Организованность может превратить ваш дом или рабочий офис в благоприятную среду для выполнения ваших задач и выполнения работы. Компания Love To Know Cleaning побеседовала с Джейми Новаком , автором книги ответов «Получите организацию», о практических решениях по организации домашнего офиса.
Ваш офис: бесплатные советы по организации
Падение беспорядка и бумажные следы — две главные проблемы, с которыми сталкивается организация домашнего офиса. Джейми Новак предлагает несколько практических советов по организации и расчистке беспорядка перед его началом.
Love To Know (LTK): Несмотря на то, что вы живете в электронном мире, бумага может быть ошеломляющей, так как же вы можете решить организационные проблемы с бумагой для вашего домашнего офиса?
Джейми Новак (Дж. Н.): Чтобы не скапливаться кучи бумаги, убедитесь, что у вас есть достаточно большая мусорная корзина и мусорный бак, расположенный в пределах досягаемости. Также подготовьте измельчитель к сети, когда он вам понадобится, чтобы не скапливалась куча, которую нужно измельчить.
Для бумаги нужно держать: «вне поля зрения» может быть вашим девизом для картотеки; однако они работают только для долгосрочного архивного хранения, например файлов старых клиентов или налоговых деклараций. Папка для файлов на рабочем столе позволяет держать все документы, которые вам регулярно нужны, на кончиках пальцев, а также вы можете видеть их, чтобы не забыть о задачах. Это идеальный компромисс!
ЛТК : Работа на дому означает, что члены семьи часто оставляют вещи на вашем рабочем месте. Как обустроить домашний офис, чтобы не было беспорядка, но при этом удовлетворить потребности семьи?
JN: Поместите «в коробке» со стола или ближе к двери офиса. Члены семьи могут оставлять вам предметы, требующие вашего внимания, не отвлекая вас и не загромождая ваше рабочее место. Что касается других вещей, которые просто остаются позади, таких как игрушки, солнцезащитные очки, шнуры зарядного устройства для телефонов и все эти разные предметы, создайте потерянное и найденное. Это может быть отдельная корзина, ящик или контейнер, куда вы можете бросить все эти остатки, пока хозяин не придет их искать.
Управление временем и пространством
ЛТК: Организация персонального компьютера — это та область, о которой многие домашние или офисные работники не задумываются. Какие предложения вы можете предложить по организации компьютера, чтобы сделать рабочее время более эффективным?
JN: Часто мы сохраняем вещи на рабочий стол, чтобы их было легко найти, но это все равно, что оставлять документы, чтобы не забыть — это не лучшая система. Папки — лучший способ. Думайте о папке как о подвесной папке с файлами в картотеке; внутри имен файлов находятся соответствующие документы. Дайте папке широкое имя, затем пометьте каждый файл значимым заголовком, чтобы вы могли найти то, что вам нужно. Также не забывайте о поисковой функции вашего компьютера. Регулярно используйте его для поиска «потерянных» файлов — это может сэкономить вам кучу времени.
ЛТК: Тайм-менеджмент — огромная проблема для надомных работников. Как организация может помочь в управлении временем и наоборот?
ДН: Кажется, в сутках никогда не бывает достаточно времени, но отвлечение внимания определенно не помогает. Работать из дома удобно, но вы легко можете оторваться от работы. Например, вы можете начать планировать прополку своего картотеки. Идя на кухню за мешком для мусора, вы замечаете, что столешницу можно протереть. Небольшая уборка превращается в большую уборку , и, прежде чем вы это осознаете, вы сразу же забываете о шкафу для хранения документов.
ЛТК: Что лучше: провести большую организационную чистку, чтобы начать все сначала, или организовать домашний офис по одному пункту за раз?
JN: У очень немногих из нас есть время или энергия, чтобы заняться каждым пространством, которое мы хотели бы организовать в нашем офисе, за один раз. Вместо того, чтобы вываливать все и пытаться отсортировать, пока не закончится пар, попробуйте работать небольшими промежутками времени. Выделите пятнадцать минут на работу с одним ящиком для файлов, одной полкой книжного шкафа или несколькими компьютерными файлами. После того, как ваши 15 минут сортировки будут завершены, сделайте ваше недавно организованное пространство освеженным, как струя Febreze Air Effects с бодрящим ароматом (мне нравится их новый аромат Brazilian Carnival), который поможет вам вернуться в рабочий режим. Если вы будете использовать это время каждый день, вы вернетесь в порядок и не будете отвлекаться.
Офисное помещение
Бесплатные советы по организации вашего офисного пространства предоставляют вам креативные решения для управления офисным пространством дома, в офисе и в дороге.
ЛТК: Домашнее пространство в наши дни имеет большое значение, независимо от того, живете ли вы в доме для одной семьи или в квартире, сколько места следует выделить для домашнего офиса.
JN: Я не большой поклонник того, чтобы отдавать целую комнату в офис, который используется только на полставки. Если у вас есть дополнительная комната, отлично! Но если нет, проявите творческий подход, чтобы воспользоваться имеющимся у вас пространством , чтобы создать домашний офис, который подойдет вам. Некоторые из нас могут выделить целую комнату, но не все могут и не всегда это необходимо.
«Мобильный офис» — отличная идея, а также позволяет сэкономить место; просто подкатите тележку для файлов с ящиками к кухонному или обеденному столу. Работайте за столом, а когда закончите, закатите тележку в ближайший шкаф. Говоря о шкафах, вы можете превратить почти любой шкаф в домашний офис. Вставьте стол внутрь или установите деревянную полку в качестве рабочего стола, добавив шкаф для папок. Наклейте на стену белую доску для заметок. Когда двери шкафа закрыты, никто не догадывается, что ваш офис находится внутри.
ЛТК: Как лучше всего расположить офис?
JN: Каждый раз, когда меня вызывают, чтобы помочь клиенту спланировать его или ее офисное пространство, мы сначала устанавливаем стол. Некоторые люди предпочитают ставить стол в углу, а другие предпочитают стоять лицом к двери. Затем я усаживаю человека за стол, и мы приносим расходные материалы (например, корзину для мусора, мусорную банку, принтер), до которых ему нужно будет дотянуться, не вставая во время работы. Затем мы строим оттуда наружу. Шкаф для хранения документов, необходимый раз в неделю, можно перемещать по комнате, а лишние офисные принадлежности, такие как картриджи для принтеров, можно спрятать в четко обозначенной коробке на стеллаже. Держите то, что вы используете чаще всего, ближе к вам, чтобы избежать ненужных шагов.
Часто упускается из виду, но не менее важен при расстановке мебели дизайн вашей творческой среды. Хорошее освещение, вдохновляющие произведения искусства и приятный запах означают, что вы будете более продуктивны. Освежите воздух в офисе с помощью Febreze Air Effects, которая не только освежает, но и фактически устраняет запахи из воздуха. Febreze выпускается с различными ароматами, включая Citrus & Light и Vanilla & Refresh. Распыление освежителя воздуха в офисе поможет вам почувствовать себя уверенно, когда у вас будут клиенты, не беспокоясь об обычных домашних запахах, таких как жженый попкорн или домашняя собака. Кроме того, создание аромата в вашем офисе отдельно от остальной части дома может дифференцировать пространство, делая вас более сосредоточенным.
ЛТК: Должно быть офисное помещение вдали от остальной части дома или в доме? Почему или почему нет?
JN: То, где вы решите расположить домашний офис, зависит от вашего беспорядка и стиля работы. Некоторым нужно находиться подальше от остальной части дома, если они собираются сделать груды бумаги, которые будут раздражать других в вашем доме, или если их легко отвлечь. Находясь вдали от соблазнов, таких как телевизор, домашний телефон или разговоры с семьей, не отвлекайтесь. С другой стороны, если вы сохраняете презентабельное пространство для гостей и имеете возможность сосредоточиться или успешно работать в многозадачном режиме, вы можете открыть магазин ближе к членам семьи и гаджетам.
Иногда у нас нет выбора, мы должны использовать имеющееся у нас пространство и заставить его работать.
ЛТК: Как может среднестатистическая мама, работающая из дома, создать эту иллюзию безопасности офиса, при этом соблюдая баланс между потребностями домашней жизни?
JN: Отличный способ держать ребенка рядом с вами, и это безопасно, — это создать огороженное место в вашем офисе (или как можно ближе), используя игровое ограждение или ширму. Если ваш ребенок умеет играть самостоятельно, то использование радионяни — это хорошо, так как вы сможете слышать, как он играет или зовет вас.
Вы также можете обнаружить, что вам нужен портативный мини-офис, который может представлять собой небольшую тележку на колесиках или ручную тележку. Разместив проект, над которым вы сейчас работаете, вы можете принести его куда угодно по дому, в том числе туда, где находятся ваши дети. Воспользуйтесь преимуществами тихого времени, например, времени для сна или когда ваши дети делают домашнее задание. Это отличные возможности для работы, поскольку вы знаете, что они тоже заняты.
Лучшие советы по организации
ЛТК: Какие три основных совета по организации работы вы можете предложить, чтобы помочь людям, которые работают из дома, выработать лучшие рабочие привычки?
JN:
- Примите правило двух минут: если вы можете выполнить задачу за две минуты или меньше, делайте это прямо сейчас! У вас будет меньше свободных концов, которые нужно связывать.
- Составить список! Когда вы работаете над коротким (5-7 пунктов) ежедневным списком дел, у вас гораздо больше шансов выполнить то, что вы намеревались сделать. Отсутствие списка дел похоже на попытку проехать по пересеченной местности без карты.
- Знайте, что сохранить, а что выбросить: регулярно обновляйте свой список дел, чтобы вы знали, следует ли вам сохранить документ и подать его, или вы можете переработать его.
ЛТК: Какие три худшие ошибки делают люди при организации домашнего офиса?
JN:
- Перегрузка ящиков. В ящиках стола можно разместить только определенное количество вещей, сохраняя при этом порядок. Прекратите забивать все три устройства для подачи ленты в ящик, а лучше положите один в ящик, а остальные храните в корзине для канцелярских принадлежностей. Когда вы закончите, вы точно будете знать, где находятся дополнительные услуги.
- Не завершайте работу в конце дня: уберите все (текущие файлы проекта, документы, которые необходимо заполнить и т. Д.) И ежедневно измельчайте конфиденциальные документы, чтобы избежать беспорядка.
- Рациональная возможность хранения: мыслите вертикально! На стенах и внутренних дверях шкафа достаточно места для создания полок и хранения вещей.
Максимальное использование советов по организации
У каждого свой стиль и уровень толерантности к беспорядку. Ключом к использованию советов Джейми Новака по организации является применение тех, которые лучше всего соответствуют вашим личным потребностям, чтобы максимально использовать свое время и пространство.