Хорошие идеи, креативность и организованный контрольный список планирования мероприятия помогут сделать ваше мероприятие успешным. Элисон Венструп, владелица и координатор мероприятий Aviva Events, участвует во всем, от интимных встреч до изысканных свадеб, сборов средств и корпоративных мероприятий. Элисон нашла время в своем плотном графике, чтобы поделиться советами, которые помогут вам с контрольным списком планирования вечеринки, и поделиться опытом своей карьеры в качестве координатора мероприятий.
Планирование организованной вечеринки
LoveToKnow (LTK): Когда вы начинаете организовывать мероприятие, вы собираете информацию в контрольный список планирования мероприятия, чтобы помочь определить направление, в котором оно будет развиваться, и то, что вам нужно для его проведения. Каковы некоторые из наиболее важных элементов, которые всегда должны быть включены?
Элисон Венструп (AW):
- Бюджет: постарайтесь составить его и придерживаться его — без него слишком легко перерасходовать средства.
- Кейтеринг: даже если вы готовите сами, обязательно изучите, сколько еды и напитков вам потребуется для размещения гостей.
- Сроки: например, для официального мероприятия ваши приглашения должны быть разосланы за два месяца до него, но для более неформального мероприятия приемлемо 2-4 недели. Если вы создадите временную шкалу, вам будет намного легче запомнить детали и пройти через них все, не перегружаясь!
Если все, что у вас есть, это хорошие друзья и хорошая еда, вы не ошибетесь! И если вы придерживались своего бюджета во время процесса, это только делает его еще лучше.
ЛТК: Контрольный список планирования мероприятия может не всегда охватывать все детали или предвидеть все, что может пойти не так. Какие полезные советы помогут уменьшить вероятность проблем, которые могут возникнуть во время мероприятия?
А.В.: Прежде всего, это позитивный настрой. Все пойдет не так; такова природа мира! Но если вы сможете принять их спокойно, вы увидите, что это не имеет большого значения, и большинство ваших гостей не заметят и не будут заботиться. Это сказало; всегда приятно убедиться, что ваш аварийный набор и аптечка полностью укомплектованы (на случай серьезных проблем), а номера нескольких служб доставки под рукой на случай, если возникнет кейтеринг или кухонная катастрофа. Также хорошо иметь немного свободных денег и несколько номеров такси под рукой для любого гостя, который может насладиться одним напитком слишком много.
Темы для вечеринок
ЛТК: Темы могут создать или испортить вечеринку. Какие темы для вечеринок самые популярные? Какие самые необычные?
AW: Для детского праздника подходит все, и тема не имеет ограничений! Самыми популярными являются любимые мультяшные герои или вечеринки «принцесс». Что касается вечеринок для взрослых , я хотел бы отметить, что любая тема может работать, если все сделано правильно. При работе с темой всегда используйте более тонкий подход. В противном случае ваш взрослый коктейль будет выглядеть как детский праздник.
Бюджет партии
ЛТК: Если у вашего клиента ограниченный бюджет, как вы можете сэкономить деньги, не жертвуя качеством или презентацией?
AW: Вы всегда можете сэкономить деньги, если готовы потратить время. Это может означать, что на изготовление приглашений или центральных украшений вручную уходит несколько часов, а не нужно платить кому-то другому за это. Или, если у вас есть друг, который специализируется в определенной области, связанной с событиями (музыка, кейтеринг, цветы), вы можете потратить свое время и таланты на область, в которой вы специализируетесь. Например, если вы работаете в сфере бухгалтерского учета, предложите своей подруге-флористу помочь с ее налогами в обмен на скидку в цене или краткий урок цветочного дизайна. Кроме того, свяжитесь с местными университетами. Студенты бакалавриата и магистратуры в таких областях, как фотография и музыка, часто невероятно талантливы, но готовы работать за меньшую плату, чтобы создать свое портфолио.
Предложения для успеха вечеринки
ЛТК: Есть ли у вас какие-либо предложения, которые могут гарантировать успех вечеринки?
AW: Ваш список гостей может сделать или испортить вашу вечеринку! Убедитесь, что есть хорошее сочетание старых и новых лиц, и обязательно познакомьте всех друг с другом. Правильное сочетание людей будет поддерживать вечеринку на всю ночь, в то время как неправильное сочетание может оставить всех в неловкой тишине. Не бойтесь пригласить своего друга или соседа: всегда здорово, когда рядом есть кто-то, кто может оживить обстановку!
Карьера по планированию вечеринок
ЛТК: Планирование вечеринок — интересная область. Что вдохновило вас двигаться в этом направлении в качестве карьеры?
AW: Это то, во что я изначально влюбился. Во время учебы в колледже я изучал искусство коммуникации, уделяя особое внимание телевизионному производству. Но как член правления нескольких студенческих организаций, я обнаружил, что планирую множество мероприятий, и мне понравился этот процесс. Требуется определенный, почти причудливый тип личности, чтобы справляться со стрессом на работе и любить организацию и детали всего этого, и это, казалось, идеально подходило мне. Я связалась с другими местными организаторами мероприятий и предложила свою помощь, чтобы получить больше опыта, и оттуда все выросло! Вскоре я самостоятельно занялся созданием Aviva Events и очень доволен этим решением.
ЛТК: Какое самое запоминающееся мероприятие, которое вы когда-либо организовывали?
АУ: Самая первая свадьба, над которой я когда-либо работал, безусловно, самая запоминающаяся. Каким-то образом во время церемонии комната, где хранились наши припасы для приема, оказалась запертой… В итоге мне пришлось подняться на стену и пролезть через окно, чтобы попасть в комнату и открыть дверь! Определенно незабываемый опыт и быстрый урок того, как «все идет» во время работы над мероприятием. В конце концов все обошлось, и все вовремя дошло из церкви до места проведения торжества, а свадебная вечеринка была ничуть не лучше.
ЛТК: Что вам больше всего нравится в планировании вечеринок?
Больше всего мне нравится знакомиться со своими клиентами и помогать им планировать важный день в их жизни. У каждого человека есть история, и я слышу так много из них! Все мои клиенты такие разные и имеют очень разный опыт; нет двух одинаковых событий, и мне нравится не всегда знать, что может произойти дальше.
ЛТК: Есть ли вечеринки или мероприятия, которые вы бы не рассматривали для проекта?
AW: Я рассмотрю любой тип мероприятия. В редких случаях бывают определенные события или клиенты, для которых, как мне кажется, лучше подходит другой местный планировщик, и если возникает такой случай, я передаю рекомендацию.
ЛТК: Что было для вас самым полезным в качестве координатора по планированию мероприятий?
AW: Очень сложно выбрать один самый полезный опыт. В процессе планирования мероприятия я обычно очень сближаюсь со своими клиентами. После каждого мероприятия благодарность, которую я получаю от них, их друзей и семей, может быть ошеломляющей. Но наибольшее вознаграждение приносит работа с некоммерческими организациями. Когда я могу помочь группам организовать мероприятие по сбору средств для поддержки их миссии, вся тяжелая работа того стоит!
ЛТК: Какой совет вы можете дать тем из нас, кто подумывает о карьере организатора вечеринок?
AW: Я бы посоветовал начать с волонтерства в некоммерческой организации. Они регулярно проводят мероприятия по сбору средств, и это отличная отправная точка для опыта, а также очень полезное! Кроме того, свяжитесь с местным отделением ISES (Международное общество специальных мероприятий), ABC (Ассоциация свадебных консультантов) или MPI (Meeting Planners International), чтобы узнать о встречах в вашем регионе и начать общение с другими организаторами и поставщиками мероприятий.
Дополнительная информация о мероприятиях Aviva
Чтобы узнать больше о событиях Aviva, посетите веб-сайт или позвоните в Aviva по телефону 513-288-0356. Напишите Элисон Венструп по адресу Alison@Aviva-Events.com. Почту можно отправить по адресу Aviva Events по адресу PO Box 9391, Cincinnati, OH 45209.
Шейла Робинсон