Если вы похожи на многих людей, у вас на чердаке или в подвале есть коробка с семейными фотографиями и бумагами, которые просто ждут, чтобы когда-нибудь навести порядок. Правильное хранение ваших семейных архивов необходимо, если вы хотите защитить их от разрушительного действия времени и передать будущим поколениям. К счастью, требуется совсем немного времени и несколько полезных продуктов, чтобы сохранить историю вашей семьи на долгие годы.
Как создавать архивы семейной истории
Создание архивов — это больше, чем просто обеспечение надлежащего хранения ваших документов; вам также нужно организовать эти элементы для быстрого доступа в будущем. Это помогает иметь процесс, который сводит к минимуму количество раз, которое вам нужно прикасаться к каждому предмету, поскольку обработка может ухудшить качество деликатной бумаги.
1. Настройте все
Прежде чем открыть картонную коробку с предметами семейной истории, найдите время, чтобы все подготовить. В идеале было бы неплохо выделить для этого процесса письменный или карточный стол, чтобы вы могли делать несколько дел каждый вечер или в любое время, когда у вас есть время. Выберите место, защищенное от прямых солнечных лучей и шума и суеты обычной жизни в вашем доме.
Рядом с рабочим местом держите под рукой следующие предметы:
- Белые хлопчатобумажные перчатки, такие как те, что продаются в Archival Methods.
- Карандаш
- Листы бескислотной бумаги
- Бескислотные папки с файлами, такие как Smead 100% Recycled Acid-Free Folders
- Коробка для хранения архивных файлов, например коробка для хранения Gaylord Ultimate Flip-Top.
- Бескислотная фотобезопасная ручка, такая как Zig Photo Signature Marker
- Архивные коробки для хранения фотографий, разделители или конверты, например те, что доступны в The Container Store.
- Компьютер и сканер
- Архивные книжные коробки, такие как архивные регулируемые коробки для редких книг Гейлорда.
2. Архивируйте свои фотографии
Во многих семьях, казалось бы, бесконечные стопки фотографий, поэтому если вы сначала займетесь ими, это может значительно сократить вашу рабочую нагрузку. Решите, как вы хотите организовать фотографии, и соответствующим образом пометьте конверты или разделители. Многие люди предпочитают сортировать по десятилетиям. Создавайте компьютерные файлы, которые соответствуют вашей системе хранения бумажных копий.
Для начала наденьте пару белых хлопчатобумажных перчаток, чтобы ваши отпечатки пальцев не повредили чувствительные чернила и бумагу. Помните, что ваша цель — обработать каждую фотографию только один раз. Используйте следующий процесс, чтобы помочь:
- Определить – внимательно рассмотрите фото. Можно ли определить его возраст ? А как насчет имен людей в нем или что-нибудь о месте? Запишите любую информацию, которая у вас есть, на обратной стороне фотографии. Согласно журналу Family History Magazine , вы должны использовать карандаш для старых фотографий и фотобезопасную ручку для новых фотографий.
- Сканирование. Отсканируйте лицевую сторону фотографии, тщательно назвав файл со всей соответствующей информацией. Это помогает включать имена людей и даты в имя файла. Также отсканируйте оборотную сторону любой фотографии с надписью на ней. Сохраните файл в соответствующей папке.
- Файл — заархивируйте фотографию в ящик архивного хранилища, используя настроенную вами систему организации.
3. Архивировать все документы
Многие документы, такие как свидетельства о рождении, газетные некрологи и свидетельства о браке, содержат информацию о важных событиях жизни ваших предков. Другие бумажные элементы, такие как письма, могут добавить дополнительное измерение к именам и датам в вашем генеалогическом древе.
Как и фотографии, эти документы необходимо сохранять с минимальной обработкой. Наденьте перчатки и используйте этот процесс, чтобы помочь вам разобраться с вашей коробкой бумаг:
- Записывайте примечания. Многие документы говорят сами за себя; тем не менее, это может помочь вам организовать, если вы также запишете как можно больше информации о человеке или людях, на которых они ссылаются. Делайте заметки на отдельном листе бескислотной бумаги, используя бескислотную ручку или карандаш. Не используйте стикеры для заметок на своих документах, поскольку Смитсоновский институт сообщает, что они могут нанести серьезный ущерб вашим документам.
- Сканирование. Аккуратно сканируйте каждую страницу каждого документа, лицевую и обратную стороны. Назовите файл со всей необходимой информацией. Настройте папку на своем компьютере для каждой декады и сохраните файл в соответствующей папке.
- Файл. Аккуратно поместите документ и свой лист заметок в папку с файлами. Пометьте папку названием и датой документа. Поместите файл в архивный ящик для хранения.
4. Сохраняйте книги
Семейные Библии, журналы, старые альбомы для вырезок и другие важные книги также требуют особого ухода. Их сохранение важно, хотя этот процесс отличается от того, который вы используете для сохранения фотографий и документов.
- Изучите — надев хлопчатобумажные перчатки, внимательно изучите книгу в поисках информации. Вы можете найти записи, сделанные предком, записи о рождениях и смертях и другие ценные факты о людях в вашем генеалогическом древе.
- Сканирование. Если вы найдете что-то особенно ценное, внимательно отсканируйте эти страницы. Создайте компьютерный файл для книги и сохраните каждую отсканированную страницу в этот файл.
- Сохранение. Поместите книгу в регулируемую архивную коробку и следуйте инструкциям по продукту, чтобы убедиться, что она в безопасности. Запишите название книги и любую другую информацию на внешней стороне архивного ящика.
5. Выберите место для хранения
После того, как вы сохранили и отсканировали все в своей коллекции, пришло время выбрать место для хранения архивов вашей семейной истории. Согласно Еврейскому женскому архиву , вы никогда не должны хранить эти драгоценные вещи в подвале или на чердаке. Вместо этого вам следует выбрать место с относительно постоянной температурой и уровнем влажности. В идеале ищите место с температурой около 68 градусов по Фаренгейту и относительной влажностью 40%. Место, которое вы выбираете, должно быть темным, чтобы избежать выцветания и повреждения от света.
Для большинства людей лучшим местом будет первый этаж вашего дома. Рассмотрим некоторые из следующих мест:
- Под хозяйской кроватью
- В нижней закрытой части кухонного шкафа или комода
- В вашем бельевом шкафу
- На верхней полке гардероба или шкафа в спальне
- В домашнем офисе
6. Имейте план действий на случай стихийных бедствий
Эффективное сохранение и безопасное хранение ваших архивов чрезвычайно важно, но вы также должны подумать о том, чтобы составить план на случай чрезвычайной ситуации. Пожары, наводнения и другие события могут уничтожить ваши ценные документы. Помните об этих советах:
- Рассмотрите возможность хранения ваших семейных документов и фотографий в огнеупорном сейфе подходящего размера. Выберите сейф, который также является водонепроницаемым в случае затопления.
- Если вы не хотите использовать сейф, попробуйте поместить все свои архивные ящики для хранения в один ящик большего размера. Таким образом, если есть время, чтобы сделать это безопасно, вы можете легко захватить этот ящик во время эвакуации.
- Загрузите свои фотографии и документы, а также свое генеалогическое древо на генеалогический онлайн-сайт, например Ancestry.com . Таким образом, ваша работа будет доступна другим, а ваши архивы в безопасности.
- Используйте облачную службу резервного копирования, например Google Диск, чтобы сохранить электронную копию отсканированных фотографий и документов. Если что-то случится с вашим компьютером, все ваши файлы останутся у вас.
Поиск дополнительных элементов для архивирования
Вы можете обнаружить, что хотите добавить что-то в свой семейный архив после того, как начали процесс организации и сохранения. Есть несколько способов найти дополнительные элементы для включения. Примите во внимание следующие советы:
- Обратитесь к своему генеалогическому древу, чтобы найти других членов семьи, у которых могут быть оригинальные документы и фотографии. Часто люди воспринимают эту ответственность как бремя и с радостью передают вам оригиналы в обмен на удобные для хранения отсканированные копии и доступ к другим вашим исследованиям.
- Ищите на eBay фотографии, карты, журналы и книги по местной истории. Вы будете удивлены, что может появиться на аукционе, часто по доступным ценам. Просто найдите имя вашей семьи и местонахождение.
- Не забудьте включить устные рассказы в свои архивы. Вы можете использовать цифровой диктофон или помочь родственникам заполнить бланки устной истории . В любом случае, вы сохраните ранние воспоминания пожилых членов семьи.
Важная услуга для будущих поколений
Создание семейного архива — это большая работа, но разбив ее на базовый процесс, вы сможете выполнить эту задачу. Вы оказываете услугу будущим поколениям, заботясь о том, чтобы ценные фотографии и документы вашей семьи надежно сохранялись на долгие годы.