отношении времени, затрачиваемого на общение в социальных сетях на рабочем месте, варьируется от полного запрета до разрешения время от времени. Важно понимать, что проблемы, связанные с сотрудниками, которые проводят время, играя в социальных сетях, когда они должны работать, ничем не отличаются от решения других «бездельничающих» действий. Это вопрос Образец дисциплинарной памятки сотрудника с которой должны иметь дело менеджеры. Сотрудник, который играет в Facebook, пока он должен работать, ничем не отличается от того, кто звонит в личные сообщения весь день или играет в игры в течение рабочего дня.
- Если у вас есть политика, определяющая действия, которыми сотрудники не должны заниматься в течение рабочего дня, и вы хотите запретить социальные сети, расширьте эту политику, включив в нее использование сайтов социальных сетей в личных целях.
- Если вы хотите разрешить «случайное» использование, четко определите, что вы подразумеваете под «случайным», и будьте готовы к соответствующему наказанию без какой-либо дискриминации. Если вы пойдете по этому пути, вам нужно быть готовым отслеживать время, затрачиваемое на такие действия, и быть последовательным в этом.
- Хотя использование технологий для блокировки доступа к веб-сайтам социальных сетей может помешать использованию социальных сетей через оборудование вашей компании, сотрудники по-прежнему могут получать доступ к сайтам со своих личных мобильных телефонов или планшетов. Если сотрудникам разрешено приносить такие устройства на рабочее место, ваша политика должна определять, когда и как их использование разрешено.
Компьютерные системы и оборудование
По данным Школы права Фрэнсиса Кинга Кэри Университета Мэриленда , «ответственность работодателя более вероятна, когда сотрудники размещают контент на веб-сайтах социальных сетей в рамках своей работы», однако «работодатель также может быть привлечен к ответственности за использование сотрудником социальных сетей». в ряде других сценариев» в судах штатов и федеральных судах. По этой причине очень важно иметь четкую политику, запрещающую все виды неправомерного использования электронных и компьютерных систем компании в отношении социальных сетей, а также других онлайновых и электронных коммуникаций.
Политика компании должна касаться использования компьютерного оборудования компании, сетевых систем, учетных записей электронной почты, мобильных телефонов, планшетов и других цифровых устройств для общения в социальных сетях, а также для других действий в Интернете. Любые процедуры, которые вы используете для выявления таких действий, должны соответствовать Закону об электронных коммуникациях . В вашей политике должно быть указано, что у сотрудников не должно быть « разумных ожиданий конфиденциальности » в отношении информации, отправленной или полученной через системы, устройства или учетные записи компании.
Образец формулировок, который следует рассмотреть с одобрения вашего юриста, включает:
- Не открывайте личные учетные записи в социальных сетях с адресом электронной почты вашей компании, так как использование доменного имени компании может означать, что вы действуете от имени фирмы.
- Если ваша работа не требует от вас участия в публикациях в Интернете от имени компании, вы не должны посещать, публиковать или контролировать такие веб-сайты с использованием оборудования компании или систем электронной связи.
- Использование сотрудником социальных сетей, нарушающее политики компании или законы штата или федеральные законы, может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.
- Сотрудники, которым стало известно о публикациях, нарушающих политику компании или создающих потенциальные юридические проблемы, должны сообщить о них соответствующему представителю (предоставить способ сообщить о нарушениях).
Репутация компании и конфиденциальность
Ваша политика в отношении социальных сетей должна также учитывать ограничения, характерные для общения в социальных сетях, которые могут повлиять на репутацию и конфиденциальность компании, помня о том, что вы не можете зайти так далеко, ограничивая то, что могут говорить сотрудники. Хотя вам не нужно позволять сотрудникам бездельничать на работе, и вы, безусловно, можете запретить незаконные и неуместные действия с использованием ресурсов компании, у вас не может быть политики, которая, по сути, налагает на ваших сотрудников запрет на молчание.
В соответствии с Национальным законом о трудовых отношениях работодатели не могут, как разъяснено Национальным советом по трудовым отношениям , проводить политику, нарушающую неотъемлемое право работника на свободу слова или право участвовать в коллективном общении и других действиях для улучшения условий труда. Слишком широкая политика, например, запрещающая работникам оставлять негативные комментарии о своих работодателях, не соответствует Национальному закону о трудовых отношениях. Однако вы можете убедиться, что ваша политика накладывает соответствующие ограничения на общение, связанное с компанией.
Пример формулировки, которую вы, возможно, захотите включить в свою политику (если она одобрена вашим адвокатом), включает:
- Сотрудники не должны заявлять, предлагать или подразумевать, что они говорят от имени компании (за исключением случаев, когда они делают это в официальном качестве).
- Сотрудники, называющие себя таковыми, должны заявить: «Мнения, выраженные в этом сообщении, являются моими собственными и не отражают точку зрения компании X или ее аффилированных лиц».
- Сотрудники не должны использовать логотип или товарные знаки компании без специального разрешения.
- Убедитесь, что все, что вы публикуете в социальных сетях, соответствует Закону о защите авторских прав .
- Ваше обязательство защищать конфиденциальность конфиденциальной информации, которой вы подвергаетесь из-за своего положения в компании, сохраняется во время взаимодействия в социальных сетях.
Связанные вопросы для рассмотрения
Дисциплина на основе активности в социальных сетях
Люди, которые участвуют в деятельности социальных сетей, часто делятся довольно небольшим количеством личной информации о себе. Как работодатель, естественно задаться вопросом, можете ли вы использовать такую информацию при принятии решений об условиях найма человека. Как и в случае со многими проблемами на рабочем месте, ответ и да, и нет.
Рассмотрим следующие ситуации:
- Если ваши сотрудники подписывают соглашение о конфиденциальности и публикуют секреты компании в Твиттере, то, безусловно, это проблема дисциплины. Ситуация иная, однако, если служащий просто высказывает свое мнение о своем начальнике, который ведет себя придурком — право, защищенное Конституцией, — тогда вы не можете принять дисциплинарные меры.
- Если в вашей политике Закона об отпуске по семейным обстоятельствам (FMLA) есть пункт «запрет на подработку», а сотрудник, находящийся в утвержденном отпуске, публикует что-то о своей новой работе с частичной занятостью на своей странице в Facebook, и вы можете убедиться, что она Фактически, работая на другой работе во время отпуска в вашей компании, вы можете принять дисциплинарное взыскание. Однако дисциплинарные меры, которые вы можете принять в этой ситуации, основаны не на использовании социальных сетей, а скорее на нарушении политики FMLA или мошенничестве с FMLA. Если же в вашей политике FMLA нет пункта «не совместительство», то у вас вообще нет оснований для дисциплинарного взыскания в этой ситуации.
Защищенная деятельность
Если сотрудник занимается защищенной деятельностью через социальные сети, вы не можете в результате принять дисциплинарные меры. Работодатели не могут увольнять или иным образом наказывать сотрудников за действия, защищенные Национальным законом о трудовых отношениях . Примеры охраняемых видов деятельности включают:
- Запрос мнения коллег по рабочему вопросу
- Комментирование проблем с производительностью труда
- Комментирование проблем с коллегами
- Вынесение заявлений протеста на надзорные решения или действия
- Расширение «согласованной деятельности» (например, попытки лоббировать коллег с целью создания профсоюзов), которая началась на работе.
- Выражение опасений по поводу условий на рабочем месте
Будьте очень осторожны в этой области и проконсультируйтесь со своим адвокатом, прежде чем принимать дисциплинарные меры, связанные с активностью сотрудника в социальных сетях.
Индивидуальное право на неприкосновенность частной жизни
Хотя вы, возможно, слышали слухи о том, что сотрудник делает определенные заявления через профили в социальных сетях, вы не можете требовать от сотрудников разглашения такой информации или предоставления вам доступа к их сайтам в социальных сетях. Согласно Gobal Investigations Review : «Хотя в некоторых штатах есть некоторые исключения для расследований неправомерных действий сотрудников, требование от сотрудников предоставлять своим работодателям данные для входа в свои учетные записи в социальных сетях, как правило, всегда запрещено». Попытка потребовать от сотрудников предоставить представителю компании личную информацию для входа в социальные сети является явным нарушением прав человека на неприкосновенность частной жизни. Это так же верно в процессе найма, как и после того, как человек был нанят.
Ожидайте, что изменения продолжатся
Потребность в политике социальных сетей для сотрудников и на рабочем месте возникла относительно недавно. Со временем федеральные и государственные регулирующие органы, которые обеспечивают соблюдение различных законов о занятости, скорее всего, будут выпускать разъяснения и рекомендации по мере рассмотрения дел и принятия решений. Следите за изменениями в законодательстве, связанными с этой важной и деликатной темой, чтобы быть уверенными в том, что ваши политики, а также процедуры их применения остаются актуальными и соответствующими требованиям.