Многие люди используют различные цифровые устройства, от смартфонов и планшетов до ноутбуков и настольных компьютеров. Хотя это может быть удобно для доступа в Интернет, может быть сложно обмениваться файлами или извлекать их на разных компьютерах. Dropbox — это система, которая специализируется на обмене цифровой информацией между платформами, чтобы упростить процесс.
Обзор учетных записей Dropbox
Dropbox — это облачная система обмена файлами, которая позволяет пользователям загружать или скачивать документы, изображения, видео, текстовые файлы или файлы с кодом, а также аудиоклипы. Эта система предлагает три типа счетов.
- Базовый : эта учетная запись бесплатна и включает 2 ГБ хранилища.
- Dropbox Pro : эта услуга, которая стоит около 10 долларов в месяц или примерно 100 долларов в год (плюс налог), поставляется с 1 ТБ хранилища.
- Бизнес : стоимость этого пакета (при минимальном количестве пяти пользователей) начинается примерно с 75 долларов в месяц или около 750 долларов в год и включает в себя неограниченное пространство для хранения, неограниченное восстановление файлов и поддержку по телефону.
Открытие счета
Открыть учетную запись Dropbox легко, и для этого требуется всего несколько шагов.
- Перейдите в Dropbox .
- Нажмите «Создать учетную запись».
- Введите свой адрес электронной почты и придумайте пароль. Используйте надежный пароль, чтобы обеспечить защиту содержимого.
- Подтвердите адрес электронной почты.
- Загрузите установочный файл.
- Установите Dropbox на свой компьютер.
Теперь к вашему контенту можно получить доступ с любого устройства, подключенного к Интернету, войдя в свою учетную запись Dropbox. Однако, если вы собираетесь получать доступ к содержимому со своего телефона или планшета, вам также необходимо установить приложение Dropbox на этих компьютерах. Одним из ключевых преимуществ этого — помимо необходимости доступа к Dropbox через браузер — является то, что некоторые процессы могут быть автоматизированы, например, резервное копирование фотографий с вашего телефона.
Перед загрузкой создайте папку
Легко понять, как работает Dropbox, если разделить систему на две ее основные функции. Первый — это загрузка или создание контента. Другая функция — загрузка или извлечение содержимого.
Иерархический порядок
Поскольку Dropbox — это система, основанная на папках, логическая организация иерархии папок является ключом к ее эффективному использованию. Это особенно актуально для крупных проектов . Потратив время на создание логичной, интуитивно понятной структуры папок, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе, особенно если другие люди будут получать доступ к системе. Хорошо продуманная иерархия помогает пользователям легко находить файлы и папки без вашей помощи.
Создание папок
Папки содержат все файлы, связанные с проектом. Например, если вы работаете над генеалогическим проектом с родственниками, создайте папку и поделитесь ею со всеми, кто работает над проектом. Участники проекта могут загружать изображения и документы или получать то, что сохранили другие. Короче говоря, у пользователей будет доступ к тому, над чем работают все остальные. Кроме того, поскольку вся работа над любым общим файлом автоматически и без проблем обновляется через веб-соединение, каждый может просматривать или использовать последние версии файлов.
Находясь внутри приложения, создайте папку:
- Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Новая папка».
- Назовите папку.
Чтобы поделиться папкой:
- Наведите указатель мыши на папку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться».
- Это создаст новое окно, где вы вводите адрес электронной почты человека. Если вы используете версию Pro или Business, вместо этого вы можете ввести имена членов команды. Эти две версии также позволяют вам устанавливать разрешения, такие как только чтение. В бесплатной версии любой, с кем вы делитесь папкой, может редактировать или удалять файлы или папки.
Приступая к проекту, лучше всего знать, кому нужен доступ к папке, прежде чем вы ее создадите. Часто это все в команде. Однако вам нужно будет использовать платную версию этого программного обеспечения, если вам нужно ограничить уровень разрешений определенного члена команды, например, кого-то, кому просто нужен доступ только для чтения.
Автоматические исправления проблем с общим доступом к файлам и папкам
Пользователи могут столкнуться с некоторыми распространенными проблемами при совместной работе над проектом, но у Dropbox есть способ их решить.
- Два человека используют один и тот же файл одновременно: при совместном использовании папок или файлов внутри папок два или более человека могут получить доступ к одному и тому же файлу одновременно, что может привести к перезаписи работы. Чтобы предотвратить это, Dropbox создает два файла и независимо сохраняет работу, когда два человека одновременно находятся в одном и том же файле. Оба файла будут находиться в папке, в которой находились пользователи при создании файлов.
- Подпапки. Хранение нескольких папок в другой папке является распространенным методом хранения и хранения данных на компьютере. Это создает потенциальную проблему общего доступа/разрешения, но Dropbox справляется с ней, рассматривая все подпапки как дочерние папки, в которой они находятся. Это означает, что папки и подпапки имеют одинаковые разрешения или правила. Просто обратите внимание, что невозможно создать другой набор разрешений для подпапки. Если это цель, вы должны создать новую папку.
Загрузка контента
Возможность хранить самые разные файлы — еще одно важное преимущество таких систем, как Dropbox. Dropbox принимает все распространенные расширения, используемые для фотографий, видео, аудио и текстовых файлов. Эти файлы могут быть сохранены, загружены, загружены или разделены между платформами.
Весь этот контент можно добавить в свою учетную запись Dropbox через веб-сайт или через приложение. Когда вы используете мобильное или настольное приложение, размер файла не ограничен, если в учетной записи есть доступное место для хранения. Файлы, размещенные в вашей учетной записи с помощью значка загрузки на сайте, должны иметь размер не более 10 ГБ.
Через приложение
Чтобы поместить файл или папку со своего компьютера в Dropbox, откройте приложение и просто вставьте его в Dropbox. Если содержимое нужно поместить в новую папку, откройте приложение Dropbox, создайте папку, а затем перетащите файл в новую папку. Когда вы находитесь на мобильном устройстве, таком как телефон, перейдите к файлу и щелкните значок общего доступа. Выберите Dropbox из списка вариантов.
Через веб-сайт
Еще один простой способ разместить контент в своей учетной записи — посетить Dropbox.com и войти в свою учетную запись. Щелкните значок «Загрузить» в верхней части панели инструментов и перейдите к файлу, чтобы начать процесс загрузки. Вы также можете перетащить файл на веб-страницу вместо перехода к ней.
Получение содержимого
В зависимости от того, как вы получаете доступ к Dropbox, есть два основных метода, которые вы можете использовать для извлечения, загрузки или доступа к вашему контенту. При доступе через браузер просто войдите в систему, и ваш контент должен появиться на панели инструментов. Если он не появляется, щелкните значок Dropbox, и вы перейдете на домашнюю страницу, где находится контент. Перейдите в папку, содержащую файл, к которому вы хотите получить доступ, а затем дважды щелкните файл, чтобы открыть его.
Если у вас нет учетной записи Dropbox, но вы получили электронное письмо с доступом к чужому файлу или папке Dropbox, вам необходимо:
- Нажмите на ссылку.
- Загрузите файл на свой компьютер.
- После загрузки файла перейдите к содержимому и дважды щелкните файл или папку, чтобы открыть его.
- Если вы изменяете файл, обновленный файл необходимо будет вернуть по электронной почте.
Решения других проблем
Иногда пользователь не может найти созданный им контент или контент, которым с ним поделился кто-то другой.
Папка или файл потеряны
У этой дилеммы есть три основные причины. Если вы не можете получить доступ к файлу, задайте себе следующие вопросы.
Файл или папка были удалены?
- Зайдите в Интернет и войдите в свою учетную запись.
- Перейдите к «Удаленные файлы» (левая боковая панель).
- Нажмите «Удаленные файлы», и появится список.
- Наведите курсор на нужный файл и нажмите «Восстановить».
Обратите внимание, что в бесплатной версии все удаленные файлы или папки можно восстановить в течение 30 дней, если только файл не был удален безвозвратно .
Был ли файл или папка загружены в Dropbox?
Возможно, контент никогда не загружался в Dropbox, потому что человек работал вне приложения. Если человек работал над документом Word и не открывал его из Dropbox, файл был сохранен только локально на его компьютере и не будет существовать в Dropbox, пока он не загрузит файл в систему. Чтобы избежать этой ситуации, всегда обращайтесь к файлу, войдя в Dropbox либо из настольного приложения, либо через Интернет.
Вас заблокировали?
Блокировка происходит, когда права доступа к папке были изменены, и человеку, по сути, было отказано в доступе. Если это ошибка, обратитесь к владельцу папки и попросите его повторно подключить вас к папке.
Невозможно загрузить контент
Если вы получили ссылку с приглашением на контент, но ссылка не пускает вас внутрь, обычно это означает, что срок действия ссылки истек. Вам нужно будет запросить новое приглашение. Также возможно, что вы были заблокированы из-за изменения разрешения на доступ к папке. Опять же, вам нужно будет связаться с владельцем папки.
Ответы на общие вопросы пользователей
У новых пользователей обязательно возникнут вопросы о системе. Вот два наиболее распространенных из них.
Можно ли открывать доступ к папкам пользователям, не являющимся пользователями Dropbox?
Короткий ответ: да. Основное исключение — если вы используете бизнес-план, и компания внедрила правила, ограничивающие совместное использование. Некоторые компании не хотят, чтобы их информация была раскрыта, поэтому они устанавливают правила, запрещающие публичное распространение их контента. В бесплатной версии вы можете делиться своими папками и файлами с кем угодно. Однако важно помнить, что получатели могут редактировать или даже удалять общий контент, поскольку бесплатная версия не позволяет устанавливать разрешения только для чтения. Чтобы поделиться своим содержимым с пользователем, не являющимся пользователем Dropbox, наведите указатель мыши на файл или папку, пока вы находитесь в приложении, и нажмите «Поделиться». Это создаст всплывающее окно, в котором вы можете добавить адрес электронной почты получателя.
Каков процесс удаления файла или папки?
Удалить файл просто.
- В приложении Dropbox перейдите к файлу или папке.
- Наведите курсор на элемент, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
- Вы также можете перетащить файл из Dropbox на значок корзины на вашем компьютере.
Обратите внимание, что вы не можете восстановить файл из приложения, вы должны войти в свою учетную запись Dropbox, чтобы получить доступ к удаленным файлам.
Выберите правильный аккаунт Dropbox
Решение о том, какой тип учетной записи Dropbox выбрать, в конечном итоге сводится к объему хранилища; сколько тебе надо? Несмотря на то, что 2 ГБ — это довольно много места для хранения документов, вы можете быстро использовать пространство, если храните видео, фотографии или аудиофайлы. Однако это может быть хорошо, если вам нужно только временно хранить эти элементы. Компании или частные лица, работающие над крупными проектами с большими файлами, могут захотеть рассмотреть версию Pro с объемом памяти 1 ТБ, чтобы обеспечить достаточное пространство для хранения. Компании, которым необходимо разместить пять или более сотрудников в системе Dropbox, захотят приобрести бизнес-план. Внимательно изучите свои потребности и выберите версию, которая действительно удовлетворит ваши потребности в долгосрочной перспективе.