Эффективная и действенная организация финансовых документов не должна быть утомительной рутиной. При наличии правильной файловой системы и надлежащего способа ведения документации ни один дом или бизнес не должны бояться забытых финансовых вопросов.
Шаги по организации финансового документооборота
Независимо от того, находитесь ли вы дома или в офисе, есть несколько четких шагов, необходимых для организации ваших финансовых документов.
- Определите цель организации: предприятиям, самозанятым лицам и семейным домохозяйствам необходимо по-разному отслеживать расходы и другие финансовые документы. Организационная система для малого бизнеса будет значительно отличаться от системы для накопительного плана колледжа.
- Создайте файловую систему: лучшая файловая система — это та, которая работает на вас, та, которую вы можете понять и эффективно использовать. Для некоторых людей лучше всего подходит система, которая хранит все документы в ежемесячных папках, в то время как другие люди могут предпочесть системы, классифицированные по типу записи, например, счета за коммунальные услуги , документы о доходах и т. Д. Другой популярной системой является систематизация по документам, требующим немедленного внимания. , документы краткосрочного хранения и долгосрочные финансовые документы. Многие системы организации можно улучшить с помощью цветного кодирования.
- Отсортируйте материалы и подайте их соответствующим образом: это идеальное время, чтобы очистить файлы от ненужных документов, таких как просроченные страховые полисы, ненужные квитанции или устаревшие документы. Для некоторых людей использование маркера или другого способа отметить самые важные документы является ценным методом организации финансовых документов.
- Следите за хранением документов: легко позволить бумагам накапливаться со временем, но если вы подадите документы сразу же, у вас меньше шансов быть перегруженными беспорядочными файлами. Это особенно важно для предприятий или других сложных систем хранения документов, а также для всех, кто боится задач регистрации.
- Регулярно очищайте файлы: со временем большинство финансовых документов устареют, и их больше не нужно будет хранить. Уничтожьте любые документы с личной информацией, такой как номера полисов, контактная информация, номера кредитных карт или другие данные, которые могут представлять угрозу безопасности.
Советы по финансовой организации для бизнеса и дома
Советы для бизнеса
Даже у малого бизнеса может быть сложная финансовая документация, которую нужно регистрировать, в зависимости от типа бизнеса и предоставляемых услуг. Чтобы держать финансы бизнеса в порядке:
- Отслеживайте все аспекты бизнеса, включая продажи, покупки, платежную ведомость, клиентов, налоговые платежи, расходы на медицинское обслуживание сотрудников и канцелярские товары.
- Создайте счета коммерческих расходов и доходов, которые не будут смешиваться с личными финансами.
- Будьте особенно внимательны при заполнении информации о городских, государственных и федеральных налогах.
- Рассмотрите возможность найма финансовой бухгалтерской фирмы или частного бухгалтера для крупного или сложного бизнеса.
Советы для домашних финансов
Каждая семья может получить выгоду от хорошей финансовой организации и составления бюджета. Чтобы семейные финансы были организованы:
- Создайте семейный бюджет, в котором отслеживаются все доходы и расходы, включая счета за коммунальные услуги, продукты, здравоохранение, развлечения, путешествия, ипотеку и многое другое.
- Держите файл для выписок о сбережениях для всех банковских счетов, пенсионных планов и других вариантов сбережений.
- Храните финансовые файлы в легкодоступном месте, чтобы не откладывать процесс заполнения документов.
- Храните выписки по кредитным картам, ипотечные документы, пин-коды, корешки чеков и другие потенциально конфиденциальные документы в надежном месте.
- Немедленно уведомляйте всех кредиторов — кредитные компании, кредитные карты и т. Д. — о любом изменении номера телефона или адреса, чтобы предотвратить потерю выписок и другие проблемы.
Преимущества электронной организации
Для некоторых лучше всего подходит электронная организация. Финансовые документы легко организовать в электронном виде, будь то с помощью подробной электронной таблицы или финансовой программы или просто путем организации онлайн-счетов. К преимуществам электронной систематизации финансовых документов относятся:
- Математика : многие программы автоматически выполняют вычисления с введенными данными, сводя к минимуму риск математической ошибки, которая может привести к финансовым проблемам.
- Скорость : выписки из онлайн-банкинга и электронные платежи могут быть обработаны быстрее, чем традиционные распечатанные документы.
- Пространство : упорядочивая документы на компьютере вместо физических файлов, вы можете сэкономить много места в небольшом офисе или переполненном картотеке.
- Безопасность : в большинстве электронных программ предусмотрены меры защиты от случайного удаления, а вероятность того, что электронные файлы станут ненужным мусором, меньше. Для большей безопасности всегда создавайте резервные копии файлов после внесения изменений и сохраняйте онлайн-пароли в безопасности.
Зачем организовывать?
Очень важно, чтобы финансовые записи были организованы эффективно, будь то платежные ведомости и отчеты о расходах, выписки по личным кредитным картам и ипотечные документы или договоры о студенческих ссудах и квитанции о покупках. Финансовая организованность может помочь как частным лицам, так и компаниям:
- Налоги: систематизированный учет позволяет легко найти квитанции, не облагаемые налогом, истории квартальных налоговых платежей и другую необходимую документацию для безболезненной подачи.
- Составление бюджета: зная, где находятся все финансовые записи и как тратятся деньги, создать практический бюджет легко.
- Планирование недвижимости: при планировании траста для наследников или при открытии пенсионных счетов, организованная финансовая отчетность является большим подспорьем.
Экономьте время, будьте организованы
Организация финансовых документов, будь то создание файловой системы, которая работает для вас, или выбор электронного документооборота, может помочь сделать налоги, составление бюджета и другие финансовые проекты менее напряженными и более удобными для выполнения без проблем.